Файл: Виды коммуникаций в проекте.pdf

Введение.

Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации

Данная тема освещает вопрос о том, какие виды и типы коммуникаций существуют, и как нужно с ними работать и что делать, чтобы получить успешный проект. Данный реферат является небольшим руководством по коммуникации в группе по реализации проекта.

Для данного вопроса я воспользовался статьями из интернета.

Данный реферат состоит из титульного листа, введения, восьми глав и списка использованной литературы. В ведение показана идея реферата. В главе 1 пишется про людей, играющих ключевую роль в работе проекта. В главе 2 пишется про то, какие процессы важны для осуществления проекта. В главе 3 пишется про то, какая информация кому нужна и как она будет распределяться. В главе 4 пишется про автоматизированную часть проекта. В главе 5 пишется про основные виды коммуникаций. В главе 6 пишется об основных функциях коммуникативности. В главе 7 пишется про основные коммуникационные сети и как они работают. Глава 8 является своего рода заключением.

Основные потребители информации.

Основные потребители информации - это те люди, которые играют ключевую роль в работе проекта. Таких роль всего шесть: Менеджер проекта (человек, отвечающий за планирование, закупку и выполнение проекта), спонсор проекта (человек, на чьи средства выполняется проект), заказчик (человек, выдвигающий требования к проекту), руководители функциональных подразделений (люди, руководящие персоналом учреждения), исполнители работ (сам персонал) и поставщики (люди, предоставляющие ресурсы для проекта.

Процессы управления коммуникациями.

Для того, чтобы проект начал осуществляться, нужно определить, как, кто и с кем будет взаимодействует, для этого существуют четыре основных процесса коммуникации:

1. Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
2. Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации.
3. Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
4. Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование коммуникации.

Коммуникационный план является важной частью проекта, поэтому к нему нужно уделить особое внимание. Если не сделать хотя бы набросок плана, то можно понести проектные потери. Также необходимо выяснить всех участником и заинтересованных лиц, кому и какая информация будет нужна и когда её нужно будет предоставить. Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно используется следующая информация:

1. Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.
2. Информационные потребности участников проекта.
3. Физическая структура распределения участников проекта.
4. Внешние информационные потребности проекта.

В зависимости от того, насколько долгим и сложным будет проект, технологии распределения информации могут сильно различаться. Тогда выбор технологий взаимодействий будет определяться:

1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детально
2. Доступностью технологий.
3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

План коммуникаций – это составная часть плана проекта. В зависимости от того, над каким проектом ведется работа, он может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде.

Оценка и отображение прогресса.

Информация о достигнутых результатах, фактических затратах и состоянии работ обеспечивает для координации работ, оперативного планирования и управления.

Большинство методов планирования и управления подразумевает использование компьютера. В процессе работы над проектом менеджеры оперируют с огромным количеством информации, которая подразумевает достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы. На данный момент на рынке представлено большое количество прикладный программных обеспечений, которые помогают в решение данной проблемы. Наиболее известные – это Microsoft Office Project, Open Plan и Primavera.

Сбор и распределение информации.

Проект подразумевает под собой использование различных видов коммуникаций. Они бывают:

1. Внутренние – внутри команды проекта.
2. Внешние – с руководством компании, внешними организациями, заказчиком и так далее.
3. Формальные – отчеты, запросы, совещания.
4. Неформальные – напоминания, обсуждения.
5. Письменные – переписки, чаты
6. Устные – разговоры
7. Вертикальная – обмен информации между руководителем и подчиненным.
8. Горизонтальная – обмен информации между сотрудниками одного уровня.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Функции коммуникативности.

Есть четыре различных функции коммуникативности в группе или организации:

1. Контроль – слежение за выполнением обязанностей.
2. Мотивация – доведение до работников информации о том, что должно быть сделано.
3. Эмоциональное выражение – выражение членов группы эмоций к происходящему.
4. Передача информации – предоставление данных для принятия решений.

Типы коммуникационных сетей.

Коммуникационная сеть – это взаимодействие участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью потоков информации. Эффективность членов группы напрямую зависит от того, как построены коммуникационные сети. Каждая из сетей имеет свои преимущества и недостатки. Выбор определенной сети зависит от множества разных факторов, поставленных перед группой. Основными сетями являются «звезда», «шпора» и «круг».

«Звезда». В подобной сети деятельность работников контролирует руководитель. Число каналов всегда рознится, но всегда есть центр, в который они стремятся. Эффективнее всего «Звезда» справляется с решением простых или текущих задач.

«Круг» является полной противоположностью «звезды». Общение в группе свободно, обработка информации и принятие решений происходит в равной степени. Формальный лидер отсутствует, но это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие. Эффективнее всего «Круг» справляется с решением сложных или творческих задач.

«Шпора», как и «Звезда», тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «Звезды» 2 уровня, а в структуре «Шпоры» - 3. Человек в центре по-прежнему является руководителем, но имеет вышестоящее руководство. Центральной властью в «Шпоре» является точка Б. Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.