Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Управление документооборотом" (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Введение

Целью курсовой работы является обоснование проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление докуметооборотом». Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях рынка услуг, эффективная деятельность предприятия предоставляющего услуги возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, уменьшить количество времени, затрачиваемое на контроль версионности, повысить клиентоориентированность.

К числу задач, решаемых в курсовой работе можно отнести:

• изучение предметной области и выявление недостатков существующей организации обработки информации, определяющих необходимость разработки данного проекта;
• разработку постановки задачи;
• обоснование выбора основных проектных решений;
• разработку всех видов обеспечивающих подсистем;

К числу вопросов, которые будут рассматриваться в данной курсовой работе, можно отнести:

1. Какова цель автоматизации текущего IT-решения?
2. Какие преимущества имеет текущая разработка IT-решения?
3. Какие риски несет внедрение данного IT-решения?
4. Какая входная информация используется для данного IT-решения?
5. Какие требования к информационной безопасности IT-решение должно соблюдать?

Глава 1

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В качестве проектируемой ИС выбрана ИС «Проектная деятельность»

Разработка ИС «Проектная деятельность» будет производиться на предприятии «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН»

Входные информационные потоки – согласованные документы технического характера (инструкции администратора, руководства администратора, руководства пользователя, тест-кейсы, программы и методики испытаний информационных систем, заявки на создание проекта, заявки на отсрочку проекта, заявки на изменение параметров проекта).

Выходные информационные потоки – актуальная документация по испытываемым проектам.

Важность задачи для предприятия - так как «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН» является предприятием, занимающимся в основном проектной деятельностью и информационным технологиями, наличие актуальной документации для имеющихся информационных систем является влияющим критерием для реализации IT – проекта.

Задействованные в решении специалисты - для решения поставленной задачи задействован технический писатель и разработчик Lotus Script, архитектор Lotus Script

Входные документы – заявки, инструкции

Результативные документы - карточка проекта с набором актуальной документацией

Исполнители на этапах реализации:

• Планирование - планировщик и постановщик задач
• Проектирование - архитектор и разработчик
• Разработка - архитектор и разработки
• Тестирование и документирование - тестироващик и разработчик
• Испытания и отладка – тестироващик и разработки
• Реализация – тестировщик
• Эксплуатация – администратор, архитектор и разработчик
• Исполнители по задачам действуют по внутренним регламентам, разработанным в а/п Домодедово

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

На текущий момент на предприятии ООО «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН» используется несколько систем, относящихся к документообороту. Наиболее ярко выраженная проблема данных ИС это процесс согласования.

Рис.1 Общая схема процесса попадание документа в согласование

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота заявки на проект

Рис.2. Схема согласования документа

Потоки информации в среднем за год:

Таблица 1. Потоки информации в среднем за год

Основные недостатки существующих методов управления документооборотом - их не структурированность, зачастую ИС, отвечающие за документооборот либо слишком простые, либо слишком сложные при обращении, а также, если сравнивать с внешней разработкой, не ориентированы на определенную область предприятия и трудно интегрируемы.

Основные недостатки, которые будут рассматриваться в данной курсовой работе – трудности согласования документа, в следствие неактуальности какой-либо информации в исходном документе.

Планируемые эффект – упрощение процесса согласования, ускорение движения потока документов.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение для разрабатываемой системы включает в себя:

• Справочники
• Документы (проекты)

Для ИС «Проектная деятельность» будет использоваться внутренний справочник

В справочниках содержится информация по виду / категории проекта, ролям в проекте, шаблонам отчетов и сторонам рабочей группы.

Использование внутреннего справочника позволит упростить процесс заполнения входных документов, а также реализовать систему пересчета в случае, если в справочнике поменяется информация. В комплексе такое решение улучшит процесс подготовки документа к согласованию, и в процессе согласования будет возникать меньше проблем (таких как неактуальная должность).

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве программного обеспечения будет использоваться Lotus Domino и ОС семейства Windows.

