Файл: Информационне системы в экономике.docx

 

 

Рисунок 2 – Диалоговое окно для создания таблицы

 

5     В поле Объекты выбрать вкладку «Таблица» и нажать кнопку Создание таблицы в режиме конструктора.

Создание исходной таблицы

Для создания исходной таблицы необходимо задать имена полей, типы данных и свойства полей в диалоговом окне Таблица 1: Таблица.

Имя поля – определяет имя поля в таблице. Это имя не должно совпадать и именем другого поля в этой таблице, после того как имя поля задано в режиме таблицы, оно является заголовком столбца таблицы.

В таблице Автобусы опишем следующие поля (рис.3 и табл. 1):

     Ном_авт: номер автобуса;

     Марка: марка автобуса;

     ДатаВып: дата выпуска автобуса;

     ДатаКап: дата капитального ремонта автобуса.

Для описания каждого поля необходимо выбрать тип данных и описать свойства поля.

 

 

Рисунок 3 – Внешний вид окна для описания полей

 

Тип данных – определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждом поле допускается ввод данных только одного типа. Различают следующие типы данных:

1     текстовый – одна строка текста (до 50 символов);

2     поле Мемо – текст, состоящий из нескольких строк (до 65 535 символов);

3     числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.);

4     Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999,

5     включительно.

6     денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.);

7     счетчик – поле, числовое значение которого вводится автоматически – номер по порядку для каждой записи;

8     логический – содержит одно из логических значений TRUE (истина) или FALSE (ложь);

9     поле объекта OLE – содержит рисунки, таблицы, документы и другие объекты, создаваемые средствами различных приложений.

10    Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

11    Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

12    Описание – содержит пояснительный текст, описывающий данный объект или отдельные поля таблицы.

Описание полей в главной таблице

Таблица 1

 

Признак ключа	Поле	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Индексированное поле
Ключ	Ном_авт	Текстовый	10	Да	Да (Совпадения не допускаются)
	Марка	Текстовый	10	Да	Нет
	ДатаВып	Дата/время	Краткий формат	Да	Нет
	ДатаКап	Дата/время	Краткий формат	Да	Нет

 

Перед сохранением созданной таблицы в режиме конструктора необходимо установить ключевые поля, задающие их уникальность.

---

Укажем, что поле Ном_авт будет ключевым полем. Для этого наведем указатель мыши на соответствующее поле, выделив его. Затем щелкнем правой кнопкой мыши для появления контекстного меню. В появившимся контекстном меню выбрать Ключевое поле (рис. 4).

 

 

Рисунок 4 – Диалоговое окно для задания ключевых полей

 

После сохранения таблицы в диалоговом окне Автобусный_парк: база данных появится значок созданной таблицы. Двойной щелчок левой клавиши мыши по этому значку откроет созданную таблицу для заполнения её исходными данными.

В таблице Поездки опишем следующие поля (рис.5 и табл. 2):

     Дата: дата поездки

     Ном_авт: номер автобуса;

     Фио_вод: фамилия водителя;

     Ном_марш: номер маршрута;

     Кол_поезд: количество поездок;

     Выручка: дневная выручка;

     Пробег: дневной пробег автобуса.

 

 

Рисунок 5 - Внешний вид окна таблицы Поездки для описания полей

 

Таблица 2 – Описание полей в таблице Поездки

 

Признак ключа	Поле	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Индексированное поле
Ключ	Дата	Дата/время	Краткий формат	Да	Да (Совпадения допускаются)
Ключ	Ном_авт	Текстовый	10	Да	Да (Совпадения допускаются)
Ключ	Фио_вод	Текстовый	20	Да	Нет
Ключ	Ном_марш	Текстовый	5	Да	Да (Совпадения допускаются)
	Кол_поезд	Числовой	Длинное целое	Да	Да (Совпадения допускаются)
	Выручка	Числовой	Длинное целое	Да	Да (Совпадения допускаются)
	Пробег	Числовой	Длинное целое	Да	Да (Совпадения допускаются)

 

Двойной щелчок левой клавиши мыши по значку соответствующей таблицы откроет её для заполнения исходными данными. После заполнения таблицы Автобусы и Поездки будут иметь вид представленный на рис. 6 – 7.

