Файл: Проектный контроллинг (Система управления проектами. Проектный контроллинг).pdf

В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, но самые распространенные так называемая основная и расширенного управления.

Менеджером проекта является представитель заказчика, любая фирма-участник. Менеджер проекта не несет финансовой ответственности за принимаемые решения. Он отвечает за координацию и управление разработкой и реализацией проекта, в контрактные отношения с другими участниками проекта (кроме заказчика) не вступает. Преимущество основной системы заключается в объективности менеджера, недостаток - в том, что за проект отвечает заказчик.

Менеджер проекта несет ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Он обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним и участниками в пределах фиксированной цены. Менеджером проекта может быть подрядная или консалтинговая фирма (в отдельных случаях - инжиниринговая). Менеджер управляет проектом, координирует процессы снабжения и работы по инжинирингу. Отвечает за проект подрядчик. Разновидностью системы расширенного управления является система "под ключ", когда менеджером проекта является проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт "под ключ" с объявленной стоимостью проекта. [14, с. 8-9].

1.3 Проектный контроллинг

Управление – это процесс, который неразрывно связан с существованием хозяйствующего субъекта и самым непосредственным образом влияет на его развитие. Управление хозяйствующим субъектом в зависимости от вида его деятельности будет различаться в том или ином случае, а также носить определенные характерные черты, присущие конкретной области. В данной статье рассматривается такой вид хозяйствующих субъектов, как проектные организации, институты, и особенности управления всеми взаимосвязанными процессами, протекающими вследствие их деятельности.

Проектные организации, институты можно отнести к тому виду хозяйствующих субъектов, которые занимают особое место в развитии экономики региона, их непосредственной деятельности и деятельности их контрагентов. Проектные институты выполняют работы по проектированию объектов железнодорожного транспорта, проводят инженерные изыскания в строительстве, проектируют объекты промышленного и гражданского строительства. Таким образом, развитие проектной организации напрямую влияет на развитие региона. Вследствие этого важным является вопрос о рассмотрении тех процессов, которые протекают в самой организации, обращая при этом внимание не только на производственную сторону процесса проектирования, заключающегося в использовании новейших технологий, но и на управленческий процесс, от которого зависит по какому вектору развития пойдет проектная организация. Особенно важным становится вопрос об эффективном управлении проектами – составлении бюджетов проектов, что позволяет организации детально рассматривать возникающие проблемы и максимально точно принимать соответствующие управленческие решения.

Развитие проектных организаций находит свое отражение в положительном влиянии на развитие региона. Чаще всего проектные институты выполняют полный комплекс проектно-изыскательских работ, начиная от технико-экономического обоснования инвестиций и сбора (совместно с заказчиком) исходных данных и заканчивая выдачей готовых проектных решений по различным профилям деятельности, сопровождением в Государственной экспертизе проектной документации и авторским надзором за ходом строительства [3, с.101]. Продукцией проектного института является проектная документация, а также сопутствующие услуги. В соответствии со ст. 48 Градостроительного Кодекса РФ «проектная документация представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта» [2, с.15]. Все вышесказанное позволяет удостовериться в том, что продукция проектной организации весьма специфична, а значит, и все процессы, протекающие на предприятии для получения готового проекта, носят определенные специфичные черты.

Особенности создания проектной продукции заключаются в следующем:

а) создание проекта начинается с получения от заказчика исходной информации об объекте. Также производится комплекс проектно- изыскательских работ. Таким образом, информация выступает как главный ресурс для «производства» продукции – готового проекта;

б) организация, осуществляющая подготовку проектной документации, вправе самостоятельно выполнять все виды работ, и вправе привлекать для отдельных видов работ другое лицо (субподрядчика). Таким образом, проектная организация сталкивается с проблемой качественного взаимодействия, качественного выполнения отдельных видов работ;

в) создание проекта носит временные рамки – заказчиком устанавливаются сроки сдачи проектной документации;

г) стоимость проектных работ устанавливается и закрепляется подписанным обеими сторонами (заказчиком и проектировщиком) договором на выполнение определенного вида работ. Таким образом, становится актуальным вопрос об эффективном управлении проектной организацией, где эффективность выполняемых видов работ находит самое непосредственное отражение в финансово-экономических показателях деятельности организации. На современном этапе развития экономических отношений многие крупные организации в качестве базы для принятия управленческих решений используют систему бюджетирования.

«Бюджетирование – это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов от- дельных подразделений с целью определения их финансовых затрат и результатов» [3, с.154]. Увеличение информационных потоков, усложнение хозяйственных процессов обусловило присутствие системы контроллинга, которая в качестве главного инструмента использует систему бюджетирования, а также другие информационные ресурсы предприятия, которые позволяют всесторонне оценить ситуацию на предприятии. Контроллинг подразумевает собой «концепцию управления, направленную на устойчивое развитие, своевременное устранение узких мест функционирования организации, содействующую достижению поставленных целей с учетом условий и ограничений внешней и внутренней среды организации, а также интегрирующую контроль в процесс реализации основных функций управления» [4, с.55].

