Файл: Носители документов, их развитие (По дисциплине: «Документооборот в управлении»).pdf
Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 98
Скачиваний: 2
Введение
В современном мире документы и информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация стала полноценным важнейшим ресурсом производства, одним из главных элементов жизни общества в современном мире. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. В свою очередь, документы обязательно фиксируются на каком-либо материальном носителе.
Актуальность темы данного реферата заключается в том, что с древних времен понятие «информация» неразрывно связано с понятием «материальный носитель». Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кинопленка, фотопленка и так далее), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и так далее). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление каких-либо сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
Особенно актуален в настоящее время именно документ, как задокументированная информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронной форме).
Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней.
Исходя из этого, изучение материальных носителей, как способа передачи информации во времени и пространстве, имеет большое практическое значение.
Традиционные носители информации, их зарождение и развитие.
Материальные носители оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для её пере дачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения.
Необходимо иметь в виду, что носитель информации и носитель документированной информации - разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, в соответствии с ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения», «Носитель информации - физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит своё отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». А согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель документированной информации - это «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде».
Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов - материала основы записи и вещества записи. Исключение составляют материальные носители, используемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звукозапись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя её физическую, физико-химическую структуру.
Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Древнейшие материалы для письма
Появление письменности стимулировало поиск и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесную кору, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т. д.
К примеру, философские наставления Конфуция (середина I тыс. до Н.Э.) первоначально были записаны на бамбуковых дощечках. В Древней Греции и Риме, наряду с деревянными дощечками, покрытыми слоем воска, использовались также металлические таблицы, в Индии — медные пластины, в Древнем Китае — бронзовые вазы, шелк.
Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне. На камнях встречаются записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древнейших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.
Но для оперативных целей человеку нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае - бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.
В других странах материалом, широко используемым для записей, было дерево и металл. В Афинах в городской крепости хранились тексты законов и других юридических актов, вырезанные на деревянных плитах и цилиндрах. Из древней Греции и Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму лопаточки и служил для стирания написанного. Дощечки широко использовались при переписке и для мелких хозяйственных заметок. Несколько дощечек скрепляли шнуром или ремешком и получалось подобие блокнота. А так как написанное можно было стереть и написать заново, такой «блокнот» мог служить довольно долго. Такими блокнотами-тетрадями пользовались школьники, а позднее – в средние века - студенты.
На территории Древней Руси писали на коре березы — бересте. Подготовка бересты к процессу записи была несложной. Предварительно ее кипятили, затем соскабливали внутренний слой коры и обрезали по краям. В результате получался материал основы документа в виде ленты или прямоугольника. На берёсте писали не только в Древней Руси, но и в Центральной и Северной Европе.
Первым писчим материалом в Египте была кожа. Однако степень выделки этого материала оставляла желать лучшего, кроме этого, он был очень дорогим, поэтому не мог удовлетворить потребности египетского общества в качестве массового носителя информации. Альтернативным материалом для изготовления документов в Египте стал папирус. Предшественниками папируса были древесные листья и кора. Применение древесных, главным образом пальмовых, листьев в качестве материала для письма характерно для Индии и Непала. В Средиземноморье из древесной коры для письма использовали липовое лыко, которое называлось филирой.
Папирус стал одним из популярных представителей среди растительных материалов, используемых для письма. Готовился он из одноименного многолетнего травянистого растения семейства осоковых, произраставшего в заболоченных районах Нижнего Египта. Качество папируса зависело от той части растения, из которой он был изготовлен.
Папирус в отличие от глиняных табличек был мягким материалом. Это, во-первых, делало его более легким по сравнению с глиной, а, во-вторых, папирус по размеру был гораздо больше, что вело к увеличению информационного потенциал самого документа. Документы на папирусе было легче транспортировать, и соответственно эффективность передачи информации во времени и пространстве многократно возрастала. Это способствовало широкому распространению папируса по всему Средиземноморью. Вне Египта папирус использовали в Греции, Италии.
Сырье для изготовления папируса произрастало только в Египте, а технология изготовления была сложной. Это обусловило его относительно высокую цену. Использовать папирус для изготовления документов, со держащих быстро устаревавшую оперативную информацию, было не выгодно. Выход был найден путем использования для составления документов более дешевого и доступного материала. Самым дешевым и доступным материалом, получившим не меньшую, чем папирус распространенность стали черепки небольшого размера, которые назывались «ocтpaкa», а также осколки известняка, на которые чернила ложились вполне удовлетворительно. Острака была раз личной формы, для письма обычно использовали вогнутую сторону. Острака использовалась для составления налоговых квитанций, списков, распоряжений, счетов, частных расписок, писем. Кроме этого, острака использовалась для школьных упражнений, набросков и черновиков.
Первым серьезным соперником папируса стал пергамент - писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Название происходит от малоазиатского города Пергама. Для изготовления пергамента на юге Европы шла преимущественно кожа овец и телят, а на севере – телят. Новорожденных телят для этой цели забивали и на Руси. На изготовление пергамента требовалось много времени, он был очень дорог и доступен только состоятельным слоям населения. Пергамент в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы книги – свитка и к появлению новой – кодекса.
В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных путем их очистки, промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в XV столетии, а до этого его привозили из-за границы.
На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.
Бумага
Бумага была изобретена в Китае во II веке до рождения Христа. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершенствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревьев, ивы, а также пеньку и тряпье.
Долгое время китайцам удавалось сохранять в тайне секреты производства бумаги. За их разглашение грозила смертная казнь. Лишь в начале VII века эти секреты были вы везены за пределы страны — в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в XII в. — и в Европе. С XIII в. бумага стала производиться в Италии, в XIV в. — в Германии, в XV в. — в Англии.
Способ изготовления бумаги принципиально отличается от папируса и пергамента. Он основан на разрушении связи между растительными волокнами с последующим их тесным пере плетением между собой («сволачиванием») в форме тонкого бумажного листа или бумажной ленты.
Бумагу делали первоначально из измельченных стеблей бамбука, заменив их затем лубом тутового дерева, пенькой, тряпьем и шелковичными коконами. Сначала из сырья, которое толкли в каменных ступах, варили кашицеобразную массу. Когда кашица была готова, ее опускали в бассейн и промывали водой. Затем в бассейн добавляли немного горячей воды, клей и тщательно перемешивали. