Что такое пресс-релиз?

Пресс-релиз - это официальное сообщение компании, содержащее в себе информационный повод (новость). Пресс-релиз - базовый инструмент информирования средств массовой информации (СМИ) о важных событиях, происходящих в компании/организации/государственном органе.

Первый пресс-релиз был написан Айви Ли (Ivy Lee) 26 октября 1906 г. в связи с аварией на железных дорогах Пенсильвании. Газета New York Times была под таким впечатлением от инновационного подхода к корпоративным коммуникациям, что напечатала первый пресс-релиз дословно 30 октября 1906 года как "Заявление железной дороги". В течение следующих недель как газеты, так и официальные власти нахваливали железные дороги Пенсильвании за их открытость и честность.

С развитием Интернета пресс-релиз стал использоваться не только как средство коммуникации с журналистами. Ведь публичную информацию, распространенную в Интернете, может прочесть каждый - партнеры, клиенты компаний, конкуренты. Поэтому появился особенный формат пресс-релизов для распространения в Интернете ExPressWeb2.0. В пресс-релиз теперь можно добавлять фото, видео, полезные ссылки, прикреплять нужные файлы, "запоминать" понравившиеся пресс-релизы в социальных закладках. А в течение нескольких минут пресс-релиз распространяется среди поисковых систем, новостных агрегаторов, онлайн СМИ, журналистов, экспертов, блоггеров.

Пресс-релиз должен иметь определенную структуру, основными элементами которой является заголовок, лид, основной текст, построенный по принципу пирамиды, цитаты и контактная информация. Содержание пресс-релиза должно быть хорошо продумано и отвечать ожиданиям по формату и уровню информационного повода СМИ, которому распространяется пресс-релиз. Особого внимания требует стилистика написания пресс-релиза.

Пресс-релиз не должен содержать информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму и содержать в себе информацию только об однойновости.

Содержание- это наличие либо отсутствие информационного повода.

Главная задача пресс-релиза - рассказать общественности о новости, поэтому не пытайтесь с его помощью напрямую продать свой продукт или услугу - это реклама.

Стандартный пресс-релиз содержит интересную информацию для СМИ об организации, продукте или событии. Отнеситесь критически к своему пресс-релизу, перечитайте его.

Если у Вас есть достаточный информационный повод, но сообщение воспринимается как рекламное, попробуйте изменить стилистику подачи информации. Если информационного повода нет – не выпускайте такой «пресс-релиз», дождитесь стоящей новости.

Не забывайте, журналисты - не рекламные агенты, поэтому никто не обратит внимание на кричащий «КУПИ ЭТО СЕЙЧАС!» пресс-релиз. Более того, распространение рекламы может надолго обеспечить предвзятое отношение к Вашей компании со стороны СМИ.

---

При написании пресс-релиза, думайте об интересах СМИ, об их аудитории. Виды СМИ, их аудитории.

Если новость хорошо написана, журналисты, в частности он-лайн изданий, используют её в публикации без или с небольшими изменениями. Пресс-релиз также может стать основой для написания более обширной статьи.

Поэтому важно использовать в пресс-релизе все возможности ExpressWeb2.0, в т.ч. фото, видео, полезные ссылки и прикрепленные файлы, т.к. с их помощью вы предоставляете журналисту необходимый ему и выгодный для Вас материал, который он может использовать в своей публикации.

Задавайте себе вопросы. Начните со следующих двух: «Кому интересна Ваша новость? Почему она им будет интересна?» Ставьте себя на место ваших клиентов/партнёров, думайте о том, что они хотят узнать. Сам факт выпуска нового детского кефира почти никого не заинтересует, но информация о свойствах продукта и полезном влиянии на здоровье будет полезна Вашим покупателям.

Используйте живые примеры, чтобы показать, как Ваш продукт/организация решила проблему, удовлетворила потребности клиентов. Делайте акцент на результате, влиянии продукта/услуги на жизнь потребителей и сегмента рынка. Если позволяет ситуация, преподнесите информационный повод с учетом текущих событий и социальных проблем общества. Это подчеркнёт его своевременность и актуальность.

Придерживайтесь фактов и избегайте преувеличений. Использование точных проверенных данных повышает доверие журналистов к источнику информации. Избегайте слов "уникальный", "самый лучший", "превосходный", "единственный" и т.п. - это часто раздражает журналистов.

