Файл: Проектирование реализации операции бизнес-процесса  "Управление документооборотом".pdf

• Увеличение времени на обработку и формирование сопроводительных документов и отчетов.
• Затруднение поиска документов в журнале учета.
• Усложнение контроля выданной в прокат видеопродукции.
• Некорректный учет проданной и выданной в прокат видеопродукции.
• Неэффективный анализ работы видеосалона.
• Замедление документооборота.

Для решения всех проблем связанных с документооборотом видеосалонов компании ООО «Инфинито», необходима автоматизация документооборота сопровождающего деятельность рассматриваемого подразделения.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота организации повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке. Таким образом, в связи с увеличением объемов информации связанной с выданной в прокат продукцией, возникла необходимость в разработке автоматизированной технологии документооборота – информационной системы, которая бы обеспечивала ведение централизованной базыдокументов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования и организации работы с документами, а также ведения корпоративного архива электронных документов.

Разработка автоматизированной системы необходима для повышения оперативности и качества обслуживания клиентов видеосалонов ООО «Инфинито». Основным назначением системы является автоматизация документооборота сопровождающего бизнес-процессы, протекающие в видеосалонах компании. С помощью автоматизации управленческой функции возможно решение всех вышеперечисленных проблем. Таким образом, разрабатываемая информационная система должна выполнять следующие функции:

• Хранение информации о клиентах видеосалона и их скидках.
• Хранение информации о видеопродукции.
• Автоматический расчет суммы заказа и начисление штрафа.
• Автоматическое списание видеопродукции.
• Оперативный учетвыданной в прокат видеопродукции.
• Автоматическое формирование отчетов и сопроводительных документов.
• Ведения корпоративного архива электронных документов.
• Повышение степени автоматизации документооборота.
• Автоматизация ввода, контроля и загрузки данных первичных документов в базу данных с использованием экранных форм.

Исходя из описанных недостатков, осуществляется расчёт планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков. Экономия во времени (), которая достигнута благодаря внедрению системы, рассчитывается по формуле:

(1.1)

где,

– время, необходимое на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации;

– время, необходимое на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации;

Суммарная экономия в рублях за год будет равна:

(1.2)

где,

– экономия во времени, которая достигнута благодаря внедрению системы;

Зарплата – сумма заработной платы кассира видеосалона в час;

Прагматические оценки экономии времени необходимого на выполнение функций по формированию отчетности и сопроводительной документации от внедрения представлены в Таблице1.1.

Таблица № 1.1

Прагматические оценки экономии времени

Разница (экономия) во времени по формуле (1.4) составляет:

Вывод: автоматизация документооборота в ООО "Инфинито" экономически выгодна

Обоснование проектных решений

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для решения поставленной задачи используется условно-постоянная и оперативная входная информации. Условно-постоянная входная информация отражается в справочниках системы, таких как:

• КЛИЕНТ – содержит информацию о клиентах видеосалона «Инфинито».
• ВИДИОПРОДУКЦИЯ – содержит информацию о видеопродукции, реализуемой и предоставляемой в прокат в видеосалоне компании «Инфинито».
• ЖАНР – содержит информацию о жанрах видеопродукции, реализуемой и предоставляемой в прокат в видеосалоне компании «Инфинито».

Оперативная входная информация отражается в следующих таблицах:

• ПРОКАТ – содержит информацию о жизненном цикле договора об аренде и видеопродукции сданной в прокат.

Входная информация заносится в справочники и таблицы оперативного учета на основании входных документов:

• Карточка товара.
• Карточка клиента.

Документ «Карточка клиента» – содержит информацию о новом клиенте видеосалона компании «Инфинито», его скидке и его реквизитах.

Документ «Карточка товара» – содержит информацию о новой видеопродукции, поставляемой в видеосалон от поставщиков.

Оперируя соответствующей информацией из справочников и таблиц оперативного учета, с помощью информационной системы можно сформировать необходимые выходные документы:

• Квитанция.
• Штраф.
• Акт списания.
• Отчет о лидерах продаж/проката с диаграммой.
• Отчет о должниках.
• Отчет о списанной видеопродукции.

