Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» (Анализ специфики процессов по расчету заработной платы предприятия по оказанию услуг).pdf

Преимуществом сдельной оплаты труда является непосредственная связь между результатами работы и размерами вознаграждения. Для организации использование этой системы означает, что одна из важнейших составляющих ее издержек — затраты на рабочую силу — становятся величиной переменной, то есть изменяются в зависимости от объемов производства, а это снижает уровень финансового риска.

Сдельная форма оплаты стимулирует работника к увеличению объемов производимой им продукции. Если компания заинтересована в этом, сдельная оплата труда — лучшее средство для достижения поставленной цели. Кроме того, этот метод оплаты понятен работникам и ценится ими за объективность [7, c.64].

Выводы по первой главе

Правильный расчет и своевременная выплата зарплаты с соблюдением всех требований налогового и трудового законодательства входят в непосредственный круг обязанностей любого работодателя. Принятие решения о том, как управлять фондом оплаты труда в организации, кажется простым лишь на первый взгляд. На самом деле, этот шаг требует тщательно продуманного, взвешенного подхода.

Правильное применение систем оплаты труда может служить хорошим стабилизатором работы трудового коллектива и служить повышению производительности труда и росту прибыли.

2 Анализ специфики процессов по расчету заработной платы предприятия по оказанию услуг

2.1 Описание процесса учета отработанных часов

Организации поступают заказы на выполнение различного рода услуг, например, таких как установка программных продуктов, различные консультационные услуги, обучение и многие другие. В заказе указывается количество часов. Однако зачастую заказанные часы не сразу отрабатываются в полном размере, или же, наоборот, по факту отработанных часов может быть больше, чем было заказано. Поэтому встал вопрос о необходимости того, чтобы сотрудники-исполнители отчитывались в отработанном времени. Для этого были введены листы учета рабочего времени (далее ЛУРВ). В ЛУРВ фиксируются контрагент, сотрудник-исполнитель, дата, вид проделанных работ, и количество потраченного времени.

После каждого визита к клиенту сотрудник-исполнитель передает заполненный ЛУРВ менеджеру по текущим клиентам, контролирующему выполнение заказов, который, в свою очередь, заносит данные в Excel-таблицу (отчет по отработанным часам) и фиксирует выполнение работы документом «Акт выполненных работ», на основании которого в дальнейшем создается документ «Счет на оплату». Для возможности анализа, в эту же Excel-таблицу дублируются данные по заказанным, выставленным и оплаченным часам.

Наглядно демонстрируя текущий бизнес-процесс, была создана диаграмма «AS-IS» в нотации DFD. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1.

Рисунок 3. Модель процесса учета заказанных, выставленных, оплаченных и отработанных часов

2.2 Описание процесса учета и распределения командировочных расходов

Любая крупная организация, занимающаяся выполнением различного рода услуг, обязательно имеет клиентов за пределами города, в котором рас­полагается ее офис. Это означает, что периодически приходится отправлять сотрудников в служебные командировки. Основное отличие предоставления услуг в том же городе, где находится организация, и выполнением работ за пределами города – командировкой, в существенных дополнительных расхо­дах, таких как затраты на проживание, затраты на дорогу, суточные, и дру­гие. Иногда случается так, что на протяжении одной командировки, сотруд­ник посещает несколько городов и множество различных контрагентов.

Перед командировкой сотрудник берет аванс на командировочные рас­ходы. По возвращению из командировки, сотрудник отчитывается в проде­ланных расходах посредством документа «Авансовый отчет», а менеджер фиксирует выполнение заказа документом «Акт выполненных работ». После чего сотрудник-исполнитель распределяет в Excel-таблице между контрагентами потраченную сумму и включает ее в выставленный счет, ко­торый создается менеджером на основании документа «Акт выполненных работ».

Периодически клиенты требуют прислать им справку-расчет по расчету командировочных расходов за определенный период. После чего специалист вынужден собственноручно делать выборку распределенных затрат по определенному контрагенту из Excel-таблицы и передать его менеджеру по текущим клиентам, который, в свою очередь, создает по шаблону печатный документ и отправляет клиенту.

Контекстная диаграмма данного бизнес-процесса представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Модель процесса учета и распределения командировочных затрат

2.3 Описание процесса расчета заработной платы

В зависимости от количества труда и времени различают две основные формы оплаты труда: повременную и сдельную.

Повременная система оплаты труда сводится к оплате стоимости рабочей силы за отработанное время и применяется тогда, когда невозможно количественно определить результаты трудовой деятельности рабочих, служащих и руководителей.

При повременной системе оплаты труда размер зарплаты зависит от фактически отработанного времени и тарифной ставки работника, а не от количества выполненных работ. В зависимости от единицы учета отработанного времени применяются следующие тарифные ставки: часовые, дневные, месячные.