 

 

Рисунок 6 – Внешний вид заполненной таблицы Автобусы

 

 

Рисунок 7 – Внешний вид заполненной таблицы Поездки

 

Между таблицами нужно установить следующие типы связей (рис. 15.). Для этого необходимо:

     открыть в меню Сервис (Сервис/Схема данных);

     добавить созданные таблицы: Автобусы, Поездки;

     установить связи между таблицами (рис. 8).

Существуют следующие типы информационных связей:

     один-к-одному;

     один-ко-многим;

     многие-ко-многим.

Связь один-к-одному предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует только один атрибут второй таблицы и наоборот.

---

Связь один-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы.

Связь многие-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы и наоборот.

 

 

Рисунок 8 – Схема данных

 

Между таблицами Автобусы и Поездки создана связь: один-ко-многим. При этом таблица Автобусы будет иметь следующий вид (рис. 9).

 

 

Рисунок 9 – Итоговый вид таблицы Автобусы

 

При нажатии в таблице Автобусы на значок «плюс» в этой строке откроется окно следующей таблицы Поездки (рис. 10).

 

 

Рисунок 10 – Внешний вид таблицы Автобусы с таблицей Поездки

 

Создание формы

Форму можно создавать в режиме конструктора или с помощью мастера.

В режиме конструктора форма полностью задается пользователем при помощи дополнительной панели, которая появляется на экране после выбора режима Создание формы в режиме конструктора.

Использование мастера позволяет автоматизировать процесс создания формы. Пользователю в режиме диалога достаточно выполнить следующую последовательность действий:

1     выбрать поля, которые необходимо включить в форму;

2     выбрать внешний вид формы;

3     выбрать требуемый стиль формы;

4     задать имя формы.

Для создания формы с помощью мастера необходимо:

1     Выделить объект .

2     Выбрать режим создания формы, дважды щелкнув левой клавишей мыши по значку . На экране появится диалоговое окно для выбора полей в форму.

3     Выбрать все поля таблицы Автобусы, щелкнув левой клавишей мыши по значку  .

4     Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке  . На экране появится диалоговое окно для выбора внешнего вида формы .

5     Выбрать внешний вид формы в один столбец.

6     Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке  . На экране появится диалоговое окно для выбора стиля формы.

7     Выбрать стиль формы, например, Международный.

8     Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке . На экране появится диалоговое окно для задания имени формы (рис.11).

9     Задать имя формы Автобусы.

10    Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке . На экране появится диалоговое окно созданной формы Автобусы (рис. 12).

В полученной форме можно осуществлять просмотр и корректировку записей исходной таблицы данных, а также выполнять при необходимости добавление новых записей в таблицу.

 

 

Рисунок 11– Диалоговое окно Создание форм задания имени формы

 

 

Рисунок 12 – Диалоговое окно формы Автобусы

 

Создание запросов

Сведения, находящиеся в базе данных можно выбирать по различным условиям с помощью специальных проектов – запросов. На основе одной и той же таблицы можно создать несколько запросов, каждый из которых извлекает из таблицы лишь некоторую часть необходимой в данный момент информации.

В результате работы запроса из исходной базы данных формируется результирующая таблица, содержащая только те данные, которые соответствуют данному запросу.

---

Запрос можно создавать в режиме конструктора или с помощью мастера. Создание запроса с помощью мастера аналогично созданию формы.

В режиме конструктора запрос полностью создается пользователем. Для создания запроса пользователю необходимо заполнить бланк запроса, который состоит из двух частей:

     в верхней части расположены списки полей тех таблиц, из которых будут выбираться данные по запросу;

     в нижней части расположен бланк запроса по образцу, который необходимо заполнить пользователю.

Поле – заполняется перетаскиванием тех имен полей из таблиц в верхней части бланка, из которых будут выбираться данные. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.

