Файл: Оргтехника, её назначение.pdf

-ЭТО СоВОКУПНОСТЬ ВСЕХ ЭЛЕКТРОННЫХ ПРИБОРОВ ,КОТОРЫЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ ДЛЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ РАБОТЫ.В ЭТУ САВОКУПНОСТЬ ОДНОЗНАЧНО ВХОДЯТ ТАКИЕ,ПРИБОРЫ ,КАК ФАКС,КСЕРОКС,ПРИНТЕР,СКАНЕР.ЭТО ПРИБОЫ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ,БЕЗ КОТОРЫХ НЕВОЗМОЖНА РАБОТА ДАЖЕ НЕБОЛЬШО. Назначение средств оргтехники

НАЗНАЧЕНИЕ ОРГТЕХНИКИ

Осуществление документных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документационной информации. Сокращение трудозатрат связанных с этими процессами и повышением качества работы с документационной информации достигаются внедрением в деятельность офиса технических средств в том числе и средств организационной техники. Применение технических средств должно быть направлено на то что бы документационная информация обладала свойствами полноты, достоверности и максимально отвечала запросам пользователей. Деловому человеку важно знать о возможностях информационной техники, уметь ее выбирать и ею пользоваться.
Оргтехника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно – технических работ, а управление – это процесс целенаправленной информации.
К оргтехнике, в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. Средства оргтехники, применяемые на конкретной рабочем месте называют малой оргтехникой.
По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс.

Информационная техника

К информационной технике следует отнести более узкий круг средств, а именно: средства, используемые для работы с бумажной и электронной информации. Во всех ее видах и проявлениях слабое использование информационной техники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управления персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям в виду отсутствия необходимой информации и другим не менее важным отрицательным последствиям.
Офисная информационная техника – это все технические средства, используемые для хранения, поиска, передачи и обработки информации в условиях современного офиса.
Современная номенклатура средств организации техники предполагает ее определение классификации в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенным признаком является классификацией по функциональным признакам, которые связывают процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностью средств оргтехники. Испытываемые затруднения при выборе соответствующей модели различных групп предназначения для реализации процессов обработки документов в офисе для оптимизации процессов выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов влияющих на процедуру выбора:

Факторы, влияющие на процедуру выбора

1.Объем документного оборота.
2.Возможные характеристики документопотоков
3.Объем документов передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи
4.Способ организации эксплуатации технических средств
5.Объем копируемых документов, копируемых первично так и вторично
6.Технологические и эксплуатационные характеристики оборудования
7.Фирма-производитель данной техники
8.Стоимость техники
9.Стоимость расходных материалов, частота их замены
10.Стоимость эксплуатации.
Классификация номенклатуры средств по функциональным признакамзаключена в соответствующем ГОСТе.

Технические средства составления и изготовления документов.

Пишущая машинка. Еще недавно незаменимый вид конторского оборудования все более вытеснил ПК,оснащенный принтером. Однако, они еще широко применяются при изготовлении документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с ПК. Современные ПМ весьма разнообразны, они делятся:
1.По принципу действия – механические, электрические, электронные. Механические ПМ самые простые в дешевые, но и самые не удобные в работе. Электрические ПМ требуют от машинистки минимум усилий при нажатии клавиш, обеспечивая в то же время большое количество копий (до 12 штук). Утомляемость на Электрической машинке снижается, а производительность труда увеличивается. Электронные ПМ обладают всеми достоинствами электрических, обладают еще и памятью. Печатающаяся информация записывается в память для дальнейшего анализа и использования.
2.По конструкции шрифтоносителя – рычажная, шаровая, дисковая. Печатающие механизмы у ПМ бывают рычажные и без рычажные. Рычажные имеют шрифтоносители, так называемые литерные рычаги, которые используются только в механических ПМ. Шрифтоносители у без рычажных ПМ могут быть: сферические сегменты, шаровые головки, литерные диски.
3.По назначению – дорожная, канцелярская, специализированная. Дорожная – это переносные портативные ПМ индивидуального пользования. Канцелярские – настольные труднопереносимые. Среди них есть и механические и электрические, и электронные. К специальным ПМ, в зависимости от назначения, относятся: ПМ с шрифтом для слепых, для подготовки форм последующего тиражирования, стенографические, плоскопечатающие (для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и для нанесения надписей на чертежи (МПК- 1, Рот-Ринг).
4.По конструкции каретки – со съемной или не съемной, с узкой (для печати на бумаге шириной 240 мм) или широкой (более 300 мм).
Конструкция ПМ в зависимости от колеса и типа во много подобны – любая ПМ имеет корпус с крышкой, клавиатуру, печатающий механизм с шрифтоносителем, каретку для транспортировки бумажного листа, бумагопроводящий механизм с бумагоопорным валиком и пружинными роликами, лентопроводящий механизм, обеспечивающий продвижение и размещение красящейленты.

