Файл: Разработка регламента выполнения процесса.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Настоящий Регламент предназначен для регулирования и регламентирования деятельности участников бюджетного процесса при планировании, анализе и контроле исполнения бюджета МП.

Регламент определяет основы бюджетного процесса МП, основания возникновения и виды ответственности для участников бюджетного процесса.

Настоящим Регламентом устанавливается состав данных, необходимых для формирования бюджета, порядок их предоставления, принципы учета и обработки плановой и отчетной информации, права и обязанности участников бюджетного процесса.

Как известно, бюджетирование — это производственно-финансовое планирование деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия, а также бюджетов отдельных подразделений с целью определения их финансовых затрат и результатов. Назначение бюджетирования на предприятии заключается в том, что это основа планирования и принятия управленческих решений на предприятии, оценки всех аспектов финансовой состоятельности предприятия, контроля и управления материальными и денежными ресурсами предприятия, укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам предприятия в целом и собственникам его капитала.

На каждом предприятии может быть своя специфика бюджетирования в зависимости как от объекта финансового планирования, так и от системы финансовых и нефинансовых целей. Поэтому, говоря о назначении бюджетирования, необходимо помнить, что в каждой компании в качестве управленческой технологии оно может преследовать свои собственные цели и использовать свои собственные средства, свой инструментарий.

Формальный подход к выделению и регламентации процессов приводит к созданию массы не работающих на практике, не нужных работникам документов.

Для успешного выполнения проектов описания и регламентации процессов необходимо выбрать (разработать) методику и подобрать программный инструмент для описания и последующего документирования процессов.

Наличие в компании эффективной методики регламентации и квалифицированных сотрудников, применяющих ее на практике, является важнейшим фактором успеха проекта.

Обычно в организации  документы, регламентирующие деятельность, создаются бессистемно, под влиянием возникшей потребности.

Цель исследования: исследовать и проанализировать разработку регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов». 

---

Объектом исследования является процесс «Разработка бюджетов». 

Задачи исследования:

- рассмотреть теоретические особенности разработки регламента выполнения процессов;

-изучить разработку, порядок составления регламентов

- изучить процессный подход в бизнес-системе;

- проанализировать разработку Модели процесса "Разработка бюджета";

- рассмотреть преимущества и недостатки регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов».

Методы исследования: аналитический, методологический, информационный.

Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка литературы.

1 Глава. Теоретические особенности разработки регламента выполнения процессов

1.1. Разработка, порядок составления регламентов

Поставленная задача по реструктуризации предприятия заключалась в разработке и внедрению плана мероприятий, направленных на оптимизацию производственной деятельности и документообороту в целом. Особое внимание на начальном этапе уделялось «высвеченным» проблемам через программу ОРГО, проблемы прорабатывались и по ним составлялись регламенты, которые вводились приказами ген директора и после их отработанного действия переходили в разряд СТП.

Целью внедрения регламентов является переход предприятия от практики неформализованного функционирования к формализованному способу управления на основании директивно-отчетного документооборота.

Регламент состоит из 3-х частей (в порядке составления):

описание документооборота и оборота материальных ценностей (бизнес – процесс) описание текстовое порядок выполнение действий с привязкой по времени

Основой разработки регламента служит первая часть «описание документооборота и оборота материальных ценностей». На разработку и согласование данной части приходится порядка 90% времени. Эта часть делится на несколько заходов:

Нужно обойти всех участников и определить входящие и исходящие потоки определенного процесса, который описывается

---

Составить целостную картину процесса взаимоотношений(первую версию) – это основа.[2]

Согласовать первую версию и внести изменения.

Иногда, когда участников достаточно много, число версий может достигать до 5 и окончательное решение о «верной» принимается на собрании всех участников. В случае разногласии между участниками решение принимается разработчиком с соответствующими изменениями по функциям участников, которые вводятся через приказ директора (зама по соответствующему направлению).

Применение директивно-отчетного документооборота сводится к тому, что любое действие на предприятии должно осуществляться в связи с некоторым основанием. Например, рабочий выполняет свою работу на основании задания мастера или диспетчера, конструкторский отдел разрабатывает документацию на основании технического задания главного инженера, кладовщик принимает товар на склад на основании накладной, а отпускает на основании требования и т.д. Тогда работу предприятия можно представить как цепь последовательных действий, отраженных в последовательности документарных оснований или директивных документов. С другой стороны, выполнение каждого действия порождает отчетный документ о результате, что, в свою очередь, создает цепь отчетных документов о выполнении действий на основании директивных документов.

Таким образом, выполнение работ предприятием представляет собой последовательность действий, и сопряженные с ней две последовательности документов – директивных и отчетных.

