Файл: «Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

– автоматизация канцелярии предприятия;

– создание электронных архивов документов [6].

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как:

– автоматизация делопроизводства и канцелярии;

– автоматизация утверждения и согласования документов;

– системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений;

– создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа;

– система управления проектной и конструкторской документацией;

– автоматизация системы управления качеством в организации;

– создание баз знаний о процессах и продуктах [14].

Платформа DocsVision позволяет добавить функции управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например:

– автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета;

– управление процессами наполнения и публикаций web-сайта;

– организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами;

– подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами;

– подсистема утверждения платежных документов [12].

В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления.

Клиентская часть DocsVision реализуется в виде определенного набора специальных элементов по управлению Active X и работает на компьютерах пользователей при помощи современных браузеров.

Специальное web-расширение DocsVision используется для выполнения ряда операций в системе без установки клиентского программного обеспечения DocsVision, при использовании только web-браузера. Различные компоненты по доступу могут быть размещены на корпоративных порталах.

Для обеспечения оптимальной работы пользователей системы с документами без доступа к серверу DocsVision, используется специальный компонент (off-line клиент), который содержит набор специальных форм Microsoft Exchange, которые позволяют работать со специальными off-line заданиями по средствам Microsoft Outlook.

Взаимодействие серверной и клиентской части, доступ клиентов к БД выполняется через web-сервера на базе технологии Internet Information Services и высокоэффективной операционной системы Microsoft Windows Server. При этом, используют либо сочетание следующих протоколов HTTP и SOAP, которые позволяют выполнить взаимодействие не только в локальных сетях, но и через глобальную сеть Internet, либо служба Microsoft Windows Server, которая предоставляет доступ к серверам внутри локальных сетей по более быстрым именованным транспортным каналам.

---

К основным возможностям системы DocsVision можно отнести следующие категории.

1. Ведение картотеки внутрифирменных документов, которая обеспечивает следующие функциональные возможности:

– обработка учетной информации о внутрифирменных документах;

– организация работы с используемыми файлами электронных версий документов;

– организация работы со ссылками на дополнительные источники;

– организация фиксации заданий и средства по ведению контроля их исполнения;

– организация поиска и построения консолидированных отчетов [9].

2. Создание электронного архива документов организации обеспечивает стандартные функции по управлению электронным архивом документов такие как:

– организация хранения и организация эффективного доступа к используемым файлам документов;

– организация блокировки и контроля пользователей системы;

– организация работы с различными версиями рабочих документов.

Разграничение прав доступа на уровне:

– папок документов;

– типов карточек, ассоциированных с папкой;

– экземпляров карточек в папках;

– доступ к представлениям в папках;

– структуры отчетов [13].

3. Обработка информации о контрагентах и сотрудниках организации.

4. Организация циклов разработки и согласования документов.

5. Организация контроля по исполнению документов и заданий.

Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых аптечного предприятия. Произведем сравнение нескольких самых крупных ИС документооборота рынка программных средств. Сравнительные характеристики систем документооборота представлена в табл. 1.

Таблица 1 - Сравнительные характеристики систем документооборота

Характеристика	Система документооборота ЕВФРАТ - Документооборот	Система документооборота DocsVision
Выполнение регистрации организационных документов	+	+
Организация ведения регистрационных карточек	+	+
Организация ведения номенклатуры дел	+	+
Организация сканирования	+	+
Организация распознавания документов	+	+
Организация связанных док-тов	+	+
Учет прикрепленных файлов	+	+
Организация работы со справочниками и словарями	+	+
Автоматизация сроков поручений	+	+
Организация поиска по необходимым реквизитам	+ +	+ +
Организация списания документа в архив организации	+	+
Организация ведения архива	+	+
Организация генерации отчетов	+	+
Организация маршрутизации	+	+
Возможности внедрения системы собственными силами	да	нет
Наличие Web-доступа	+	+
Классификация ИС	Автоматизированная ИС	Автоматизированная ИС
Соответствие требованиям организации	+	+
Стоимостные оценки	6200$	8200$
Надежность ИС	+	+

---

В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды:

– повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке;

– организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия;

– обеспечение оптимального доступа к информации;

– снижение временных, трудовых затрат и накладных расходов на учет и реализацию товаров в аптечном предприятии;

– организация основ перехода к электронному документообороту аптечного предприятия.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На основании проведенного анализ деятельности организации и практического применения информационной системы можно выделить следующие бизнес-процессы аптечной сети. Модель исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» представлена на рис. 3.

Рис. 3. Функциональная модель.

