Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Контроль поставок товара» (Характеристика комплекса задач.).pdf

Введение

В нынешнее время автоматизация затронула практически все сферы человеческой жизни-деятельности.

Понятно, что на преимущества автоматизации одни из первых отреагировали и принялись их использовать в своей работе коммерческие предприятия. Одним из таких бизнес-процессов, который подлежит автоматизации в одну из первых очередей – это разного вида учеты, непременно это касаемо учета продаж. Продажи прямо взаимосвязаны с поставками товаров. Поэтому данная тема важна в нынешнее время.

Автоматизация учета продаж достаточно хорошо изучена. Создано много информационных систем для автоматизации. Но все эти разработки, несмотря на все свои достоинства, не учитывают специфики деятельности организации, так как у каждой организации свои требования к автоматизируемым процессам. Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться самостоятельно.

Целью работы служит создание информационной системы по автоматизации контроля поставок товара.

Задачи, которые нужно выполнить для получения поставленной цели:

• Обзор и изучение литературы;
• Моделирование бизнес-процессов предприятия;
• Выявление недостатков существующей системы;
• Выбор и пояснение программного и информационного обеспечения для выполнения задачи;
• Проектирование базы данных.

Объектом исследования являются поставки товара.

Предмет исследования – процесс проектирования ИС.

Аналитическая часть

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Обувь с торговой маркой «ТОФА» выпускается на фабрике, которая находится в г. Донской в Тульской области.

Ежегодно Тульская обувная фабрика «ТОФА» выпускает более 500 000 пар женской и мужской обуви для повседневной носки, с учетом особенностей российской стопы и климатических условий, в которых эксплуатируется обувь.

На конвейерах предприятия работает более 900 квалифицированных работников.

Обувь выпускается на современном техническом оборудовании итальянского и немецкого производств, данное оборудование стоит в Европе на нем производятся известные торговые бренды такие как Salamander, LLOYD, HOGL. Технологи, модельеры, мастера производства каждый год проходят курсы повышения квалификации в Италии и Германии.

Обувь «ТОФА» отмечена на международных выставках призами и наградами.

Опишем процессы, происходящие в отделе поставок.

1. Менеджер принимает заказ от клиентов на поставку обуви.
2. Регистрирует клиента в списке клиентов.
3. Регистрирует заказ клиента в реестре заказов.
4. Составляет счет-фактуры для поставщика.
5. Менеджер отдела поставок выбирает поставщика для исполнения заказа.
6. После чего поставщик принимает заказ или отказывается от него, если поставщик отказывается от заказа, то менеджер вновь выбирает поставщика. И так пока поставщик не примет заказ.
7. Менеджер отдела поставок получает счет от поставщика и передает его бухгалтеру для оплаты.
8. Бухгалтер оплачивает счет и получает у банка платежное поручение, подтверждающее оплату счета.
9. Менеджер отдела поставок получает платежное поручение.
10. После получения платежного поручения менеджер выписывает доверенность экспедитору на получение товара у поставщика.
11. Экспедитор выезжает к поставщику и получает товар.
12. По приезду экспедитор заполняет накладную для отгрузки товара клиенту.

Таблица 1

Операции бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Таблица 2

Документов бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Исходной информацией для ведения отчета о заказах служит:

1) Реестр заказов

2) Список экспедиторов

3) Список товаров

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика исходной информации

Таблица 4

Идентификаторы документа «Реестр заказов»

Таблица 5

Идентификаторы документа «Список экспедиторов»

Таблица 6

Идентификаторы документа «Список товаров»

• Документ «Реестр заказов»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер заказа», «Номер экспедитора», «Номер товара», «Количество товара» «Дата отгрузки» списку значений базы данных;

Арифметический контроль реквизитов «Кол-во товара».

• Документ «Список экспедиторов»:

Контроль соответствия реквизитов «Фамилия», «Имя», «Отчество» списку значений базы данных;

• Документ «Список товаров»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер товара», «Название товара»;

1.1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Схемы описанных выше процессов приведены на рис.1-8.

Рис.1. Деятельность отдела поставок

Рис. 2. Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Рис.3. Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с поставщиком и отгрузка товара»

Рис. 4. Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор поставщика»

Рис.5. Декомпозиция бизнес-процесса «Оплата счета и выписка доверенности»

Рис. 6. Декомпозиция бизнес-процесса «Прием и отгрузка заказа»

Рис. 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Регистрация заказа и клиента»

Рис. 8. Детализация бизнес-процесса «Формирование отчета»

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Главным документом в наблюдаемой задаче служит договор поставки. Схема документооборота обработки продаж приведена на рис. 9.

Рис.9. Схема документооборота

Существующий способ приема и обработки продаж связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить сведения об общем количестве продаж, провести анализ популярности тех или иных моделей обуви, а также проконтролировать заказы, обработанные каждым из менеджеров.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы отдела продаж за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 7.

Таблица 7

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудники отдела по работе с клиентами заняты занесением необходимых сведений в книги учета, а также при необходимости – анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем и выработке необходимых мероприятий) остается менее 40% рабочего времени, что крайне неэффективно.