Файл: Тайм-менеджмент студента особенности: организации студента, инструменты, техники, приемы организации времени.pdf

Непреложная истина тайм-менеджмента гласит: план дня должен быть. Десять электронных писем во «Входящих», пять стикеров на мониторе, пятнадцать «не забыть» в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке, – планом дня не являются. Да и вообще возьмите за правило: написано на бумаге – можно с этим работать, что-то корректировать. А пока ваши планы в голове – это лишь идеи. План дня должен быть в одном месте, и обязательно должен быть материальным. При этом план может быть в Outlook или в Excel, на бумажном бланке или в ежедневнике – это не принципиально.

2.1 Планирование дня

Правило «Записывай всё» продвигается в большинстве методов организации личного и рабочего времени. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. Это потребует всего несколько минут, но обеспечит управляемость и подконтрольность задач, возможность ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты.

Постоянно работайте со списком. Если появилась новая задача — включите её в список. Список хорош тем, что, при необходимости корректируя его в течение дня и отмечая сделанные пункты, к вечеру можно получить удовлетворение от сделанной работы. Это даст вам дополнительную энергию и разбудит новые творческие силы.

Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жёстко настаивают – с вечера. В любом случае, с вечера или с утра планировался день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. Частое возражение против планирования дня состоит в том, что всё быстро меняется. Но план существует не для того, чтобы загнать себя в жёсткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План должен корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня, а сэкономит грамотное планирование – часы. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Как делать планирование гибким, удобным и комфортным, не загоняющим в слишком жёсткие рамки, – мы сейчас разберём на примере. Методика планирования дня, с которой мы познакомимся, не привязана к какому-то конкретному органайзеру. Большинство ежедневников вполне подойдут, если их грамотно и гибко использовать. Определите какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит:

-«жёсткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («семинар в 12.00»);

---

- «гибкие» задачи – не привязанные к жёсткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» – у этих задач может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эти задачи решать;

- «бюджетируемые» («плавающие») задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет жёсткого срока исполнения, но которые

- с обзором недели – удобен для координации встреч и задач разных дней между собой; даёт хороший обзор общей картины недели;

- с обзором дня – удобен при большом количестве задач на день; даёт возможность более детального планирования конкретного рабочего дня. Координировать неделю в таком ежедневнике будет труднее.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

требуют достаточно большого ресурса времени («подготовка к

семинару – 2 часа»).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жёсткое и гибкое

планирование. Встречи планируются жёстко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня (на примере ежедневника с обзором дня) следующий:

- в свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени);

- выделите в списке каким-то образом, например, красным цветом или шрифтом («обрати внимание»), 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них;

- на сетке времени запланируйте «жёсткие» встречи, мероприятия — привязанные к конкретному времени;

- для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.

Время между «жёсткими» встречами в течение дня заполняйте, начиная с выполнения «красных гибких» задач.

Многие задачи практически невозможно привязать к жёсткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее:

- выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5-7: общежитие, поездка домой, практика и т.д.);

- создать разделы в ежедневнике, соответствующие этим контекстам. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Помимо ежедневников, списков дел, планировщиков и т.д. необходимо

---

иметь под рукой ещё ряд тетрадей/блокнотов для того, чтобы записывать туда то, что не попадает в категорию «To Do». Наша память – крайне ненадежный союзник. Начните вести список важных данных, сгруппированных по жизненным сферам, который будет у вас всегда под рукой.

Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы, но максимальный успех может быть достигнут только при ее рациональной организации.

2.2.1 Приоритетное планирование

После того как список задач составлен, необходимо разметить их по приоритетности. «Приоритет» – означает «тот, кто идет первым» (prior, «первый» по-латыни). Приоритетные дела – то, что мы должны сделать в первую очередь. Планирование деятельности помогает правильно установить приоритеты. Без чёткого плана действий человек склонен выполнять «лёгкие» пункты, оставляя сложные на потом, и в результате не достигает своих целей. Чтобы не тратить много времени на незначительные задачи, важно разграничить намеченные дела по степени важности.

На основе чего мы ежедневно определяем, что этой задачей нужно заняться в первую очередь, а этой — во вторую? Критерии могут быть различными: от срочности проекта до финансовой мотивации. Именно критерии предопределяют ваши действия. У каждого из нас в голове действует своя матрица критериев, на основе которой мы оцениваем задачи. Не может быть единственно верной матрицы критериев.