Организация работы менеджера по продажам

Входы: информация о лекарственных препаратах; информация о поставщиках; информация о клиентах; информация о первичных документах. Управление: провизор; информационная система. Механизмы: образцы документов; устав аптечной сети. Выходы: складская информация; информация о потребности в лекарственных препаратах; информация о продажах; информация о заказах.

На рис. 4 изображена декомпозированная функциональная модель организации работы менеджера по продажам, которая отражает процесс взаимодействия менеджера по продажам и клиента.

Данный процесс, включает такие стадии: прием и предварительная обработка данных, обработка заказа, оформление доставки товара, оформление базы данных.

Рис. 4. Декомпозированная функциональная модель

процесса «Работа менеджера по продажам»

 Также, в рамках регламента следует проанализировать различные виды обеспечения информационной системы аптечной сети.

Операционная система функционирования информационной системы аптечной сети: Microsoft Windows 7. Вычислительная сеть аптечного предприятия представлена в Приложении А.

---

Техническое обеспечение:

– процессор Intel Pentium IV 2,4 ГГц и выше;

– оперативная память 2024 Мб и выше;

– жесткий диск 500 Гб и выше;

– устройство чтения компакт-дисков;

– USB-порт;

– SVGA-видеокарта.

Требования к структуре и функционированию системы. Информационная система должна быть централизованной, т.е. все данные должны располагаться в центральном хранилище. Информационная система должна иметь трехуровневую архитектуру.

Требования к численности персонала. В состав персонала, необходимого для обеспечения эксплуатации информационной системы необходимо выделение следующих ответственных лиц: руководитель компании - 1 человек; администратор подсистемы сбора, обработки и загрузки данных - 1 человека; администратор подсистемы хранения данных - 1 человека; администратор подсистемы формирования и визуализации отчетности - 1 человек; необходимое количество провизоров в аптечной сети.

Требования к приспособляемости системы к изменениям. Обеспечение приспособляемости информационной системы должно выполняться за счет: своевременности администрирования; модернизации процессов сбора, обработки и загрузки данных в соответствии с новыми требованиями; модификации процедур доступа и представления данных конечным пользователям; наличия настроечных и конфигурационных файлов у базы данных информационной системы.

Требования к надежности. Надежность должна обеспечиваться за счет: применения специализированных технических средств, системного и базового прикладного программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач; своевременного выполнения процессов администрирования базы данных клиентов компании; соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств; предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Таким образом, проанализировав современный рынок программного обеспечения были выбраны и описаны следующие программные продукты: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision. Представленная таблица характеристик систем документооборота отражает все их достоинства и недостатки, на которые необходимо обратить внимание при непосредственном выборы данных систем. В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды: повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке; организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия; обеспечение оптимального доступа к информации.

---

Анализ бизнес-процессов с использованием информационных технологий позволил взглянуть по новому на технологию обработки оперативной информации аптечного предприятия и запланировать работы по внедрению информационной системы.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Анализ деятельности аптечной сети «Самсон-Фарма» показал необходимость автоматизации ключевых бизнес-процессов. В качестве базового бизнес-процесса был выбран «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». В качестве программных средств моделирования бизнес-процессов были проанализированы программные продукты: AllFusion ERwin Data Modeler; Ramus. Каждый из которых имеет определенные достоинства, недостатки и наиболее подходящим средством моделирования бизнес-процессов оказался AllFusion ERwin Data Modeler. Анализируемый бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает следующие подпроцессы: прием и предварительная обработка данных; обработка заказа подразделений аптечной сети; оформление доставки лекарственных препаратов; оформление базы данных. Получение максимальной эффективности от бизнес-процессов может быть достигнуто по средствам использования в работе аптечной сети информационной системы.

Проанализировав современный рынок программного обеспечения были выбраны и описаны следующие программные продукты: ЕВФРАТ - Документооборот; DocsVision. Представленная таблица характеристик систем электронного документооборота отражает все их достоинства и недостатки, на которые необходимо обратить внимание при непосредственном выборы данных систем.

В результате внедрения информационной системы в работу аптечного предприятия можно получить следующие выгоды: повышение оперативности, качества процессов управления аптечного предприятия и повышение конкурентоспособности на рынке; организация единого делопроизводственного цикла структурных подразделений аптечного предприятия; обеспечение оптимального доступа к информации.

Анализ бизнес-процессов с использованием информационных технологий позволил взглянуть по новому на технологию обработки оперативной информации аптечного предприятия и запланировать работы по внедрению информационной системы.

---