Критериями выбора ПО, установленного на ПК пользователей, является максимальная минимизация времени процесса описание заявки/неисправности пользователей и отправки заявки используя корпоративную почту компании. Для запуска этой программы на компьютере пользователя должна быть также установлена ОС, поддерживающая запуск данного приложения.

Согласно корпоративным стандартам в качестве ОС используется Windows 7 x64, так как Windows XP более не поддерживается.

При выборе ОС под данную доработку выбирался MS Windows Server 2008, ввиду того, что данный вид серверного ОС не сильно требовательно к ресурсам.

Для серверной части выбрана СУБД Oracle 10 и выше, так как она уже используется во всех аналогичных IT-решениях, связанных с документооборотом. Также ее легче будет интегрировать с другими ИС.

Для функционирования разработанного IT-решения потребуются следующие элементы технического обеспечения:

ПК-сервер - сервер, на котором будет разворачиваться база данных

ПК пользователя - рабочая станция пользователя, который будет работать с IT-решением

Почтовый сервер - сервер, обрабатывающий сообщения от пользователей

Элементы организации ЛВС - основные элементы ЛВС (коммутаторы, маршрутизаторы) необходимые для организации корпоративной сети.

Для каждого из элементов ТО существуют критерии выбора, для сервера они наиболее жесткие, так как сервер должен отвечать стандартам корпоративной безопасности предприятия. Решающую роль будет иметь отказоустойчивость.

Для реализации хотя бы одно из этих требований, архитектура IT-решения должна быть построена таким образом, чтобы в случае отказа одного из серверов система переключалась на резервный сервер без потерь во времени.

Требования к ПК пользователя.

Согласно корпоративным стандартам, минимальные требования к рабочей станции выглядят следующим образом:

• Материнская плата: Производства ASUS или Gigabyte, Чипсет Intel Z серии не ниже Z87, Наличие слотов PCI-Express X16 не менее 3х. С возможностью установки плат, занимающих 3 слота для первого порта и 1 слот для остальных. Форм-фактор ATX.
• Процессор: не ниже Intel Core i7 3820 (3,5Ghz); Частота не ниже 3,5 Ghz. Общее требование - старший в линейке процессоров для платформы LGA1150
• Оперативная память: 16 GB DDR 3 (1600Mhz) в конфигурации 2x8GB
• Видеоадаптер Основной: не ниже Nvidia GTX 670, количество поддерживаемых мониторов не менее 4х, TDP не более 200 Ватт. Количество видеопамяти не менее 2048Mb GDDR5;
• Блок питания: не менее 750 Вт; Стандарта 80 Bronze и выше
• SSD не менее 256 GB, тип MLC
• Сетевой адаптер: 1 Гбит/с.

Почтовый сервер - выбор нецелесообразен, для данного IT-решения используется встроенный почтовый сервер Lotus Domino

Для средств организации ЛВС критерием выбора будет тип кабеля и пропускная способность. На данный момент используется LAN 1Гб/с

Разработка и проектирование ИС

Разработка будет проводиться во встроенном ПО LOTUS DESIGNER.

Критерий выбора – данное ПО выбрано в связи с тем, что большинство ИС на предприятии разработаны на платформе LN.

Глава 2

2.1. Информационная модель и её описание

Для отображения функциональных возможностей ИС построена информационная модель ИС, рис.3.

Как видно из схемы ИС «Проектная деятельность» делится на 3 вида документа:

1. Справочники
2. Заявки
3. Карточка проекта

Пользователь, в лице Руководителя проекта, через экранные формы может создавать / редактировать заявки и карточки проектов, а также строить отчеты.

Рис.3. Информационная модель ИС «Проектная деятельность»

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для отображения входной и оперативной информации построена общая схема ИС, рис.4.

Рис.4. Общая схема ИС

Входом в процесс работы ИС является заявка на создание проекта.

По кнопке «Заявка на проект» в основном меню ИС, пользователь создает карточку заявки на проект, рис.5:

Рис.5 Экранная форма Заявки на создание проекта.

Пользователь должен заполнить следующие поля:

Таблица №3 Входные данные заявки на создание проекта

Таблица №4 Заявка на создание проекта, экранная форма (схематично)

Содержание