Используйте цитаты спикеров Вашей компании или участников мероприятия, которому посвящен пресс-релиз. Если они являются экспертами рынка, журналист, вероятно, использует их комментарии при подготовке материала для статьи.

Используйте цифры в пресс-релизе. Статистика, которая касается определенной группы людей, интересна целевой аудитории СМИ, поэтому зачастую используется журналистами. Статистика должна быть "яркой", "говорящей". Но не злоупотребляйте, количественные данные утомляют.

Если вы пишите о достижениях компании, старайтесь связать новость с другими корпоративными событиями. Например, пресс-релиз посвящен внедрению новых технологий в производство, что стало возможным, благодаря увеличению прибыли предприятия на 40% в прошлом полугодии. Расскажите об обуславливающих факторах и последствиях Вашего события. При этом не забывайте, что информационный повод в пресс-релизе только один.

Не забудьте получить разрешение на распространение информации. Единая согласованная позиция в подаче корпоративной информации позволит избежать возможных проблем с руководством и партнёрами.

Пресс-релиз должен быть достаточным – не слишком коротким, но и не длинным. Журналистам сложно будет использовать в своих материалах несодержательное сообщение, поэтому оно рискует остаться незамеченным. Если Вам удалось сформулировать только один абзац, ищите другой информационный повод.

---

Используйте столько слов, сколько требует Ваша новость. Будьте лаконичны, соблюдайте баланс.

Структура пресс-релиза

Структура пресс-релиза представляет собой «перевернутую пирамиду». Сначала кратко излагается суть новости, затем её наиболее важные подробности.

Пресс-релиз включает в себя заголовок, лид (первый абзац), основной текст, справочную информацию и контакты.

1. Заголовок содержит информационный повод. В идеале его размер не должен превышать 70 символов и не более 15 слов для корректного отображения в поисковых системах.

После заголовка, перед лидом, мы рекомендуем указывать место и дату выпуска пресс-релиза. Так журналистам будет легче определить актуальность новости.

2. Лид отражает самые важные факты новости в 40 словах или меньше. Начинайте уверенно и ёмко, чтобы за несколько секунд привлечь и удержать внимание читателя. В лиде необходимо ответить на вопросы: «Кто?», «Что?», «Где?», «Когда?», «Почему?».

3. В основном тексте раскрываются детали Вашей новости - «Как?», «Какие перспективы это имеет?». Используйте цитаты экспертов и сотрудников компании.

Для лучшего восприятия информации в вашем пресс-релизе придерживайтесь правила: «один абзац – одна подробность». Оптимальный размер каждого абзаца 3-4 строки.  

Используйте интересные иллюстрации к Вашему пресс-релизу. Фотографии и видео улучшают восприятие текста

На Express-Release.com предусмотрена возможность прикреплять мультимедиа файлы к пресс-релизу и интегрировать их в текст новости. Пример использования.

4. Пресс-релиз заканчивается 1-2 абзацами со справочной информацией, в которых кратко описывается компания, её история, продукция/услуги или проект, которому посвящен пресс-релиз.

Для удобства на Express-Release.com предусмотрены специальные пресс-страницы с описанием компании и всеми пресс-релизами, выпущенным ею. Пример пресс-страницы компании Коттедж "Байдарская долина"

5. Под справочной информацией указываются контакты лица, к которому журналисты могут обратиться за дополнительной информацией. Как правило, указывается имя фамилия, телефон и адрес электронной почты. Лучше указывать корпоративный e-mail PR отдела. В случае, если журналист обратиться с запросом в Ваше отсутствие, другой PR специалист сможет ему ответить.

Это также целесообразно с точки зрения безопасности личной почты. Пауки программ SPAM-рассылок «не смогут увидеть» Ваш адрес и спаму будет сложнее попасть в почтовый ящик.

При размещении пресс-релиза на Express-Release.com нет необходимости указывать контакты – они расположены справа в блоке «контактная информация».

6. Полезные ссылки. При распространении пресс-релиза в Интернете мы советуем указывать полезные ссылки по теме пресс-релиза. Таким образом Вы "направляете" заинтересованного читателя к той информации, которая поддерживает "Вашу сторону".

---

Опцию "Полезные ссылки" Вы можете легко использовать на Express-Release.com. При добавлении пресс-релиза просто нажмите на кнопку "Ссылки".  