Простой способ классифицировать дела по важности следует из закона, открытого известным экономистом Вильфредо Парето. В приложении к тайм-менеджменту Принцип Парето гласит: 20 % всех дел дают 80 % результатов; остальные 80 % дел дают 20 % результатов. Знание этого факта позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20 %, которые дают максимальный результат и поэтому требуют особого внимания.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесёт наибольшую выгоду и результат. Потеряв время на решение неважных задач, вы его уже никогда не вернете. И вам придётся изыскивать дополнительные временные ресурсы опять же в ущерб другим делам.

Более подробно рассмотрим одну из самых простых и эффективных в ТМ техник расстановки приоритетов, которая называется «матрицей Эйзенхауэра». Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Дэвид

---

Эйзенхауэр предложил её и сделал стандартом своей работы. Эта методика стала популярна после того, как её описал С. Кови в своей книге «Главное внимание – главным вещам». Смысл «матрицы Эйзенхауэра» заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела.

Для успешного планирования необходимо проанализировать и классифицировать все поставленные задачи. Есть два критерия, по которым оцениваются задачи в списке, – важность дела и срочность дела. Критерии оценки задач следующие:

- важные задачи – те, которые будут иметь большие последствия;

- не очень важные – их последствия незначительны;

- срочные задачи – их нужно выполнять безотлагательно, иначе

будет поздно;

- не очень срочные задачи – их можно отложить.

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

I срочные и важные;

II важные, но не срочные; III срочные, но не важные;

IV несрочные и неважные.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси – это ось важности и ось срочности. В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Некоторые из наших дел бывают достаточно трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно «включиться» в выполнение сложной задачи, чтобы потратить на неё меньше «синдром студента».

Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займёт её выполнение, и назначить время завершения. Так минимизируется и незапланированная деятельность.

Освойте методы настройки на выполнение такого типа задач. В психологии есть такое понятие как «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, ритуал), связанная для нас с определённым эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь – и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние. Самый часто используемый на практике «якорь» – музыка.

Хорошим «якорем» для включения в задачу может быть любая техническая, подготовительная работа. Как говорят художники, «прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». То есть – с помощью технически простых дел настройтесь на сложную работу.

---

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно. Необходимо только одно — это соблюдать принцип полной концентрации внимания.

Если вы можете все внимание и силы уделить одной задаче, четко понимаете, что это за задача, тогда думайте только о ней. Не следует переходить к новой задаче до того, как будет завершена предыдущая. Чем больше дел выполняется одновременно, тем ниже коэффициент полезного действия. Почему так происходит? Если вы начинали выполнять какую-то задачу, потом вам пришлось прерваться, то, возвращаясь к работе через какое-то время, вам сначала необходимо вспомнить что уже было сделано, продумать что ещё осталось сделать, и опять продолжать решать эту задачу. Каждый раз все эти этапы придётся повторять заново. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, вы снижаете свою эффективность. Если же не отрываться от дела, начать его и делать до победного конца, то на его выполнение потребуется намного меньше времени.

Сложную задачу лучше разделить на мелкие подзадачи, по принципу дерева решений, основная задача – ствол дерева, а подзадачи – его ветви. «Разветвлением» можно заниматься до тех пор, пока реализация плана не станет простой и прозрачной.

Чем менее жёсткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее — тем труднее, как правило, заставить себя её выполнить. В качество своего внимания удастся, если будете заниматься только одним- единственным делом. Ведь концентрация — это удерживание внимания на повысить одном объекте, а не распыление на несколько.

Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих выгодность такого подхода, но для человека неорганизованного это может оказаться непосильной ношей.

Важные объёмные задачи должны быть разбиты на ряд небольших

задач. Создавая небольшие, легче выполнимые задачи, вся задача в конечном итоге будет решена незначительно, но всё же быстрее. Такой фрагментарный подход не новшество, его довольно часто используют.

В терминологии тайм-менеджмента очень крупные задачи называют «слонами». К такому типу задач можно отнести, например:

- написание диплома, диссертации;

- изучение иностранного языка;

- улучшение своей физической формы.

О способах реализации подобных задач пишет Г. Архангельский: «Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и всё-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

---