Пишущие автоматы

Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегатированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Пишущие автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микровпроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности пишущих автоматов шире, нежели у электронных ПМ:
* большие объемы оперативной памяти (до 1000 стр. текста);

* емкая внешняя память (несколько мгб);

* более удобное редактирование, приближающееся к возможностям

компьютерных редакторов.

*Широко известны такие автоматы, как Оргтекст Д, Оптима 528, Роботрон 6908, и др.

В настоящее время пишущие автоматы практически вытеснены персональными компьютерами, оснащенными принтерами, - стоимости их соизмеримы, но компьютер представляет существенно более широкие сервисные возможности.

Диктофонная техника

Диктофоны и магнитофоны широко используются для записи докладов, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или компьютере. Эта техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно-машинописные бюро.

Диктофон - это, по существу миниатюрный магнитофон, позволяющий записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники и/или внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписывания от руки.Основными техническими характеристиками диктофонов являются:

* тип используемого магнитного носителя записи;

* скорость движения магнитного носителя при записи и

воспроизведении звука и возможность ее плавного регулирования;

* диапазон воспроизводимых частот, во многом определяющий

качество записи и воспроизведения звуковой информации;

* емкость магнитного носителя и время воспроизведения одной записи;

* возможность записи от встроенного микрофона и от внешнего

микрофона

* наличие дистанционного управления, в том числе и управления голосом (автоматическое включение при появлении звука и выключение при длительном его отсутствии);

* бесшумность работы;* тип источника питания (аккумулятор, батарейка и/или от сети) и продолжительность непрерывной работы при питании от внутреннего источника;

* внешние габариты и потребляемая мощность.

Наиболее перспективными можно считать два класса диктофонов:

- диктофоны, работающие с микрокассетой (Pearlcorder),

- диктофоны, работающие со стандартными мини-кассетами

(Recorder).

Типовой микрокассетный диктофон имеет габариты порядка 20*60*20

мм и кассету с временем записи на одну сторону до 1 часа.

Диктофонно-компьютерные технологии создания документов

Последней новинкой являются питающиеся от сети диктофоны с записью информации на магнитный диск, обеспечивающие высококачественную многочасовую запись информации. Примером может служить цифровой диктофон Philips Speech Pad, записывающий информацию на диск Speech Card,.. информация с которого в формате звукового файла может быть переписана в компьютер.

Формат записи звукового файла поддерживается программным приложением для обработки фонограмм, в дальнейшем возможен перевод звуковых файлов в текст под управлением текстовых процессоров Word, Word Perfect и др.

Говоря о диктофонно-компьютерных технологиях, в настоящее время еще не следует иметь в виду автоматическое распознавание речи. Полностью эта проблема пока не решена ни для английского, ни для немецкого, ни для русского языков. Имеютсялишь некоторые положительные результаты, вселяющие надежду, что окончательное решение проблемы не за горами. Так продаются коммерческие программы, распознающие:

* типовые фразы из определенного заранее заданного их набора,

* речь "усредненного" человека при проценте ее распознавания 80-90, что явно недостаточно для серьезных автоматических систем.

Но тем не менее системы диктофонно-компьютерного документирования речевых сообщений интенсивно развиваются и у на и за рубежом.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов
Средства хранения и поиска документов

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

* удобство и простота организации, пополнения и замены документов,

* удобство и простота поиска документов,

* максимальная вместимость и минимальный размер занимаемой площади,

* невысокая стоимость.

