Добавлен: 17.06.2023
Просмотров: 68
Скачиваний: 3
При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.
Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.
Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа. [5]
Электронный документооборот обеспечивает в полном объеме своевременной информацией сотрудников организации для выполнения ими возложенных на них функций и обязанностей. Среди выделяемых видов документопотоков (входящего, исходящего и внутреннего) маршруты движения внутренних документов являются наименее регламентированными. Реализация преимуществ электронного документооборота возможна при соблюдении бизнес требований и требований к программному обеспечению. Практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в организациях, функционирующих в различных отраслях хозяйственной деятельности, в научных исследованиях не затронуты вследствие отраслевой и организационной специфики внутреннего документооборота для каждой конкретной компании. [7]
Итак, все хозяйственные операции должны оформляться документами. Документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, на бухгалтерском языке называется первичным документом. После совершения хозяйственных операций все первичные документы должны поступать в бухгалтерию.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат проверке на предмет: формы, расчетов, содержания.
Проверка по форме означает контроль заполнения обязательных реквизитов документа, а также контроль отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений.
На денежных документах никакие исправления не допускаются. На других первичных документах исправления допускаются, но они должны быть подтверждены на документе подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Проверка расчетов заключается в проверке правильности всех расчетов в документе.
Проверка содержания – это проверка на соответствие законодательству и целесообразности хозяйственной операции, которая подтверждается документом. Бухгалтер должен удостовериться в том, что документ подписан именно теми работками организации и что документ не противоречит другим документам и правилам, принятым в организации.
Некоторые договоры могут заключаться в устной форме. Но договоры, которые представляют интерес для бухгалтерии, должны иметь форму бумажного документа.
Если документ выдержал бухгалтерскую проверку по перечисленным пунктам, то затем он обрабатывается: на основании этого первичного документа делаются записи в бухгалтерских книгах или журналах.
Несомненно, самые важные хозяйственные события связаны с взаимодействием организации с внешним миром. Такие события оформляются внешними документами. От других организаций внешние документы поступают в бухгалтерию обычно в бумажном виде, правильность их оформления бухгалтеры должны проверять.
Компьютер работает под управлением компьютерной программы, и он действительно не ошибается в том смысле, что абсолютно точно исполняет все инструкции, которые заложены в компьютерной программе. Но программист, составлявший программу, мог ошибиться и заложить в программу какую-нибудь неправильную инструкцию.
Бухгалтер может быть относительно уверен в правильности расчетов только тех документов, которые составлены лично им и с помощью той компьютерной программы, в надежности которой лично он неоднократно убеждался. А расчеты в любых других документах все же следует проверять. [5]
Выводы ко второй главе
Документы играют важную роль в введении бухгалтерского учета, так как являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Документирование в бухгалтерском учете имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, а также для контроля за действиями материально ответственных лиц, в случаи кражи. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов или денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных данных с фактическими позволяет выявлять недостачи или излишки.
И от того как грамотно и организованно составлены бухгалтерские документы зависит будущее состояние организации и ее дальнейшие достижения.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Инвентаризация и порядок проведения инвентаризации.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации в целях обеспечения достоверности данных учета и отчетности.
Инвентаризация бывает двух видов:
1) плановая инвентаризация, проводимая в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации; к плановым инвентаризациям относятся ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета;
2) внеплановая (внезапная) инвентаризация, которая проводится неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Такая инвентаризация используется для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации. Внеплановая инвентаризация может проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
Кроме того, инвентаризация может быть как полной, так и выборочной.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и пр.
Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме не ранее 1 октября отчетного года.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, в том числе не принадлежащие организации на праве собственности, но числящиеся в бухгалтерском учете на сбалансированных счетах.
Инвентаризация проводится по местонахождению имущества и по материально ответственным лицам.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Индивидуальная структура регулярно функционирующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В структуру инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники ит.д.).
А также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Следует обратить внимание на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производятся по формам, утвержденным постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — постановление Госкомстата № 88).
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22.
Рассмотрим пример заполнения приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации.
Приказ регистрируют в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).
Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
До проведения инвентаризации бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.
Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.
Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.
Уже впоследствии безусловно всех важных подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т. е. их вещественная и документальная проверки.
Следует также обратить внимание на то, что проведение описи имущества и обязательств начинается с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.
Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т. е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.
Соответственно, после проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, для учета документальной инвентаризации — акт инвентаризации.
Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
По окончании инвентаризации допускается проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Данные проверки также проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, но проводить такие проверки следует до открытия складов и кладовых, в которых проводилась инвентаризация. [1]
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации. [4]