Файл: «Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Введение

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в целях ускорения процессов товародвижения, снижения времени по предоставлению услуг в торговле и значительное повышение качества обслуживания клиентов на первый план выходит задачи по автоматизации и механизации труда в торговле, особенно это заметно в розничной торговле аптек. Использование информационно-коммуникационных технологий предоставляет возможности доводить медикаменты до потребителя в оптимальные сроки, с сохранением их свойств.

В настоящее время автоматизация затрагивает все более широкие области. Современные прикладные программные продукты помогают выполнять основную часть работы, эффективно управляя основными процессами и операциями. Особенно актуально применение систем автоматизации на аптечных предприятиях.

Базовый комплект программного обеспечения для аптечного предприятия должен обеспечить эффективное электронное взаимодействие с поставщиками, ведение партионного учета, выполнение контроля сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможности осуществления возвратов товара поставщикам (например, в случаях окончания сроков годности или наличия некоторых дефектов) и выполнения возврата товара от потребителя (если был обнаружен фальсифицированный препарат) выполнение переоценки товаров, выполнение межаптечной переброски товара для сетей и аптек с разрозненными киосками, осуществление розничной реализации (кассовый модуль), выполнение инвентаризации, выполнение выгрузки данных в систему бухгалтерского учета.

Ключевыми критериями при выборе информационной системы:

– стоимость первичного комплекта и услуг по технической поддержке (что в большей степени является критичным для несетевых аптек);

– возможности своевременных подходов к доработкам системы под требования постоянно меняющегося рынка и пожеланий заказчика (пользователя);

– низкие требования к необходимому оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) - это позволяет устранить дополнительные затраты на приобретение нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютерную технику;

– поддержка информационной системой разнообразной периферии (сканеры штрихкода, фискальные регистраторы, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);

– наличие и доступная цена дополнительно используемых модулей для оптимизации функционала используемого базового комплекта (особенно это является важным для динамично развивающихся аптечных предприятий);

– для применяемой системы управления базами данных важными являются стоимость самой системы управления базами данных и необходимых дополнительных лицензий на рабочие места, необходима определённая квалификация ИТ-персонала для администрирования;

– способности по взаимодействию с наиболее распространенными информационными системами бухгалтерского учета.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Описание предметной области

Аптечная сеть «Самсон-Фарма» основана в 1993 году. Сегодня – это 74 аптеки, которые расположены во всех округах столицы и популярны благодаря высокой культуре обслуживания и доступным ценам.

В течение более чем двадцати лет предприятие занимается розничной торговлей лекарственными препаратами. Его постоянно пополняющийся ассортимент насчитывает сегодня более 30 000 наименований всевозможных медикаментов и парафармацевтической продукции. В нем широко представлены лекарственные средства применяемые в онкологии, эндокринологии, гинекологии, кардиологии, офтальмологии, гастроэнтерологии, а также средства для ухода за больными и косметика ведущих мировых компаний: Лиерак, Авен, Урьяж, Биорга, Дюкрэ, Биодерма, Фитосольба, Клоран, Норева, Нюкс, Виши, Ля Рош Позе, Кодали.

В настоящее время «Самсон-Фарма» - это 74 аптеки, расположенные в Центральном, Южном, Юго-Западном, Северо-Западном, Восточном и Северном округах столицы, деятельность которых максимально направлена на качественное обслуживание клиентов. Штат фармацевтического предприятия составляют 700 высокопрофессиональных специалистов - провизоры и фармацевты. Это дает возможность покупателям не только приобретать необходимые препараты, но и получать своевременную и квалифицированную консультацию. Посетителям предоставляется возможность покупки продукции за наличные рубли, и по кредитным картам систем STB, VISA, EUROCARD, MASTER CARD, MAESTRO.

Достижения высокого уровня работы аптечной сети может быть достигнуто по средствам использования современных информационных технологий. Выделение наиболее значимых бизнес-процессов возможно при использовании соответствующей методологии.

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности аптечного предприятия в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс занимает важное место в деятельности аптечного предприятия, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности аптечного предприятия.

В целом, бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» включает в себя несколько этапов:

– подготовка и оформление заявки на покупку медицинских препаратов. Поставщик продукции, обращающийся в аптечное предприятие, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и стоимости. В свою очередь, аптечное предприятие обращается к поставщику на основании соответствующей заявки, в которой указываются реквизиты клиента, перечень необходимых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем заказе;

– оформление документов. Данный этап представляет собой составление необходимых документов для поставщика и заключение договора на доставку медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции;

– контроль выполнения условий договора. Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый бизнес-процесс закупок в аптечном предприятии. К результатным документам относятся: отчет, закрывающие документы;

– формирование базы данных.

Для описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) следует построить функциональную модель исследуемой задачи.

Регламент бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в аптечной сети.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения аптечной сети.

Утверждение Регламента, внесение в него соответствующих дополнительных изменений и отмена производятся приказом директора аптечной сети.

Работники аптечной сети обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники аптечной сети должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в аптечной сети.

В разрабатываемом Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, который направляет исполнителю электронное сообщение, которое содержит соответствующее задание; документ является зафиксированной на носителе информацией с необходимым количеством реквизитов, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник аптечной сети, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии аптечной сети и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в аптечной сети не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники аптечной сети, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет директор аптечной сети.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

На рынке информационных технологий моделирования бизнес-процессов выделяются два программных продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus, каждый из которых имеет определенные достоинства и недостатки. Рассмотрим основные характеристики данных прикладных программных продуктов.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) – CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных. Модели данных помогают визуализировать структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности предприятия, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания [1].

AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов. AllFusion ERwin Data Modeler позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий [8].

В процессе разработки бизнес-процессов средствами ERWin используются следующие стандарты моделирования IDEF0, DFD, IDEF3.

IDEF0 – методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ) [10]. Описание выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данную активность либо стрелку.

Ramus Education дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO 9000, спроектировать оргструктуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность.

Ramus Education поддерживает две методологии (IDEF0, DFD), позволяющие анализировать бизнес с ключевых точек зрения:

– функциональности системы. В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов-функций, которые взаимодействуют между собой, а также информационных, людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой функцией;