Файл: Способы исправления ошибок в учетных регистрах ( Теоретические аспекты формирования бухгалтерских регистров).pdf

Введение

Актуальность. Частые изменения и наличие множества нестыковок в законодательных актах, расхождений в налоговом и бухгалтерском учёте, невнимательность сотрудников бухгалтерских служб, либо несвоевременность поступления документов, неисправность технических средств ведения учёта и т. п. нередко приводят к ошибкам в бухгалтерском учёте. В процессе составления и обработки документов, записи их данных в учётные регистры могут быть допущены различные ошибки, начиная от простых описок и кончая ошибками в корреспонденции счетов и составлении отчётности. В связи с этим важно своевременно выявлять ошибки, правильно их классифицировать, определять существенность и исправлять их.

Цель работы состоит в исследовании порядка исправления ошибок в учетных регистрах.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• исследовать понятие, виды, формы бухгалтерских регистров;
• рассмотреть технику заполнения бухгалтерских регистров;
• рассмотреть понятие ошибки в бухгалтерском учете; виды ошибок и причины их возникновения;
• исследовать порядок исправления ошибок в учетных регистрах;
• рассмотреть ответственность на несвоевременное исправление выявленных ошибок в учетных регистрах.

Предметом исследования является порядок исправления ошибок в учетных регистрах.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили научные труды, представленные в отечественной литературе в области бухгалтерского учета.

Информационной базой исследования послужили: законодательные и нормативные акты по вопросам бухгалтерского учета.

Глава 1. Теоретические аспекты формирования бухгалтерских регистров

1.1. Понятие и виды бухгалтерских регистров

Хозяйственные операции, регистрируемые в бухгалтерском учете, после проверки и таксировки первичных учетных документов, переноса в сводные документы (если это необходимо) обобщаются в специальных таблицах в установленной последовательности. Таблицы определенной формы, выбранные организацией самостоятельно или исходя из учетной практики и приспособленные для регистрации бухгалтерских записей и разноски по счетам, называются
учетными регистрами^[1].

Учетные регистры служат важным средством систематизации и накапливания информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах синтетического и аналитического учета. Данные о хозяйственных операциях в первичных учетных документах, сгруппированные по определенным признакам, позволяют получить необходимые учетные показатели и сведения, используемые для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

Возможны два варианта формирования учетных регистров:

1) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов непосредственно по мере их поступления в бухгалтерию
записываются в учетные регистры;

2) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов в течение текущего месяца накапливаются, а по его окончании используются для заполнения регистров аналитического и синтетического учета.

Первый вариант характерен для регистров учета движения денежных средств в кассе и на расчетных и валютных счетах в банках. Так, для учета кассовых операций ежедневно на основании отчета кассира с приложенными к нему расходными документами заполняется учетный регистр — журнал-ордер № I, составляемый по кредиту счета 50 -Касса». Учетным регистром по дебету сч. 50 «Касса» является ведомость № 1, где также ведутся ежедневные записи по данным отчета кассира.

Второй вариант формирования учетных регистров используется для заполнения регистров синтетического и аналитического учетов:

• издержек производства — журнала-ордера № 10 по кредиту счетов 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и других, а также ведомостей № 12 «Ведомость учета затрат цехов», № 14 «Ведомость учета потерь в производстве», № 15 «Ведомость учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и коммерческих расходов» по дебету этих же счетов;
• готовой продукции — журнала-ордера № 11 по кредиту счетов 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», 43 «Готовая продукция », 45 «Товары отгруженные», 90 «Продажи» и ведомости № 16 «Ведомость учета продаж продукции (работ, услуг)»;
• других объектов бухгалтерского учета^[2].

Учетные регистры разделяются на несколько групп, признаки которых представлены на рис. 1.

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры разделяются на хронологические и систематические. Деление обусловлено тем, что для реализации требований к бухгалтерскому учету (точности, достоверности, временной определенности фактов хозяйственной деятельности и других) хозяйственные операции должны быть зарегистрированы как в хронологической последовательности, так и в системе счетов бухгалтерского учета. По данным таких записей организуется контроль правильности отражения учетной информации.

Рисунок 1 – Классификация учетных регистров^[3]

Хронологические регистры используются для учета фактов хозяйственной деятельности в хронологической последовательности, то есть по мере их поступления для бухгалтерской регистрации. Записи в них производятся без разности по счетам синтетического и аналитического учетов.

Когда бухгалтерские проводки выполняются в первичных учетных документах, в мемориальных ордерах, хронологические регистры выполняют контрольную функцию. По их данным рассчитываются итоговые суммы по совокупности бухгалтерских проводок для сверки сумм, разнесенных по счетам бухгалтерского учета. Так, итог регистрационного журнала хозяйственных операций за отчетный месяц должен быть равен итогу дебетового и кредитового оборотов в оборотной ведомости по счетам синтетического учета, составленной за этот же период.

