Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации).pdf

Введение

База данных является важнейшей составной частью информационных систем, которые предназначены для хранения и обработки информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги. Развитие средств вычислительной техники обеспечило возможность для создания и широкого использования автоматизированных информационных систем. Разрабатываются информационные системы для обслуживания различных систем деятельности, системы управления хозяйственными и техническими объектами, модельные комплексы для научных исследований, системы автоматизации проектирования и производства, всевозможные тренажеры и обучающие системы.

Актуальность данной работы состоит в том, что использование базы данных в сфере торговли способно облегчить учет поставок товаров на склад и позволит в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Также созданная база данных даст возможность в любой форме и в короткие промежутки времени ориентироваться в огромной массе информации. Использование программы значительно упрощает и ускоряет работу сотрудников магазина, тем самым экономя их рабочее время. Также позволяет клиентам узнать интересующую их информацию о товарном ассортименте магазина.

Целью данной курсовой работы является создание базы данных для автоматизации работы в сфере продажи.

Для достижения цели потребуется выполнить следующие задачи:

1. Изучить основные возможности Microsoft Access
2. Собрать и проанализировать полученные данные о работе в сфере продажи, разделить их на отдельные группы, из которых и будет состоять вся база данных;
3. Определить инструменты, которыми можно воспользоваться для лучшей автоматизации предприятия;
4. Разработать вариант базы данных на бумаге с указанием всех задач,
5. Создать базу данных в электронном виде с использованием таблиц, отчетов и запросов.

1. Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Задача современных систем автоматизации продаж – предоставить менеджеру по продажам возможность в рамках системы решить все возникающие у него профессиональные вопросы и осуществить все необходимые действия. Система должна стать единым интерфейсом для менеджера и верным спутником в работе. За счет этого эффективность его работы должна существенно увеличиться. Диапазон функций, необходимых менеджеру по продажам, может быть очень широк – начиная с простого управления календарем и планирования задач и заканчивая информированием менеджера о ключевых клиентских событиях в режиме реального времени. Вне зависимости от производителя все системы в этой области решают определенный набор задач.

Системы автоматизации продаж – это технология поддержки основных функциональных возможностей продаж, включая обработку заказов, управление контактами, обмен информацией, контроль запасов, отслеживание заказов, управление клиентами, анализ прогнозов продаж и оценку эффективности сотрудников. Система наблюдает за тем, чтобы пользователь стал более эффективным и продуктивным при выполнении административных задач из-за быстрого и точного извлечения информации.

На эти системы, как правило, возлагаются следующие функции:

• ведение календаря событий и планирование работы; управление контактами (благодаря ему ни один важный звонок или личное обращение не будут пропущены);
• работа с клиентами (каждый клиент будет обслужен на высочайшем уровне, благодаря зафиксированной истории взаимодействия с ним);
• мониторинг потенциальных продаж (ни одна потенциальная возможность не будет упущена, каким бы плотным не было расписание сотрудника);
• поточная организация продаж (эффективное управление циклом продаж);
• повышение точности прогнозов продаж;
• автоматическая подготовка коммерческих предложений (освобождает сотрудников от рутинной работы);
• предоставление информации о ценах;
• автоматическое обновление данных о размере бонуса в зависимости от выполнения поставленных задач;
• предоставление актуальной информации о состоянии дел в региональных представительствах;
• формирование отчетов (эффективный инструментарий автоматического создания отчетов по результатам деятельности);
• организация продаж по телефону (создание и распределение списка потенциальных клиентов, автоматический набор номера, регистрация звонков, прием заказов).

Функциональный прототип систем автоматизации продаж является полезным, особенно для торговых представителей. Эта работа может быть дополнительно расширена систем и интеграции SFA в другие системы, используемые организацией.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим контекстную диаграмму текущих бизнес-процессов компании по организации продаж. К управляющим документам, которые регламентируют деятельность предприятия, можно отнести:

• законодательство РФ;
• техническую документацию.

