Файл: Носители документов, их развитие (По дисциплине: «Документооборот в управлении»).pdf

Таким образом, совершенствование технологии флэш-памяти идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности, многофункциональности носителей, а также снижения их стоимости.

Рассмотрев основные виды новых носителей информации, можно сделать вывод, что развитие носителей информации идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности и многофункциональности носителей.

Время хранения информации на различных носителях.

1. Жесткие диски - традиционные HDD наиболее часто используются для хранения самых разных данных. При обычном использовании их средний срок службы 3-10 лет (такая разница обусловлена как внешними факторами, так и качеством устройства). При этом: если записать информацию на жесткий диск, отключить его от компьютера и положить в ящик стола, то данные можно будет считать без ошибок в течение примерно того же промежутка времени. Сохранность данных на жестком диске в значительной степени зависит от внешних воздействий: любые, даже не сильные удары и встряхивания, в меньшей степени - магнитные поля, могут послужить причиной преждевременного выхода накопителя из строя.

Жесткий диск. (3-10 лет в среднем)

1. USB Flash, SSD - срок службы Flash накопителей в среднем около 5 лет. При этом, обычные «флешки» очень часто выходят из строя значительно раньше этого срока: достаточно одного статического разряда при подключении к компьютеру, чтобы данные стали недоступны. При условии записи важной информации и последующего отключения SSD или «флешки» для хранения, срок доступности данных составляет около 10 лет.

USB-Flash-накопитель. (5-10 лет в среднем)

SSD-карта. (5-10 лет в среднем)

Твердотельный SSD-накопитель (диск).

(10 лет в среднем)

Формула расчета срока службы твердотельного SSD-накопителя.

Согласно техническим данным, среднее количество циклов перезаписи составляет 3 000. Для примера возьмем накопитель объемом 128 Гбайт и среднесуточный объем записываемых данных - 20 Гбайт. Теперь применим нашу формулу и получим следующий результат. Срок службы - примерно 52 года. На практике срок службы будет гораздо меньше. Из-за особенностей SSD, среднесуточный объем записываемых данных увеличивается в 10 раз, таким образом и наш расчет можно сократить в столько же раз. В результате мы получим 5,2 года. Однако, это не означает, что через пять лет накопитель просто перестанет работать. Все будет зависеть от того, на сколько интенсивно используют SSD-накопитель. Например, для своих накопителей компания Intel дает гарантию пять лет.

1. CD, DVD, Blu-Ray - из всех перечисленных, оптические диски обеспечивает наибольший срок хранения данных, способный превышать 100 лет, однако с данным типом накопителей связано и наибольше количество нюансов (например, записанная DVD «болванка», скорее всего проживет лишь пару лет).

Обычные причины быстрой потери данных заключаются в низком качестве записываемого диска и выборе не того типа диска, неправильных условиях его хранения и неправильном режиме записи.

Перезаписываемые диски CD-RW, DVD-RW не предназначены для хранения данных, срок сохранности мал (в сравнении с дисками для однократной записи). В среднем, на CD-R информация хранится дольше, чем на DVD-R. По независимым тестам, почти все CD-R показали ожидаемый срок хранения более 15 лет. Такой же результат был только у 47 процентов проверенных DVD-R (тесты Библиотеки Конгресса и Национального Института Стандартов). Другие тесты показали средний срок службы CD-R в районе 30 лет. Про Blu-ray проверенной информации нет.

Итак, самым надежным и долговечным бытовым накопителем на данный момент времени является оптический компакт-диск. Не следует пренебрегать какими-либо из этих способов, ведь их совместное использование повышает сохранность важных данных.

Электронный документ

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Но по сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

1. Даёт возможность поиска по ключевым словам;
2. Не изнашивается с течением времени;
3. Может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;
4. Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;
5. Меньшая трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований.

К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства. Возникла проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита.

Принятый в 1995 году Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" стал важным шагом в признании на законодательном уровне юридической значимости электронного документа. Закон оговаривает условия подтверждения юридической силы любого электронного документа, расширяя тем самым возможность использования электронного документооборота. Он устанавливает, что документ - это прежде всего информация, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, при этом информация может быть зафиксирована на любом материальном носителе. Если это компьютерный документ, то он приобретает юридическую силу лишь после подписания его должностным лицом (п. 2 ст. 5 ФЗ). В этом случае юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться ЭЦП (п. 3 ст. 5 ФЗ). Юридическая сила такой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (глава 2, ст. 5, п. 3 ФЗ). Таким образом, в случаях, когда речь идет об электронных документах, закон предусматривает обязательное использование ЭЦП, иначе документ, исполненный в электронном виде, не будет иметь юридической силы.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных средств идентификации подобно передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу может быть подтверждена показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

Таким образом, для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения «юридической силы» или «доказательственной силы» документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи.

Заключение

Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ. В результате документирования информация закрепляется на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.