При таком способе организации и осуществления делопроизводства каждый фрагмент работы становится заранее спланированным по основанию и времени и предсказуемым по ожидаемому результату, а исполнение каждого фрагмента оказывается отраженным в отчетном документе. Сопоставление момента возникновения и содержания результата по директивным документам и фактическим моментом времени и фактическим содержанием исполнения по отчетному документу позволяет отслеживать выполнение работы непосредственно на каждом шаге, что обеспечивает качественно иной уровень, как обзора прохождения работы, так и оперативности принятия решений и выполнении корректирующих действий.[4]

Применение директивно-отчетного документооборота связано с выполнением условия предварительности, т.е. любая работа, подлежащая исполнению, должна быть предварительно спланирована и описана в виде сценария, т.е. в виде последовательности выполнения фрагментов работы, каждый из которых имеет собственное смысловое содержание и ожидаемый результат. Сценарий делопроизводства порождает последовательность директивных документов, что в свою очередь вызывает цепь отчетных документов о полученных результатах.

---

Существование предприятия связано с необходимостью решения разнообразных задач. Например, предприятию необходимо обеспечить себя сырьем, подготовить производство, подготовить документацию, произвести выпуск продукции, обеспечить сбыт продукции т.д. Каждая из перечисленных задач требует выполнения ряда действий, приводящих к ее решению.

Например, для решения задачи по снабжению предприятия необходимо найти поставщика, проверить качество предлагаемой продукции, заключить договор с поставщиком, осуществить оплату, при необходимости взять кредит, переместить сырье на предприятие, осуществить складирование, выполнить обработку первичной документации, оприходовать сырье и т.д.

Решение задачи по снабжению сводится к выполнению ряда действий, объединенных общим сценарием. В случае решения задачи снабжения такими действиями являются: поиск поставщика, проверка качества сырья и т.д., а результатами выполнения этих действий, или событиями, являются – найденный поставщик, подтвержденное качество сырья, заключенный с поставщиком договор и т.д.

Очевидно, что сценарий деятельности, т.е. последовательность действий, зависит от содержания событий. Например, качество сырья можно определить только после того, как поставщик найден; оплатить сырье можно после того, как определена цена и условия поставки и т.д. Т.е. ближайшие событие в отношении другого выполняет роль основания, следствия или условия, при выполнении которого другое событие может произойти. В связи с этим, сценарий деятельности, направленный на решение конкретной задачи, можно рассматривать как алгоритм. Каждой задаче соответствует свой собственный сценарий, который может быть описан как алгоритм, в котором заранее установлены определенные причинно-следственные или логические отношения между действиями.

Смысл кризисного управления заключается в контроле каждого ее промежуточного результата и в контроле за соблюдением предварительно составленного алгоритма выполнения всей работы в целом и как следствие в контроле окончательного результата.[5] 

1.2. Процессный подход в бизнес-системе

Процессный подход к организации управления бизнесом сегодня является одним из реальных способов, позволяющих существенно улучшить основные показатели предприятия, повысить его конкурентоспособность и снизить издержки. Процесс определяется как последовательность операций, заканчивающаяся результатом.

---

Процессы объективно существуют в любой системе, в том числе в любой бизнес-системе (на предприятиях, в организациях, в компаниях). Они могут быть строго регламентированы, например, на предприятиях, связанных с производством больших объемов продукции.

Процессы, ориентированные на индивидуальное обслуживание небольших групп клиентов, могут быть более гибкими.

Процессы, связанные с производством и его технологией, разрабатывались целенаправленно и в последующем донастраивались и оптимизировались, но во многих других сферах деятельности процессы развивались эволюционно,через традиции и опыт, так что зачастую организация даже не осознавала, что они у нее есть.

В конце 80-х - начале 90-х годов большинство компаний попали в полосу серьезных, порой драматических изменений, связанных с глобализацией рынка и устранением многих привычных препятствий для дистрибуции товаров и услуг. Это вынудило их пересмотреть привычный ход выполнения операций и, возможно, впервые осознанно задуматься, что же такое бизнес-процессы и как ими эффективно управлять. Как писал М. Хаммер: <Пришло время процессов>.

К этому же времени относится зарождение концепции реинжиниринга бизнес-процессов (BPR). Известно множество подходов к реинжинирингу, или (теперь принято использовать более <спокойные> термины) к совершен-стованию и оптимизации процессов. Однако ясно, что при использовании любого подхода необходимо прежде всего понять существующий процесс: как он устроен и как он работает. Так появилось моделирование бизнес-процессов - деятельность, связанная с идентификацией, документированием и анализом бизнес-процессов.[9]

Итак, что такое <бизнес-процесс> и что такое <моделирование бизнеса> вообще и <моделирование бизнес-процессов> в частности?

Бизнес-процесс - набор определенных операций, который приводит к результату, имеющему ценность для потребителя.

Моделирование процессов - документирование, анализ и разработка структуры бизнес-процессов, их взаимосвязей с ресурсами, необходимыми для выполнения процессов, и среды, где эти процессы будут использованы. Что такое <моделирование бизнеса>, будет объяснено чуть ниже. Как только модель бизнес-процесса <как есть> получена, можно с помощью различных аналитических методов проверить, насколько процесс оптимален и рентабелен, насколько каждая выполняемая операция оправдывает затраты и какой приносит доход (или же она является лишь бюрократической процедурой и просто отнимает время и деньги).

---