Файл: Организация делопроизводства по обращениям граждан (Требования нормативно-методических документов.).pdf

Наиболее рациональным сегодня является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется в системах электронного делопроизводства (СЭД). Программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок (сегодня, завтра, через 3 дня и т.п.). Современные системы могут автоматически предупреждать о документах с истекающим сроком исполнения в виде всплывающих окон на экране компьютера исполнителя или в виде уведомлений, получаемых сотрудником по электронной почте. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и таким образом, видеть загрузку каждого. СЭД позволяет легко получить любые виды статистической отчетности по контролю исполнения документов как в табличной, так и в графической форме: по подразделениям, по исполнителям, доля документов, исполненных в срок, с переносом срока исполнения, с нарушением сроков. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: уч. пособие для вузов - М.: Изд. дом МЭИ, 2010. - С. 182-183..

Организация приема граждан в государственных учреждениях

Граждане наделены правом обращаться в организации не только в письменной форме, по почте, с помощью телеграфа, а также и устно.

Процедура личного приема должна быть тщательно организована.

Его могут вести: руководитель организации, его заместители, ответственные работники.

Продуманная организация личного приема предусматривает необходимость определить:

• место и время приема. Информация о днях, часах, номере помещения, где будет проходить прием, вывешивается на видном месте. Необходимо устанавливать часы приема в вечернее время, когда граждане свободны. Ежедневно принимать посетителей не рекомендуется, обычно личный прием осуществляется один-два раза в неделю;
• помещение, где ведется прием, обязательно должно иметь свободный доступ. При необходимости может быть организован выезд руководителя на место приема граждан;
• оборудование приемной. В ней должно быть достаточное количество столов, стульев, письменных принадлежностей.

Вести прием руководитель может с секретарем или один. В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Нужно завести журнал предварительной записи посетителей, для того чтобы не создавать очередей. Если секретарь участвует в приеме граждан, он заполняет регистрационно-контрольные карточки или журнал, в которых фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. Журнал регистрации может иметь следующие графы:

• дата приема;
• входящий регистрационный индекс;
• фамилия, имя, отчество гражданина, пришедшего на прием, его адрес;
• краткое содержание сути вопроса;
• фамилию, а при необходимости - должность лица, ведущего прием;
• результаты рассмотрения обращения.

Наиболее удобной является непрерывная валовая регистрация всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Например, 25 августа в службу ДОУ поступило 12 обращений граждан. Последнему из них присвоен входящий регистрационный номер М-65. Во время личного приема первым вошел гражданин Волков Р.Н. Секретарь заносит все сведения в РКК, присваивая его обращению входящий регистрационный номер В-66, и т.д. Надо иметь в виду, что и письменные и устные обращения граждан во время личного приема заносятся в регистрационную форму.

Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, его краткое содержание переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, составляется письменное обращение и с ним ведется работа, как с письменным обращением.

Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации - в этом случае должностное лицо, ведущее прием, обязано помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение, дать номера телефонов, факсов и т.д.

Приложение 1.

Образцы:регистрационный лист

Приложение 2.

Сводка о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращениях граждан

Приложение 3.

Журнал учета приема граждан

Заключение

Через обращения во властные органы граждане реализуют свое право непосредственно участвовать в управлении работой государства, области, своего муниципального образования.