Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (1. Построение бизнес-процессов «как есть»).pdf

Как видно из рис. 3, основными технологическими процессами складского учета являются:

- учет прихода продукции;

- учета расхода продукции;

- учет площадей склада;

- мониторинг наличия продукции связи на складе.

Результатом функционирования данной технологии является формирование печатных форм выходных документов:

- «Торг-14» (Приходно-расходная накладная);

- «Торг-18» (Ведомость движения продукции);

- «Остатки на складе» - ведомость остатков продукции на складе на текущую дату;

- «Использование площадей» - расширенная ведомость, содержащая информацию о размещении товаров на участках склада;

- «Сводный отчет по площадям» - содержит сводную информацию об использовании площадей с указанием перечня незанятых площадей склада.

Рисунок 3. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (контекстная)

Рисунок 4. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Заказчик делает заявку у менеджера (по факсу, телефону, электронной почте или лично) на необходимую ему продукцию, после чего менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. В случае отсутствия товара оформляется заявка на поставку.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Сотрудники отдела снабжения выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Таким образом, рассмотрев технологию работы специалистов отдела логистики ООО «Рославль-Терминал», можно сделать выводы:

---

- специфика деятельности отдела логистики ООО «Рославль-Терминал» связана с учетом складских операций, организацией перевозок товаров согласно заявкам клиентов, оборота грузов;

- автоматизация логистической деятельности ООО «Рославль-Терминал» предполагает внедрение программных решений в технологию автоматизации складского учета, оптимизацию транспортных потоков, формирование отчетности;

- структура информационной системы предприятия позволяет провести внедрение программного обеспечения в технологию складского учета.

Глава 2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Управление процессами складского учета в ООО «Рославль-Терминал» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Рославль-Терминал» и контрагентами (поставщики, покупатели) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Заказчик делает заявку у менеджера (по факсу, телефону, электронной почте или лично) на необходимую ему продукцию, после чего менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. В случае отсутствия товара оформляется заявка на поставку.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

---

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Сотрудники отдела снабжения выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Описанная схема информационных потоков представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 8. Схема информационных потоков

Схемы сценариев вариантов использования технологии управления складом приведены на рис.9-10.

Рисунок 9. Сценарий варианта использования приема товара на склад

Рисунок 10. Сценарий варианта использования отпуска товара со склада

Таким образом, модернизация бизнес-процессов складского учета предполагает внедрение автоматизированной информационной системы, в функционал которой входят вопросы автоматизации учета товаров, их поступления и отпуска со склада, оформления сопроводительных документов, проведения инвентаризации, формирования печатных форм.

2.2. Анализ бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процессы компании с учетом внедрения экономической информационной системы.

На рисунке 11 представлен бизнес-процесс складского учета договоров «как должно быть», изображённый в нотации IDEF0.

Рисунок 11. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (контекстная) «Как должно быть»

На рисунке 12 представлена декомпозиция бизнес-процессов, которая заменена одной специализированной ЭИС.

Данные о наличии, расходе и остатке продуктов переносятся в базу данных ЭИС. В результате этого кардинальных изменений процесса не происходит, но существенно упрощается его выполнение, а также сокращается трудоёмкость работы менеджера.

По диаграммам, представленным выше, мы можем сделать вывод, что кардинально работа специалиста по логистике не изменилась, однако появление автоматизированной системы упрощает его работу и обеспечивает более быстрый мониторинг наличия грузов на складах, что в свою очередь позволит обрабатывать больше данных.

---

Рисунок 12. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит сократить количество используемых специалистом по логистике офисных приложений и снизит нагрузку. Проведем сравнение существующей и проектируемой систем логистической деятельности ООО «Рославль-Терминал».

В существующей технологии без применения автоматизированных систем наблюдались следующие недостатки:

- возможная задержка в исполнении заказов, нахождении товаров на складе;

- нерациональное распределение рабочего времени по специалистам и оборудованию приводило к перегрузкам на одних участках работ и простоям на других участках;

- отсутствие системы анализа логистической деятельности складского учета приводило к неверному определению стратегии развития предприятия;

- указанные факторы приводили к общему снижению эффективности деятельности предприятия и потерям в клиентской базе.

Совершенствование бизнес-процессов в ООО «Рославль-Терминал» позволит минимизировать указанные недостатки и повысить эффективность деятельности предприятия в целом.

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации. Диаграмма вариантов использования разрабатываемой системы приведена на рисунке 13.

Диаграмма кооперации приведена на рис. 14. Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки ЭИС специалиста по складской логистике, показана в таблице 2.1.

Рисунок 13. Диаграмма вариантов использования

Рисунок 14. Диаграмма состояний

На рисунке 15 приведена диаграмма деятельности.

---

Рисунок 15. Диаграмма деятельности

Рисунок 16. Диаграмма кооперации

По результатам анализа предметной области, можно сделать вывод о том, что с целью повышения эффективности работы сотрудников склада, а также автоматизации рутинных работ, выполняемых на сегодняшний день вручную, появилась необходимость разработки АС «Склад».

Необходимо автоматизировать следующие процессы:

• ведение контрагентов,
• ведение справочников,
• ведение учета складских операций (приход, расход, слежение за остатками материалов),
• формирование отчетности (по приходу, расходу, остаткам, счета и пр.).

Логически разрабатываемую АС «Склад» можно разделить на следующие модули:

• подсистема хранения данных, предназначенная для хранения оперативных данных системы, данных для формирования отчетов, документов системы;
• подсистема учета, предназначенная для реализации основных функций и задач по складским операциям;
• подсистема ведения НСИ;
• подсистема формирования отчетности, предназначенная для формирования основных отчетных документов в системе.

Взаимосвязь подсистем можно представить в виде схемы (рисунок 17).

Рисунок 17. Схема взаимодействия подсистем

Модульность системы способствует более легкому проектированию и распределению труда между программистами. Преимущество модульной системы состоит также в том, что она дает возможность развития системы, легкость ее поддержания и гибкость.

Таким образом, внедрение информационной системы складского учета позволит модернизировать соответствующие бизнес-процессы, что повысит эффективность работы предприятия в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Качественная информационная поддержка позволяет повысить эффективность деятельности предпринимателя, а эффективная информационная система - процессы управления.

Применение информационной системы в логистическую деятельность позволит значительно повысить эффективность складского учета ООО «Рославль-Терминал».

Основной целью данной работы являлась модернизация части бизнес-процессов предприятия ООО «Рославль-Терминал» для повышения качества его услуг и увеличения эффективности деятельности предприятия.

---