Сдельная система оплаты труда применяется, когда есть возможность учитывать количественные показатели результата труда и нормировать его путем установления норм выработки и норм времени. При сдельной системе труд работников оплачивается по сдельным расценкам в соответствии с количеством произведенной продукции (выполненной работы и оказанной услуги).

Сдельная расценка – производная величина, которая определяется расчетным путем. Для этого часовая тарифная ставка по соответствующему разряду выполняемой работы делится на часовую норму выработки либо умножается на установленную норму времени в часах или днях. Для определения конечного заработка сдельная расценка умножается на количество произведенной продукции.

В организации большинство сотрудников получают зарплату по повременной системе оплаты труда (оклад), расчетом которой занимается бухгалтер. Однако некоторые специалисты дополнительно (или вместо оклада) получают зарплату по сдельной системе оплаты, расчетом которой занимается руководитель отдела (ведущий специалист) в Excel-документе. Сдельная расценка рассчитывается по таблице для каждого уровня квалификации сотрудника в зависимости от отработанных, в текущем месяце, часов и типа договора контрагента, по которому был оформлен заказ на выполнение работы. Причем, если тип договора – абонентский, то начисление по текущему договору происходит только после оплаты заказа клиентом. Большинству специалистов начисления производятся с учетом минимального размера оплаты труда (далее МРОТ). То есть если насчитанная сумма меньше МРОТ специалиста, тогда организация доплачивает сотруднику до величины МРОТ. Однако если насчитанная сумма больше МРОТ и сотруднику ранее доплачивали, из начисленной суммы вычитается значение, не превышающее разницу начисленной суммы и МРОТ, пока не будет полностью возмещена доплаченная сумма. После этого руководителем создается список сотрудников с соответствующей рассчитанной зарплатой и передается главному бухгалтеру.

Контекстная диаграмма текущего бизнес-процесса представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Модель процесса расчета заработной платы

Благодаря анализу предметной области выявлена существующая проблема, которую необходимо устранить, но сперва следует детально рассмотреть недостатки, обнаруженные в бизнес-процессах предметной области.

2.4 Выводы по второй главе

Процессы «учет отработанных часов», «учет и распределение командировочных расходов» и «расчет заработной платы» имеют значительные недостатки:

- неэффективность – работать приходится в нескольких программах, что замедляет процесс обработки информации и приводит к бесполезному дублированию многих данных;

- ненадежность – вся заполняемая информация хранится в регистрах и печатных документах, и при переписи данных из источника в электронный документ, необходимо учитывать такой человеческий фактор, как невнимательность, поэтому возможны опечатки и другие ошибки;

- неэргономичность – информация хранится в неформатированном виде, что препятствует ее правильному и адекватному восприятию.

Перечисленные недостатки значительно снижают оперативность учета отработанных часов и командировочных расходов и расчета заработной платы, что приводит к излишней трате рабочего времени менеджера, сотрудников-исполнителей и руководителя отдела.

3 Разработка регламента по автоматизации процесса расчета заработной платы

В связи с выше определенной проблемой возникла необходимость в создании средств, которые бы обеспечивали необходимую функциональность. Для визуального пояснения желаемого результата следует спроектировать будущие модели автоматизируемых процессов заблаговременно до реализации поставленной задачи.

3.1 Проектирование будущих моделей процессов

В процессе моделирования будущих бизнес-процессов «учет отработанных часов», «учет и распределение командировочных расходов» и «расчет заработной платы» были составлены диаграммы «TO-BE» в нотации DFD. Контекстные диаграммы представлены на рисунках 4-6.

Рисунок 4. Модель процесса учета заказанных, выставленных, оплаченных и отработанных часов

Рисунок 5. Модель процесса учета и распределения командировочных затрат

Рисунок 6. Модель процесса расчета заработной платы

Как видно на рисунках, из всех выше перечисленных процессов исчезла необходимость в использовании нескольких программных продуктов хранилищ данных, и у пользователя пропал шанс делать, возможные ранее, ошибки.

3.2 Постановка задачи на автоматизацию расчета заработной платы

Основными целями разработки АИС являются:

- повышение качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;

- автоматизация процессов, связанных с начислением зарплаты сотрудникам, распределением командировочных затрат между контрагентами, а также с формированием справки-расчета по расчету командировочных затрат.

Для реализации поставленных целей разработка должна решать следующие задачи:

- ввод данных об отработанных часах;

- ввод данных о командировочных расходах с последующим распреде­лением затрат между контрагентами;

- выполнение расчетов для начисления заработной платы;

- построение ряда аналитических отчетов и справки-расчета по расчету командировочных затрат.

3.3 Входные, промежуточные и выходные данные

Используя методику расчета и исходя из технологий, нормативов производства, стоимости ресурсов и услуг, разработать и реализовать автоматизированную информационную систему (АИС) по оплате труда.

К входным документам данной информационной системы относятся справочники, содержащие постоянную или условно-постоянную информацию.

В данной АИС входная информация представлена в виде следующих справочников:

- Справочник 1. Количество рабочих дней в месяце;