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

Средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы. Для хранения документов: текстовых и графических - используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др.
Остановимся на двух наиболее распространенных видах этих средств.

Папки

Широко используются для хранения документов произвольной формы папки разнообразных конструкций. В зависимости от имеющихся внутри папок приспособлений для закрепления документов папки можно подразделить на:

* папки без закрепляющих приспособлений;

* папки с завязками;

* папки с зажимами;

* папки - сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке. Индикаторы на папке располагаются ступенчато, что повышает ихобозримость.

Шкафы-регистратуры

Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов-регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Для указания порядка расположения папок на полке используют цветные полоски бумаги, наклеенные на папки так, чтобы они формировали единую наклонную линию. Отсутствие какой-либо папки или изменение порядка их расположения нарушает единую линию и поэтому сразу обнаруживается. Достоинства шкафов-регистратур: хорошая обозримость, быстрота поиска, легкость доступа, большая емкость и экономия площади в офисе.

Средства хранения и поиска стандартных информационных карточек

Для хранения информационных карточек одинакового формата используются картотеки разного вида.

Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (бланков, документов стандартной формы и т.п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое количество конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.

Микрофильмирование документов

Микрофильмирование - это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрофотокопий документов-оригиналов - микрофильмов.

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

Рулонные микрофильмы по простоте и скорости изготовления превосходят все остальные виды микрофильмов. Информация на пленке располагается последовательно по всей длине рулона - страни3а за страницей. Такая пленка в рулоне шириной 16 35 мм используется для хранения . поиска и снятия копий микрофильмов страниц журналов , отчетов, книг, диссертаций . чертежей. рисунков и т.п. Рулонные микрофильмы используются в системах вывода данных из компьютеров и в информационно-поисковых системах.

Микрофильмы на отрезках - отдельные кадры микрофильмов (отрезки) помещаются в прозрачные конверты, из которых затем формируютсякартотеки. Такие микрофильмы не пригодны для непрерывного репродуцирования, но для просмотра они более удобны, нежели рулонные.

Микрокарты - это плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной (плоская разрезанная фотопленка) и непрозрачной (фотобумага).

Микрокарты на прозрачной основе называются микрофишами или диамикрокартами ; их распространенные форматы: 35х70, 75х125, 105х148 мм.

В зависимости от размеров карты и степени уменьшения на ней можно разместить до нескольких десятков кадров. Например, на карте размером 105х148 мм можно разместить до сотни и более страниц книги. Читаются микрофиши с помощью специальных аппаратов или специальных луп.

Достоинство микрокарт - легкость поиска нужного кадра и удобство пересылки почтой; недостаток - сложность изготовления.

Для создания микрофильмированных документов и работы с ними используется специальная техника:

* съемочные микрофильмирующие аппараты;

* оборудование для проявления и закрепления;

* аппараты для поиска, просмотра и копирования;

* оборудование для храниения мирофильмов.

Съемочная аппаратура по принципу действия подразделяется на две группы:

* покадровой (статической) съемки,

* щелевой (динамической) съемки.

Для микросъемочных аппаратов покадровой съемки характорно то, что оригинал все время экспонирования находится в неподвижном состоянии. Такие аппараты позволяют производить микрофильмирование как листовых, так и сброщюрованных оригиналов; фотографировать как на перфорированную, тоак и нга неперфорированную позитивную (обратимую) и негативную пленку типа "Микрат" различной ширины (16, 35 70 мм).

В аппаратах щелевой съемки оригинал движется непрерывно и экспонируется через узкую щель на синхронно с ним перемещающуюся фотопленку. Достоинства таких аппаратов: полная автоматизация процесса съемки, большая производительность, возможность микрофильмирования оригиналов, неограниченных по длине. Недостаток - невозможность микофильмирования сброщюрованных оригиналов.

Перспективным направлением развитиямикрофильмирования является голографирование документации - создание голографической копии (голограммы) методом съемки на специальные пластины или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 101х126 мм можно разместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм. что соответствует нескольким тысячам страниц текста.