Файл: Alfresco.pdf

Введение

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании. Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.

Основной текст

Что такое ECM? Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»

---

Alfresco — тиражируемая интегрированная система управления контентом для организаций разработки одноимённой британской компании. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой и бизнес-процессами в организации. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам.

Alfresco Share предлагает пользователю набор инструментов для управления документооборотом внутри предприятия. Система характеризуется простотой и одновременно богатой функциональностью, обеспечивающей ее пользователям тесное и плодотворное сотрудничество. Инструменты Alfresco Share централизуют документооборот предприятия, стандартизируют процессы обработки документов, повышая степень взаимодействия между сотрудниками. В результате значительно сокращается рабочее время необходимое для обработки документов, прохождения их по инстанциям, архивирования документов и их поиска. Система также дает участникам совершенно новые возможности. Такие как версионирование, централизованный поиск, гипертекстовость документации и другие. Неоспоримые преимущества системы перед обычным (неинтрегрированным) документооборотом позволяют достичь намного более высокой производительности труда. Интегрируя документооборот система экономит рабочее время, сокращает временные затраты, таким образом заметно повышая степень экономической эффективности предприятия. Описание системы Alfresco — свободная среда управления контентом предприятия ECM (Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам. Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL. Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как "отцом" и основным проектировщиком системы Alfresco и по сегодняшний день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum - мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба компаний. С системой успешно работают подобные компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может трудиться почти на любых платформах и с любыми БД. Ряд систем Alfresco легко справляются с нагрузкой миллиона хранимых документов и десятков тысяч пользователей. Малая известность системы в РФ является следствие того, что до последнего времени не было фирм способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

---

Рассмотрим похожие платформы:

1) DIRECTUM — система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) вашего предприятия. Архитектура DIRECTUM основана на собственной надежной предметно-ориентированной платформе. Инструмент разработки IS-Builder открывает возможности для быстрой настройки, высокой масштабируемости, легкой адаптации системы под нужды конкретного клиента, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.

2) Система DocsVision — система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года. Разработкой системы занимается компания DocsVision. DocsVision исторически образовалась на базе подразделения компании Digital Design. Все продажи и внедрения системы DocsVision осуществляются только независимыми предприятиями — сертифицированными партнерами DocsVision.

3) Globus Professional — система электронного документооборота, разработанная ОАО «Промышленные информационные системы». Система Globus Professional является зарегистрированным товарным знаком производителя — Компании «Промышленные информационные системы». Система Globus Professional относится к классу корпоративных информационных систем(ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. Globus Professional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

4) PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

5) 1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу, как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей.

---

SharePoint, или Microsoft SharePoint Products and Technologies — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

- Набор веб-приложений для организации совместной работы;

- Функциональность для создания веб-порталов;

- Модуль поиска информации в документах и информационных системах;

- Функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия;

- Модуль создания форм для ввода информации;

- Функциональность для бизнеса-анализа.

SharePoint может быть использована для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе SharePoint сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией, в списках и библиотеках документов используя элементы управления, называемые веб-части (SharePoint WebParts).

Что такое Alvex?