В рамках все возрастающей неопределенности внешней среды для проектной организации все более актуальным становится вопрос о применении не только системы бюджетирования в целом для предприятия, но и составление бюджета для каждого проекта как инструмента управления стоимостными и временными характеристиками проекта. Такой подход позволит менеджеру проекта контролировать весь процесс его создания, т.е. становится возможным координировать не только производственные, но и финансовые показатели проекта. Сложность управления проектом вытекает из выше перечисленных особенностей создания проектной продукции. Выполнение отдельного вида работ через субподряд несет определенные риски для организации. Основной проблемой в этом случае становится качественное выполнение и сдача работ в установленные сроки. В случае срывов сроков сдачи работ субподрядчиком проектная организация несет ответственность перед заказчиком, возникает возможность выставления штрафных санкций. При некачественном выполнении работ возникает риск некачественного выполнения проекта в целом, так как достоверная информация выступает главным ресурсом в проектировании. Это также может вызвать конфликтные ситуации с заказчиком, что отрицательно скажется на репутации проектной организации, и как следствие возникает риск упущенной выгоды. Также для проектной организации возникает риск невыполнения плановых показателей финансово-экономической деятельности предприятия, так как прямых рычагов управления субподрядными работами нет. Это усложняет процесс управления предприятием в целом. Однако тщательный и качественный выбор субподрядчика положительно сказывается на проектировании объектов, так как позволяет высвободить работников для выполнения других более значимых задач, а также при выполнении сложных проектов в сжатые сроки – выполнить все работы в установленные временные рамки. При определении стоимости проекта необходимо максимально точно определить трудозатраты, так как оплата труда является основной затратной частью сметы. Также необходимо установить процент накладных расходов, которые распределяются на проект.

Это позволит на начальном этапе определить экономическую эффективность проекта, целесообразность заключения договора с заказчиком на его выполнение. При создании бюджетов проектов на предприятии станут присутствовать два контура бюджетов: общий бюджет предприятия, отражающий основные финансово-экономические характеристики предприятия, и бюджета проектов, детально отражающие процесс создания проектной продукции.

Таким образом, произойдет некое делегирование полномочий между высшим руководством и менеджерами проектов. Высшее руководство определяет вектор развития предприятия, что отражается в планировании деятельности и составлении сводного бюджета организации. Менеджеры проектов, опираясь на поставленные цели и задачи, смогут более качественно управлять проектами исходя из бюджетов проектов. Таким образом, детализация бюджетирования до уровня проекта расширит функции контроллинга, так как позволит более точно выявлять проблемные места и применять комплекс мер для их устранения. Пообъектное бюджетирование позволит планировать процесс хозяйственной деятельности проектной организации, начиная с самых начальных ступеней создания проектной документации. Благодаря данному подходу станет возможным более точно и полно отражать картину производственного процесса, что в свою очередь положительно скажется на эффективном принятии управленческих решений.

Глава 2 Практические аспекты проектного контроллинга на примере ИПИИ «Иркутскжелдорпроект»

2.1 Общая характеристика ИПИИ «Иркутскжелдорпроект»

Иркутский проектно-изыскательский институт «Иркутскжелдорпроект» — филиал АО «Росжелдорпроект» — является одним из ведущих проектных институтов в отрасли в регионе. В институте созданы мощнейшая производственная база и кадровый потенциал, собран богатый арсенал технологий проектирования. Сотрудники института регулярно проходят обучение новым технологиям. Сегодня в институте трудятся более 500 проектировщиков и изыскателей самого высокого профессионального уровня. Среди них люди, имеющие высокие звания «Заслуженный строитель», «Заслуженный геодезист», «Почетный железнодорожник». Немало в коллективе сотрудников, имеющих ученую степень. Специалисты «Иркутскжелдорпроект» способны выполнить полный комплекс проектно-изыскательских работ в любых геолого-климатических условиях, районах распространения специфических грунтов, развития опасных природных процессов, сейсмической активности.

За 75 лет работы институт превратился в крупное мультифункциональное предприятие. По его проектам сегодня строится и реконструируется не только вся железнодорожная инфраструктура Восточной Сибири, но и многие социально значимые объекты в городах Иркутской области. В арсенале наших проектов — послевоенное строительство Транссиба от Иркутска до Слюдянки, Байкало-Амурская магистраль, Северомуйский тоннель.

Институт выполняет полный комплекс проектно-изыскательских работ, начиная от технико-экономического обоснования инвестиций и сбора (совместно с заказчиком) исходных данных и заканчивая выдачей готовых проектных решений по различным профилям деятельности, сопровождением в Государственной экспертизе проектной документации и авторским надзором за ходом строительства.

ПИИ «Иркутскжелдорпроект» развивает и поддерживает партнерские отношения с российскими и зарубежными компаниями. Среди заказчиков института — администрация Иркутской области, городов Иркутска и Ангарска, Коршуновский ГОК, Богучанский и Тайшетский алюминиевые заводы, Иркутскэнерго и другие. Расширяются производственные контакты с Красноярской, Забайкальской, Дальневосточной, Московской железными дорогами. Положено начало совместных работ с коллегами из Монголии. Несмотря на внушительный перечень серьезных заказчиков, все же основная деятельность «Иркутскжелдорпроекта» связана с Восточно-Сибирской железной дорогой.

Благодаря взаимопониманию с заказчиками «Иркутскжелдорпроект» занимает лидирующее место среди подобных организаций по объему заказов и видам работ.

Из-за возрастающих с каждым годом требований заказчиков, институту «Иркутскжелдорпроект» необходимо не просто идти в ногу со временем, а быть всегда на острие перемен, используя новейшие технологии изыскания и проектирования. Так отдел разработки программного обеспечения и информационных систем филиала «Иркутскжелдорпроект» занимается созданием программного комплекса САПР КРП — специализированного ПО для выполнения проектов капитального ремонта железнодорожных путей.

Данный комплекс применяется в большинстве филиалах Общества, что позволяет повысить эффективность и качество выполнения изыскательских и проектных работ. Также данное подразделение филиала «Иркутскжелдорпроект» участвовало в создании «Комплексной системы пространственных данных инфраструктуры железнодорожного транспорта» КСПД ИЖТ.