Имя таблицы – заполняется автоматически при перетаскивании полей.

Сортировка – заполняется в том случае, когда данные в результирующей таблице необходимо отсортировать. Если щелкнуть левой клавишей мыши в строке Сортировка, то появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для тех полей, по которым необходимо выполнить сортировку, необходимо выбрать вид сортировки, а для остальных эта строка бланка не заполняется. Вывод на экран – заполняется для тех полей, которые должны быть выведены на экран в результирующей таблице.

Условие отбора – записывается критерий, по которому выбираются записи в результирующую таблицу. Условие отбора является логическим выражением в виде комбинации операторов и значений, обеспечивающей получение необходимого результата.

Операторами являются символы, задающие тип вычисления:

<;>;<=;>=; = ;<>.

Значения могут быть записаны в числовом формате (1200; -100; 45,12), формате дата/время (31.12.2009; 10:06), символьном (A,B,CЮ р), текстовом (Иванов) или логическом (Да; Нет).

Пример записи условий отбора: <150; >= 6; <1200; Like”Иванов”; >И; <>С; #01.02.2002#; =Да; <>Нет.

Для создания запроса в режиме конструктора необходимо:

1     Перейти в диалоговое окно Автобусный_парк: база данных (рис. 1).

2     Выделить объект

3     Выбрать режим создания запросов, дважды щелкнув левой клавишей мыши по значку .

На экране появятся два диалоговых окна: Добавление таблицы и Запрос1: запрос на выборку (рис. 13).

 

 

Рисунок 13 - Диалоговое окно Запрос1: запрос на выборку и Добавление таблицы

 

4     В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать вкладку Таблицы и имя таблицы, из которой будут выбираться данные по запросу.

5     Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке  .

6     При этом в верхнюю часть бланка запроса на выборку автоматически

7     заносятся поля выбранных таблиц.

8     Выполнить щелчок левой клавишей мыши по кнопке . При этом диалоговое окно Добавление таблицы закроется.

9     Заполнить в диалоговом окне Запрос1: запрос на выборку на выборку бланк запроса (рисунок 21), указав имена полей из которых необходимо выбирать данные, условие отбора и при необходимости вид сортировки.

---

10    В строке меню выбрать команду Вид → Режим таблицы.

11    На экране появится диалоговое окно результирующей таблицы.

С помощью конструктора запросов сформируем запрос на выборку (рис. 14), извлекающей из таблиц созданной базы данных фамилии водителей, совершавших поездки 15.03.2010 г. на маршруте № 35. (рис. 14). Для этого используем поля ФИО_вод, Ном_авт, Ном_марш и Дата из таблицы Поездки, поле марка из таблицы Автобусы.

В строку «Условие отбора» поля Ном_марш введем значение: Like”*35*”. В строку «Условие отбора» поля Дата введем #15.03.2010#.

 

 

Рис.14 – Диалоговое окно Дата_поездки: запрос на выборку

 

В результате выполнения запроса получена результирующая таблица (рис. 15).              С помощью конструктора запросов сформируем запрос на выборку (рис. 16), извлекающей из таблиц созданной базы данных фамилии водителей, совершающих дневной пробег 270-300 км или имеющих дневную выручку более 30 000 рубл. В результате выполнения запроса получена результирующая таблица (рис. 17).

 

 

Рис.15 –Результирующая таблица запроса Дата_поездки

 

 

Рис. 16 – Диалоговое окно Пробег_выручка: запрос на выборку

 

 

Рис. 17 –Результирующая таблица запроса Пробег_выручка

 

В MS Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов.

Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения.

Выражения - это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

     идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);

     операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);

     функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

     константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например, Null, Истина, Ложь);

     значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных в MS Access. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора. Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст, указывать время и дату, проверять данные и т.д. Необходимо отметить, что каждая формула вычисляется только для отдельной строки таблицы бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на нашем примере. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться суммарный пробег и суммарная выручка водителей. Для решения этой задачи откроем бланк "Запроса 3" в режиме конструктора (Рис. 18).

---