Alvex — ведущее решение на базе Alfresco для управления документами, бизнес-процессами и кейсами. Изначально Alvex — готовое решение, которое можно загрузить и начать использовать, но для разработчиков и системных интеграторов продукт предоставляет API и возможности для расширения функционала. В первую очередь Alvex, предназначен для людей, далёких от понятий "СЭД" и "Канцелярия". Реальные бизнес-процессы и проекты организаций часто сложны, изменчивы и плохо укладываются в рамки классических СЭД. Кроме того, люди уже привыкли использовать Dropbox, Basecamp, Facebook для организации совместной работы, решать вопросы по телефону, в Skype или Jabber. В традиционные СЭД такой стиль работы не укладывается. Alvex помогает сотрудникам работать над проектами, ставить задачи, запускать бизнес-процессы, совместно редактировать документы, обсуждать рабочие вопросы и поддерживать связь с коллегами в том виде, как они привыкли, общаясь в Интернете. А руководителям Alvex даёт возможность контролировать выполнение задач и статус бизнес-процессов и проектов, не позволяя рабочему процессу "утекать" в социальные сети и хаотичные телефонные звонки. Alvex распространяется в двух редакциях: свободная и открытая (Community) и корпоративная (Enterprise). Обе редакции доступны для загрузки, установки и использования. Редакция Alvex Community - абсолютна бесплатна. Возможностей этой редакции хватает для работы с документами и бизнес-процессами в небольшой организации, но она не включает некоторых корпоративных возможностей и на нее не распространяется наша поддержка. Редакция Alvex Enterprise предназначена для крупных организаций с большим количеством требований к системам подобного класса. Эта редакция обладает дополнительными возможностями, такими как делегирование задач и автоматическое замещение сотрудников, создание отчетов о выполнении задач сотрудниками. На эту редакцию Alvex можно приобрести подписку, которая предоставляет доступ к обновлениям и технической поддержке разработчика системы.

---

ALFRESCO – ПРЕИМУЩЕСТВА

• Удобная политика лицензирования;
• Существенная экономия на пользовательских лицензиях;
• Web-приложение (возможность работы из любой точки);
• Мультиплатформенность;
• Масштабируемость и производительность;
• Возможности кластеризации и репликации;
• Гибкая система прав доступа;

ALFRESCO – ПОЛИТИКА ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ

• Community edition – бесплатные лицензии, отсутствие техподдержки от разработчика и возможности перехода на новые версии системы, кластеризация настраиваемая
• Enterprise edition – платная серверная лицензия, включающая техподдержку разработчика, встроенную возможность кластеризации
• Enterprise-лицензия - только на используемые сервера на несколько лет (стоимость зависит от количества серверов и требуемой производительности, рассчитывается на этапе проектирования)
• Стоимость Enterprise-лицензии не зависит от количества пользователей (не ограничено)
• Все модули и вся функциональность включены в лицензию
• Новые версии ПО и обновления – бесплатные

ALFRESCO – УДОБСТВО WEB-ПРИЛОЖЕНИЯ

• Возможность работы сотрудников как в локальной сети, так и через Интернет
• Возможность подключения к работе удаленных подразделений компании
• Незначительные требования к ширине Интернет-канала для удаленных подразделений
• Программное обеспечение устанавливается и настраивается только на сервере Для работы пользователю требуется только браузер (MS Internet Explorer, Firefox и т.д.)

ALFRESCO – МУЛЬТИПЛАТФОРМЕННОСТЬ

• Работает на платформах MS Windows и Unix
• Поддержка технологий WAMP и LAMP Поддержка MySQL, Oracle, MS SQL
• Совместимость с MS Office, OpenOffice, SharePoint
• Интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами MS Windows и Unix через Интернет

ALFRESCO – МАСШТАБИРУЕМОСТЬ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

• Рост количества пользователей не влияет на производительность (с учетом возможностей масштабирования)
• Успешные внедрения в компаниях с количеством пользователей более 5000
• Возможность стабильной работы с большими объемами данных, благодаря использованию механизмов индексирования и поиска Lucene и jBPM workflow
• Высокая производительность, благодаря использованию встроенной программной кластеризации и репликации

ALFRESCO – ГИБКАЯ СИСТЕМА ПРАВ ДОСТУПА

• Возможность создания гибких права доступа на файлы
• Возможность создания ограничений на действия (например, бизнес- процессы создания и многоуровневого согласования документов)
• Избегание конфликтов при одновременной работе с документом -актуальная версия документа всегда находится на сервере (пользователь работает с локальной версией в своей рабочей области)
• Возможность создания иерархии пользователей Поддержка технологии SSO (Single Sign-on)

---