К механизмам можно отнести:

• персонал;
• материально-технические средства.

На вход поступают:

• денежные средства;
• потребности клиентов;
• сырье, материалы и готовая продукция (со склада).

На выходе можно увидеть:

• денежные средства;
• готовая продукция (клиентам).

Рисунок 1 – Процесс «Организация продаж»

Декомпозиция блока «Организация продаж» представлена на рисунке 2. Процесс декомпозируется на четыре процесса:

• принятие заказа;
• подбор;
• оплата;
• отправка.

Рисунок 2 – Декомпозиция процесса «Организация продаж»

1.3. Характеристика документооборота

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Рисунок 3 – Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация – исполнение – согласование – утверждение – регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

На основе анализа текущих бизнес-процессов и принципам маркетинга торговая компания должна обладать различными функциями, разделенными по уровню доступа. Для клиентов компании:

• формирование заказов;
• приём оплаты;
• расчёт доставки.

Для администраторов и менеджеров:

• создание/редактирование/удаление номенклатуры;
• расчёт финансовых показателей;
• ведение базы данных клиентов.

Анализ существующих бизнес-процессов выявил низкую эффективность организации продаж из-за отсутствия:

• системы учёта клиентов;
• системы ведения заказов;
• системы информирования клиентов о деятельности компании, предоставляемых услугах и товаров.

Для того чтобы избежать потери потенциальных покупателей и увеличить эффективность предприятия, необходимо разработать информационную систему, со следующими функциональными возможностями:

Для пользователей интернет-магазина:

• формирование заказов;
• приём оплаты;
• расчёт доставки.

Для администраторов и менеджеров:

• создание/редактирование/удаление номенклатуры;
• расчёт финансовых показателей;
• ведение базы данных клиентов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Исследования выявили несколько возможных средств, которые могут быть использованы при создании разрабатываемой АИС. В их число вошли такие среды разработки, как Microsoft Excel и Microsoft Access из пакета Microsoft Office, 1С, MS SQL.

В крупных проектах, как правило, используются такие среды, как 1С и MS SQL, рассчитанные на большие компании, способные работать с несколькими сотнями клиентов одновременно, обрабатывая большие потоки информации. Но эти системы, вместе со своими большими достоинствами, имеют небольшой недостаток – лицензия даже на одного клиента имеет высокую стоимость.

Количество пользователей АИС «Продажи» не предполагается достаточно большим, а также количество обрабатываемой информации не столь велико, чтобы использовать мощные среды разработки. Оплачиваемый продукт не будет окупаться, так как слишком дорог для поставленной задачи. Кроме того, для обслуживания 1С и MS SQL необходим специальный персонал.

Сложность обучения пользования данными продуктами персонала, также имеет значение. Достаточно большое количество обучающей литературы требует дополнительного времени работников для ее изучения. И поэтому выбор пал на пакет Microsoft Office. Он включает в себя два продукта, которые могут быть использованы для создания базы данных. Сравнив их между собой, увидим, что Excel, несмотря на свою низкую стоимость и простоту использования, имеет ряд недостатков в сравнении с Access. Например, отсутствие защиты ключом, сложность использования более чем одним человеком, а также, неудобство работы с данными в текстовом формате, так как изначально программа была нацелена на табличную обработку цифровой информации.

Плюсы Access:

• удобный интерфейс как для программиста, так и для простого пользователя ПК;
• создание экранных форм;
• большой выбор функциональных возможностей, которые предоставляют Мастера (Wizard);
• хранение информации в едином файле, что позволяет не просматривать каталоги в поисках необходимого файла;
• достаточно большое количество литературы для программиста (некоторые среды не имеют документации на русском языке);
• высокая надежность сохранности информации при пользовании небольшим количеством клиентов;
• OLE (Object Linking and Embedding) при помощи которого можно связывать компоненты MS в Access.

Широкий диапазон возможностей, который предоставляет Access и который наиболее подходит под заданные требования, заставляет делать выбор в его пользу.