Файл: Организация и технология делопроизводства по обращениям граждан.pdf

Изданный 12 апреля 1968 г. Указ Президиума Верховного Совета СССР № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (далее - Указ № 2534-VII) подвел итог более чем 30-летнему опыту работы с данной категорией документов. Он вобрал в себя уже разработанные и провозглашенные принципы работы с обращениями граждан, расширил некоторые из них.

В развитие Указа № 2534-УП Президиум Верховного Совета РСФСР принял постановление от 15 июня 1968 г. «О порядке рассмотрения писем депутатов Верховного Совета РСФСР», которое возложило личную ответственность за своевременное рассмотрение и правильное разрешение вопросов, поставленных в письмах депутатов Верховного Совета РСФСР, на руководителей государственных и общественных органов, предприятий и учреждений. В тот же год Президиум Верховного Совета СССР принял также постановление от 24 июня 1968 г. «О предложениях, заявлениях и жалобах граждан, поступающих в адрес сессий Верховного Совета СССР», в соответствии с которым предложения, заявления и жалобы граждан в адрес сессий Верховного Совета СССР по вопросам, разрешение которых относилось к компетенции других государственных и общественных органов, незамедлительно должны были направляться по окончании сессии в эти органы, а их руководители - сообщать о результатах рассмотрения этих обращений авторам и в Президиум Верховного Совета СССР.

Государство неустанно подчеркивало значение Указа от 12 апреля 1968г. В постановлениях Президиума Верховного Совета СССР от 01 июня 1970 г. «О практике применения указа от 12 апреля 1968 г.» и от 08 февраля 1977 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в министерствах и ведомствах СССР» акцентировалась необходимость принятия министерствами и ведомствами, руководителями предприятий, учреждений и организаций дополнительных мер по неуклонному проведению в жизнь Указа № 2534-VII, строгого соблюдения его статей и последовательного улучшения практики его применения в целях расширения участия трудящихся в управлении делами общества и государства.

В соответствии с принятой Конституцией СССР 1977 г. Президиум Верховного Совета СССР.

Крайне важным также явилось принятие 30 июня 1987 г. Закона СССР «О порядке обжалования в суд неправомерных действий должностных лиц, ущемляющих права граждан».

В советский период было принято решение не рассматривать анонимные письма, что было закреплено Постановлением Президиума Верховного Совета СССР от 02 февраля 1988 г. № 8422-Х1 «О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР “О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан”» в дополнение ст. 1 Указа № 2534-УП. Анонимным письмом следовало считать письменное обращение гражданина, не имеющее подписи автора с указанием фамилии, имени, отчества и данных о его местожительстве, работе или учебе. Обращение, не содержавшее этих сведений, признавалось анонимным и рассмотрению не подлежало.

Краткий обзор регулирования работы с обращениями граждан в государственные организации в дореволюционной России и в советский период свидетельствует о том, что государство понимало значимость правильной организации этой работы и прилагало значительные усилия для ее регулирования.

Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Каждый гражданин, живущий в РФ, может обратиться в государственные органы власти и управления, организации любой формы собственности, партии и общественные организации письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения по их совершенствованию.

Права и свободы человека и гражданина как непосредственно действующие, предоставляющие гражданам возможность защиты их всеми способами, не запрещенными законом, закреплены в Основном Законе - Конституции РФ, принятой 12 декабря 1993 г. Гражданин для защиты своих прав и свобод имеет право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы власти и управления, организации всех форм собственности, общественные организации и органы самоуправления.

В статье 24 Конституции закреплена норма, в соответствии с которой органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

В статье 33 говорится: «Граждане РФ имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления».

Статья 46 гласит: «Решения и действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд».

В статье 53 указано, что «каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц».

Важным для работы с обращениями граждан является Закон РФ от 27 апреля 1993 г. № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (далее- Закон.№4866-1). В статье 1 этого закона установлено, что каждый гражданин вправе обратиться с жалобой в суд, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий и их объединений, общественных объединений или должностных лиц нарушены его права и свободы

Основные задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан, ее особенности

- обязательная регистрация всех поступивших обращений, за исключением анонимных;

- обязательный контроль за исполнением всех поступивших обращений;

- обязательный ответ гражданину на его обращение;

- обязательный анализ поступивших обращений.

В зависимости от количества поступающих обращений может быть создано специальное подразделение в составе службы ДОУ или выделен сотрудник, отвечающий за эту работу, или работа с этой категорией документов поручается работнику службы ДОУ как часть его должностных обязанностей. Если в организации за делопроизводство отвечает секретарь, он должен вести также и делопроизводство по обращениям граждан, выполняя установленные Типовой инструкцией правила. Главное, о чем нужно помнить и знать, это то, что в любой организации, независимо от того, есть в ней служба ДОУ или нет, должен быть работник, отвечающий за работу с этой категорией документов.

Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве.

Регистрация обращений имеет ряд особенностей:

• регистрируют все без исключения обращения граждан;
• регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например: Ж-111.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.

В случае направления гражданином повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первого листа текста обращения и в регистрационной форме ставится отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Контроль за исполнением обращений граждан ведется по каждому полученному обращению. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки - типовые, т. к. установлены законодательными актами.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т. е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней. Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок - срок подготовки ответа - 30 дней. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены в два раза: безотлагательно - 7 дней, в случае проверок, наведения справок - 15 дней, в исключительных случаях - 30 дней.

Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, которые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентное учреждение, требуя, чтобы это учреждение сообщило результаты рассмотрения обращения. В этом случае в учреждении на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово "Контроль" или буква "К". Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение.

Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от технологии контроля общего делопроизводства.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность этого этапа работы с обращениями граждан состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной организации. Заявителю обращение возвращают не позднее чем в пятидневный срок с разъяснением, куда он должен обратиться.

Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопросы, относящиеся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам.

Руководитель должен помнить, что нельзя привлекать к рассмотрению должностных лиц, на действия которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.

В зависимости от характера обращения руководитель может сразу принять решение и отразить его в резолюции. В этом случае лицо, ответственное за работу с обращениями, составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и т. д., руководитель называет в резолюции исполнителей и документ передается на исполнение.

Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления

Указом Президента РБ от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» установлено, что организации в целях постоянного совершенствования работы с обращениями граждан обязаны изучать, анализировать и систематизировать содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений в этих организациях и принимать меры по устранению указанных в них и выявленных в ходе проверок недостатков (п.8).