Видами хронологических регистров являются журнал регистрации хозяйственных операций за отчетный год, регистрационный журнал при мемориальной форме бухгалтерского учета, журнал учета продаж, книга учета депонентов. В табл. 1 приведены форма и содержание журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов унифицированной формы № КО-3, являющегося хронологическим регистром бухгалтерского учета.

Систематические регистры предназначены для группировки хозяйственных операций, являющихся однородными по экономическому содержанию. Они предназначены для записей как в синтетическом, так и аналитическом разрезах. Примером систематического регистра по счетам синтетического учета служит оборотная ведомость по счетам синтетического учета, главная книга, журналы-ордера. Для учета данных по счетам аналитического учета используют ведомость учета нематериальных активов и амортизации по ним, оборотную ведомость учета материалов на складах, ведомость учета расчетов с разными
дебиторами и кредиторами^[4].

Несмотря на разделение хронологических и систематических регистров, они сочетают хронологические и систематические бухгалтерские записи.

По объему содержащихся сведений в бухгалтерском учете применяют регистры синтетического и аналитического учетов.

Для регистров синтетического учета характерно представление хозяйственных операций в обобщенном виде в денежной форме. Обобщение информации обычно производится по данным совокупности сгруппированных первичных учетных документов или вспомогательных ведомостей. В регистрах показываются суммы без пояснений и комментариев. К ним относят главную книгу,
журналы-ордера.

В регистрах аналитического учета ведется запись каждой отдельной хозяйственной операции с определенной полнотой, а где это необходимо, то наряду с денежным выражением и в натуральной форме (по готовой продукции, материальным ресурсам). В некоторых регистрах данные аналитического учета могут быть представлены в сгруппированном виде. Так, в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса» записи ведут в обобщенном виде по данным отчета кассира за день с кредита итоговых сумм корреспондирующих счетов.

В таких регистрах возможны пояснительные записи, раскрывающие содержание хозяйственных операций. Например, в карточке учета материалов типовой межотраслевой формы № М-17, являющейся регистром аналитического учета, представляются следующие детальные сведения: дата записи в карточке; номер документа, на основании которого выполнена запись по поступлению или отпуску вила материала; порядковый номер записи в карточке; от кого получено, кому отпущено; учетная единица измерения; марка, сорт, профиль, размер материала; номенклатурный номер материала. Примерами регистров аналитического учета могут служить инвентарные карточки группового учета основных средств, инвентарные карточки учета объекта основных средств, инвентарные книги учета объектов основных средств, карточки учета нематериальных активов, карточки аналитического учета затрат на производство по объектам калькулирования.

В используемых регистрах бухгалтерского учета могут сочетаться аналитические и синтетические записи. Тогда итоги записей в аналитическом учете используются для отражения в синтетическом учете. Так, в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведутся записи по каждому поставщику с отдельным отражением возникшей задолженности и ее погашением по датам и первичным документам (платежным поручениям, платежным требованиям) в суммовом выражении. Итоги журнала-ордера за месяц позволяют выполнить бухгалтерские проводки по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и вывести сальто по нему на первое число следующего месяца.

В зависимости от внешнего вида регистры бухгалтерского учета могут быть в виде бухгалтерских книг, карточек (свободных листов), ведомостей-
регистров. В бухгалтерских книгах документы, используемых для учетной регистрации, брошюруются (скрепляются между собой). Они могут быть также переплетены. Страницы книг нумеруются, на обороте последнего листа указывается общее число страниц, что подтверждается подписью главного бухгалтера организации и печатью. На первой странице книги указывается наименование организации, название регистра, отчетный год, за который будут произведены записи. Обычно в бухгалтерских книгах делают хронологические записи, выполняемые последовательно, без пропуска^[5]. Бухгалтерские книги используются для различных целей, представленных на рис. 2.

Рисунок 2 – Направления применения бухгалтерских книг^[6]

Для ведения аналитического учета используются кассовая книга типовой унифицированной формы № КО-4, инвентарная книга учета объектов основных средств типовой унифицированной формы № ОС-6, книга учета покупок, книга учета продаж.

Сверка данных оперативного и бухгалтерского учета осуществляется поданным сальдовой книги, составляемой на 1-е число каждого месяца на складах по укрупненным группам материально-производственных запасов в натуральном выражении, переводимом в бухгалтерии в денежные показатели. По данным складского учета ежемесячно производится сверка остатков по синтетическому счету 10 «Материалы».

Для сверки данных оперативного и бухгалтерского учетов используют также книгу (журнал) учета выданных доверенностей. Их под расписку получают лица, которым организация доверила право на получение материальных ценностей, отпущенных поставщиком по наряду, счету, договору, заказу или соглашению. По окончании месяца в бухгалтерии сверяют данные выданных
доверенностей и ценностей, полученных по доверенностям и оприходованных на складах.

Ведение хронологической записи в бухгалтерских книгах при простой форме бухгалтерского учета организуется на малых предприятиях. Для этого предназначена Книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности типовой формы № К-1. Она служит регистром аналитического и синтетического учетов, на основании которых определяют наличие имущества и их источников
на определенную дату и составляют бухгалтерскую (финансовую) отчетность.