Стилистика. Слова и выражения

1. Следите за грамматическими, стилистическими и орфографическими ошибками. Их наличие снижает доверие к Вашему сообщению и компании.

2. Тон пресс-релиза должен быть нейтральным и объективным. Постарайтесь описать событие с позиции постороннего наблюдателя. Не используйте эмоциональных оборотов, восклицаний, избегайте прямого обращения к Вашей целевой аудитории. Использование слов «я», «вы», «мы», «наша компания» придаёт пресс-релизу рекламный характер. 

3. Ясность и живой язык привлекают внимание читателей. Используйте в тексте сильные глаголы, активную форму. Например, «специалисты провели исследование», а не «исследование было проведено специалистами».

4. Не перегружайте текст пресс-релиза. Не используйте ненужных эпитетов, клише, высокопарных фраз или устаревших выражений. Сложные и непонятные слова отвлекают читателя от содержания. Держите его концентрацию.

5. Не злоупотребляйте профессиональной или научной лексикой. Избегайте таких слов как «прогрессировать», «переориентация», «гипотетический» и т.п. Простой и доступный язык – лучший способ общения с аудиторией.

6. Избегайте использования восклицательных знаков и написания слов ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Излишняя «письменная эмоциональность», как правило, вызывает раздражение журналистов и читателей. На Express-Release.com не размещаются пресс-релизы со словами, написанными заглавными буквами. 

Вы хотите увидеть пример идеального пресс-релиза?

Эталона не существует. Более того, большинство примеров, шаблонов, образцов пресс-релизов, правила написания пресс-релиза, фигурирующие в Интернете, являются совершенно бесполезными и приводят к тому, что появляется еще один никому не интересный текст, наполненный десятками клише. Его отправляют "в корзину" журналисты, а нашедшие текст в поисковиках, через 10 секунд закрывают окно с пресс-релизом.

Редакция Express-Release.com перечитала десятки тысяч пресс-релизов. Вместо того, чтобы давать Вам еще один бесполезный пример пресс-релиза, у нас есть 3 основных совета (с примерами пресс-релизов) для начинающих PR-специалистов:

1) Пишите, когда есть о чем. Главное в пресс-релизе - новость (информационный повод). То есть то, о чем Вы пишете, должно быть интересно тому, кому Вы это рассылаете. Почитайте базовую информацию о видах СМИ и их аудиториях. Если у Вас нет новости - не напрягайте всех своими текстами. Они воспринимаются как спам.

Например, пресс-релиз о защите прав инвесторов в подготовке к Евро 2012 может быть интересен для юридических СМИ и, в зависимости от содержания, для деловых СМИ. А новость об открытии Центра культуры и вина Шабо - изданиям, которые пишут о туризме. Читайте те СМИ, которым Вы распространяете пресс-релизы. Мы читаем.

---

 

2) Пишите понятно. Помните, главное не чтобы "вышло", а чтобы "дошло". Почитайте советы в разделе Стилистика пресс-релиза. Не используйте клише в пресс-релизе. Это выглядит скучно. Пример обсуждения одного из релизов, переполненных клише, на сообществе журналистов и пиарщиков prweb.com.ua.

 

3) Раскройте новость с помощью текста, мультимедиа, ссылок и прикрепленных файлов. Интересный и интригующий (но не кричащий) заголовок, ёмкий первый абзац, главные факты сначала, менее важные - в конце, короткая информация о компании и контакты. Так выглядит структура пресс-релиза. Добавьте фотографии, видео, полезные ссылки и прикрепленные файлы, которые помогут журналистам раскрыть тему.

Пример: «Центр культуры вина Шабо» открыл двери для ценителей винного туризма в Украине.

 

Особенность распространения пресс-релизов в Интернете с помощью Express-Release.com - их читают не только журналисты, но и эксперты, блоггеры по RSS и электронной почте, а также простые люди - возможно Ваши потенциальные партнеры или клиенты. Сделайте Ваш пресс-релиз интересным и для них.

 

Если Вам необходим профессиональный совет, обратитесь в службу поддержки Express-Release.com. Наши специалисты ответят на Ваши вопросы и помогут подготовить качественный пресс-релиз.

Прекрасный раздел релизная порка на профессиональном сообществе журналистов и пиарщиков. Читайте, следите и не повторяйте чужие ошибки.

---