Файл: Разработка системы планирования рабочего времени с учётом индивидуальных особенностей..pdf

Введение

С учётом нынешнего ритма жизни, планирование рабочего времени – главная задача любого руководителя. В нашей стране, пока не освоили данную техника, как её принято называть, тайм-менеджмент. Казалось бы, «время» понятное и совершенно обыденное слово. Но люди редко задумываются нем, о его ценности и быстротечности. Время - нечто нематериальное, безграничное и бесконечное, но в тоже время мы постоянно ощущаем на себе его нехватку. Часто можно услышать: «мне не хватает времени» или «я ничего не успеваю» или «мне бы еще часик». Многие не задумываются о времени как о факторе, влияющем на эффективность их деятельности, и в этом заключается их существенная ошибка. По мнению западных экономистов, любое планирование и постановку целей деятельности предприятий надо начинать с чёткой поставки задач, нужно составлять перечень дел и вероятных препятствий, но на непредвиденные обстоятельства необходимо закладывать время. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

Рабочее время многих современных руководителей очень сильно уплотнено, часто им приходится задерживаться после работы, но и это не всегда помогает завершить дела вовремя, а вместе с этим давит чувство беспомощности, что весь мир настроен против, что эти все факторы давят человека, а это в свою очередь становится источником стресса. Но самое страшное в этой ситуации то, что подобное носит массовый характер. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Единственным выходом из таких ситуаций может быть только применение специальных приёмов, как говорилось ранее, тайм-менеджмента, дословно это можно перевести, как «управление временем», но это образное название, ибо никак нельзя повлиять на скорость времени. По сути, это просто управление самим собой, организацией и людьми, для решение каких-либо проблем.

---

1. Анализ и учёт использования времени в работе. Индивидуальные биологические ритмы работы

В нашей жизни постоянно можно наблюдать ритмичность, как в природных явлениях, так и в организме самого человека. Одной из ключевых задача современного руководителя является – составление индивидуального расписания и плана работы, с учётом всех особенностей. Экспериментальным путём доказано, что в течении суток у человека есть пики и спады работоспособности, как правило, один пик наступает в 10:00-12:00, а затем в 16:00-18:00, но а дальше уже идёт спад активности, и все эти факторы необходимо брать во внимание.

Ещё немаловажным фактором активности является биологический ритм самого человека, а именно, кто-то хорошо себя чувствует в первой половине дня, наблюдает прилив сил, а кто-то по особенностям ближе к вечеру становится активным. Индивидуальный ритм может значительно отличаться от начала и окончания рабочего дня, установленного обеденного перерыва на производстве или в фирме. Поэтому необходимо разработать программу исследования личных биоритмов, которая позволяет выяснить, как изменяются работоспособность, производительность, внимание в течение дня, по дням в неделю и по месяцам. ^[1]Самым простым способом будет включение этих замеров в ежедневный план проведения хронометража. После проведения всех необходимых исследований, необходимо соотнести индивидуальные показатели с общими. Получившиеся результаты имеют крайне важное значение, так как можно подстроить режим работы производства или предприятия. Некоторые руководители пытаются подстроить работу подчинённых под свой биологический ритм, даже в истории есть подобные примеры, Иосиф Сталин всегда организовывал совещания поздно ночью, так он сам работал обычно по ночам. Ну или в наше время, Западные фирмы проводят совещания в 5 утра. В основе любой работы лежит равномерность почасовой нагрузки. Современное управление уже давно вышло за рамки, это понятие применимо не только к трудовой активности, но и уже к личной деятельности, ведь это система управления, которая сочетаем в себе множество процессов, технологий и методологий. Как правило, управлять временем нужно во время развития какого-либо проекта, так как появится возможность чётко определить время, которое будет затрачено, а также дать грамотную оценку масштабам.^[2]

