Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Предоставление рекламных услуг.pdf

1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования в рамках данной работы является рекламное агентство ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А" предоставляет широкий спектр услуг на рынке рекламы. Компания успешно работает с 2001 года. Основными направлениями работы компании являются [1]:

- Разработка рекламных материалов;

- Разработка рекламных роликов;

- Разработка и производство рекламных буклетов;

- Производство баннеров;

- Адресная рассылка;

- Адресная доставка;

- Безадресная рассылка;

- Безадресная доставка.

- Доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

Безадресное и адресное распространение рекламной продукции (флаеров, газет, листовок, каталогов и т.д.) по почтовым ящикам является одним из самых эффективных и малобюджетных продвижений товаров и услуг.

Безадресная рассылка имеет огромные преимущества перед другими рекламными носителями:

- 99% контакта с потенциальным потребителем товаров или услуг;

- возможность размещения максимального количества информации на носителе;

- длительность воздействия рекламного сообщения на целевую аудиторию;

- возможность рекламного воздействия на целевую аудиторию по территориальной привязке;

- контроль количества тиража и качества безадресной доставки рекламной продукции по почтовым ящикам (совместные проверки)
внутренний контроль распространения рекламы нашей компанией
рекомендации наших клиентов;

- адресная доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

- адресная доставка (директ маркетинг) - доставка письма, рекламного носителя, газеты, каталога конкретному адресату и относится к прямому маркетингу. Позволяет осуществить прямое рекламное воздействие на определенную целевую аудиторию, в основе которого лежит индивидуальный подход к каждому получателю сообщения.

- реклама в коттеджных городках;

- все виды полиграфических услуг. Полиграфия - это неотъемлемым рекламно-информативный инструмент продвижения и развития бизнеса. Оригинальная визитка, информативный флаер или каталог с вашей продукцией - это то, что выгодно выделит предложение среди конкурентов. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» предоставляет услуги по печати визиток, листовок, флаеров, каталогов, газет, постеров, наклеек и т.д.

- наружная реклама;

- дизайн/фирменный стиль/брендинг;

- реклама на транспорте;

- реклама в метро.

Многолетний опыт и знания, имеющие огромную практическую основу, является гарантией успешной работы компании. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» приведена на рис.1.1.

Рис.1.1. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Как показано на рис.1.1, в структуру ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» входят 5 отделов, находящихся в подчинении генерального директора. Структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» является линейно-функциональной.

Рассмотрим основные функции подразделений рекламного агентства.

В функции специалиста по разработке входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. В состав данного отдела также входят 2 специалиста по информационным технологиям, в функции которых входит поддержка функционирования программного обеспечения указанного профиля.

Специалист по работе с клиентами курирует вопросы заключения договоров на реализацию продукции компании, а также вопросы доставки рекламных материалов (адресные и безадресные рассылки, рассылки по электронной почте).

Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки согласно заявкам от клиентов.

Бухгалтер-экономист проводит анализ эффективности работы рекламного агентства, определяет ценовую политику, бухгалтерский и налоговый учет.

В состав общего отдела входят:

- специалист по кадрам и делопроизводству;

- юрисконсульт;

- специалист административно-хозяйственной части.

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г. приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г.

Специалисты отделов рекламного агентства работают с первичной информацией (договора на изготовление, доставку, распространение продукции, платежные документы). Специалисты отделов, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальников отделов, которые готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора.

Информация, циркулирующая в системе ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

В данной работы был проведен анализ функционирования технологии работы специалиста экономического отдела рекламного агентства. Структура экономического отдела рекламного агентства приведена в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Функционал специалистов экономического отдела ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», представлен в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Перечень видов первичной информации ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Таким образом, как показано в таблице 1.3, большая часть первичной системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» поступает в неавтоматизированной форме. Далее специалисты отделов вводят поступившую информацию в базы данных программных комплексов предприятия, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel, так, например, в данном режиме обрабатывается информация о поступивших заявках на изготовление рекламных материалов.

В рамках данной работы мной было проведено изучения основных технологических задач в рамках функционирования автоматизированной системы предприятия, а также перспектив автоматизации технологий, выполняемых в ручном режиме. В таблице 1.4 приведен перечень автоматизированных задач в рамках технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Таблица 1.4.

Перечень автоматизированных задач технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Проведем анализ технологии работы менеджеров рекламного агентства в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.1.3.

Рис.1.3. Контекстная диаграмма

Как показано на рис.1.3, входящими информационными потоками в технологии работы менеджера по продажам являются:

- заявки клиентов на оказание услуг или приобретение продукции рекламного агентства;

- информация об оказываемых услугах или выпускаемой продукции;

- запросы отчетности от руководства рекламного агентства.

Результатной информацией в рамках данной технологии является:

- оформленные продажи, сформированная отчетность.

Диаграмма декомпозиции нулевого уровня представлена на рис.1.4.

Рис.1.4. Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Как показано на рис.1.4, основными подпроцессами технологии работы менеджера рекламного агентства являются:

- учет клиентов;

- учет продукции;

- учёт продаж;

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Учет клиентов» приведена на рис.1.5, процесса «учет продукции» - на рис.1.6, процесса «учет продаж» - на рис.1.7.

Рис.1.5. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рис.1.6. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продукции»

Рис.1.7. Диаграмма декомпозиции процесса «Учет продаж»

В ходе анализа бизнес-процессов в технологии работы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» были выявлены следующие проблемы:

- отсутствие структурированной информации о предложениях услуг и продукции рекламного агентства приводит к увеличению временных затрат на поиск оптимального предложения для клиентов, увеличению вероятности ошибки персонала вследствие влияния человеческого фактора;

- отсутствует структурированная информация о реализованной продукции рекламного агентства, что не дает возможности проведения анализа себестоимости продукции и объемов продаж;

- отсутствие единой картотеки контрагентов приводит увеличению временных затрат на поиск реквизитов для заполнения документов.

Автоматизация вышеуказанных процессов позволит оптимизировать деятельность менеджеров рекламного агентства.

Оптимизация технологии системы менеджеров рекламного агентства ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» связана с внедрением автоматизированной системы. Проведем декомпозицию бизнес-процессов в методологии IDEF0 «Как должно быть». Контекстная диаграмма приведена на рис.1.8, диаграмма декомпозиции нулевого уровня – на рис.1.9.