В качестве модели представления данных выбрана реляционная модель. Именно реляционная модель является результатом более развитых представлений о формировании и ведении баз данных. Реляционные модели наиболее логично и наглядно отражают структуру хранимой информации и внутренних связей, что позволяет более полно анализировать структуру базы данных при разработке. Это привело к тому, что именно реляционные модели баз данных наиболее распространены в настоящее время и являются стандартом, на который переводятся все существовавшие ранее базы данных с иерархической и сетевой моделью. Ещё одним веским доводом в пользу выбора реляционной модели является тот факт, что подавляющее большинство предоставляемых средств для разработки баз данных ориентированы исключительно на реляционную модель. Кроме того, реляционные базы данных в последствии легче расширять и интегрировать, что является неотъемлемой частью дальнейшего развития баз данных, с увеличением возлагаемых на них задач.

Реляционнойназывается база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованны в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами.

Достоинства обработки информации реляционной БД:

• Связность
• Точность
• Гибкость
• Секретность
• Простота внедрения
• Независимость данных

Поскольку среди логических моделей данных реляционная модель обладает значительными преимуществами и малыми недостатками, то она и будет взята в основу для построения СУБД.

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

На рабочих станциях видеосалонов компании ООО «Инфинито» установлена операционная система Microsoft Windows 7 Корпоративная. Данная

операционная система соответствует всем требованиям для полноценного функционирования разрабатываемой информационной системы. Поэтому разработка информационной системы для автоматизации задачи не потребует дополнительных затрат на приобретение новой операционной системы предприятия.

Для успешной реализации проекта, объект проектирования (ИС) должен быть, прежде всего адекватно описан, должны быть построены полные и непротиворечивые функциональные и информационные модели ИС. Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов. Действительно, вручную очень трудно разработать и графически представить строгие формальные спецификации системы, проверить их на полноту и непротиворечивость, и тем более изменить. Ручная разработка обычно порождает следующие проблемы:

• Неадекватная спецификация требований.
• Неспособность обнаруживать ошибки в проектных решениях.
• Низкое качество документации, снижающее эксплуатационные качества.
• Затяжной цикл и неудовлетворительные результаты тестирования.

Перечисленные факторы способствовали появлению программно-технических средств специального класса – CASE-средств, реализующих CASE-технологию создания и сопровождения ИС.

CASE-технология представляет собой методологию проектирования ИС, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область. К тому же имеется возможность анализировать модель на всех этапах разработки и сопровождения ИС и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей. BPWin – средство, предназначенное для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предприятий, поддерживающее методологию IDEF0 (функциональная модель). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии или идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться.

Таким образом, для функционального моделирования целесообразно использование такого CASE-средства, как BPwin.

Для автоматизации информационного моделирование целесообразно использование такого CASE-средства, как ERwin.

ERwin - средство разработки структуры базы данных (БД). ERwin сочетает графический интерфейс Windows, инструменты для построения ER-диаграмм, редакторы для создания логического и физического описания модели данных и прозрачную поддержку ведущих реляционных СУБД и настольных баз данных. С помощью ERwin можно создавать или проводить обратное проектирование (реинжиниринг) баз данных.

В качестве модели представления данных выбрана реляционная модель. Так как реляционные модели наиболее логично и наглядно отражают структуру хранимой информации и внутренних связей, что позволяет более полно анализировать структуру базы данных при разработке.

После проектирования структуры базы данных на физическом уровне с помощью Erwin, можно импортировать схему данных в практически любую СУБД. На сегодняшний день существует много разнообразных систем управления базами данных. Это такие СУБД как Paradox, FoxPro, Clipper, Access и др. Так как в видеосалонах компании ООО «Инфинито» уже установлена лицензионная версия пакета MSOffice 2007, то для хранения данных разрабатываемой информационной системы будут использоваться таблицы MSAccess.

В качестве инструмента разработки клиентского приложения для работы с базой данных была выбрана визуальная среда проектирования BorlandDelphi 10.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель данных предназначена для представления семантики предметной области в терминах субъективных средств описания - сущностей, атрибутов, идентификаторов сущностей, супертипов, подтипов и т.д.Одним из ключевых моментов создания ИС с целью автоматизации информационных процессов организации является всестороннее изучение объектов автоматизации, их свойств, взаимоотношений между этими объектами, и представление полученной информации в виде информационной модели данных.