---

2.Классификация методов и способов исследования рабочего времени

Классификация методов исследования трудовых процессов может иметь обширную классификацию, можно подразделять на цели, количество объектов и способы проведения наблюдений. Что касаемо рабочего времени, то здесь используют непосредственные замеры или метод моментных наблюдений. Метод непосредственных замеров даёт наиболее полную картину трудовых процессов, получить достоверные данные об их продолжительности в абсолютном выражении, сведения о последовательности выполнения отдельных действий, а также фактических затратах рабочего времени за весь период наблюдения. Данный метод используют вместе со сплошными замерами, которые получили наибольшую распространённость, благодаря подробным сведениям, более качественно обозначают о потерях. Но главным недостатком метода непосредственных замеров является большая длительность и трудоёмкость самих наблюдений, так как один наблюдатель не в состоянии охватить большую группу людей. Но если вдруг требуется изучить какие-то отдельные моменты, то используют выборочные замеры, они помогают изучить действия небольшой продолжительности. Сущность метода моментных наблюдений состоит в регистрации и учёте количества одноименных затрат в случайно выбранные моменты. Важными достоинствами данного метода являются простота проведения наблюдения, небольшая трудоемкость, получение требуемых сведений в короткие сроки. Один наблюдатель может изучить затраты времени большого числа рабочих. Моментные наблюдения могут проводить не только специальные наблюдатели, но и все инженерно-технические работники. Недостатками метода моментных наблюдений является получение только средних величин затрат рабочего времени, неполных данных о причинах потерь рабочего времени, а также недостаточное раскрытие структуры затрат рабочего времени. Многие исследования, проводимые в данной области, показали следующие результаты, схематично их можно изобразить следующим образом:

Рабочее время

Резерв времени на творческую деятельность(20% от всего рабочего времени)

Резерв времени на непредвиденные ситуации(20% от всего рабочего времени).

---

Запланированные дела, дела первой важности(60% от всего рабочего времени).

Рисунок 1. Планирование рабочего времени.

На данном рисунке мы можем наглядно наблюдать, как с наибольшей эффективностью должно быть распределено рабочее время. Данное разделение позволяет сотрудникам работать более качественно, если изначально будут предусматриваться все нештатные ситуации. Также крайне важно ставить цели, но прежде нужно ответить на вопрос, для чего это нужно, какие ставятся ориентиры. Выработка методов борьбы с причинами потерь ^[3]времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае. Чтобы определить длительность выполнения задач, необходимо разработать нормативное время. Данные о структуре затрат рабочего времени используются при раз­работке нормативов времени обслуживания рабочего места и подготовительно-заключительного времени, оценке эффектив­ности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда и производства. ^[4]

Не редко используется такой способ, как «фотография рабочего дня» - метод изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. Фотография нужна для формирования структуры затрат на протяжении всего рабочего дня. Её приводят в случаях выявления недостатков труда и производства, для разработки мероприятий по устранению недостатков, чтобы изучить приёмы и новые методы работы.

Выделяют большое количество факторов, которые приводят к потерям времени, часть из них это последствия неграмотных действий руководителя, где-то имеет место быть его неопытность, но как бы то ни было, на большинство проблем всегда можно повлиять самостоятельно, и устранить несколько факторов:

1. Отсутствие плана работы;
2. Плохой обмен информацией;
3. Некоторые задачи возлагает на себя руководитель, хотя с ними вполне могли бы справиться его подчинённые;
4. Плохая мотивированность;
5. Нет разделения работы по степени важности, в связи с этим тратится много времени на выполнение второстепенных задач.

Главным методом, который помогает эффективно использовать время, является его планирование. Планирование – это структурирование времени, с целью наиболее хозяйственного использования для достижения целей. Планирование разделяют на краткосрочные, среднесрочные или долгосрочные. Основное преимущество удаётся достичь за счёт планирования, опыт показывает, что увеличение затрат времени приводит к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени. Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения.

---

3. Тайм-менеджмент как система управление временем

Тайм-менеджмент – это система управления временем, включающая ряд элементов, которые при грамотном использовании дают сокращение времени для устранения непредвиденных ситуаций, и больше времени для осуществления рабочих процессов. К данным элементам можно отнести анализ использования рабочего времени, которые стремится достигнуть руководитель. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента. Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название "тайм-менеджмент". Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально. Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввёл на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной. Основными методиками планирования рабочего времени являются: Первым серьёзным шагом должен стать анализ временного ресурса, который позволил бы установить нерациональное использование рабочего времени, причины его возникновения, а также вычленение основных причин. В масштабах организации планирование рабочего времени – это движение с нижних слоёв иерархии. Действительно, невозможно заставить работников экономить собственное время и таким образом увеличить их производительность труда. У организационного менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано с такими понятиями как управление проектами, технологиями производства, оно не относится к тайм-менеджменту. ^[5]Тайм-менеджмент же должен начинать свое движение по организации снизу. Для этого следует заинтересовать людей.  Ведь сотрудники, образно говоря, продают своё время, но они должны чётко понимать, что это всё равно невосполнимый ресурс их жизни. Как правило, после подобного появляется понимание о том, какой это ценнейший ресурс, а ведь он мог быть потрачен не зря, если бы не окружающий беспорядок, после такого человек более трепетно относится к своим обязанностям, не растрачивает попусту, более конструктивен и спокоен. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10%, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. Знание кривой своей работоспособности помогает лучше распределять свои обязанности и позволяет работать с большей производительностью. 

---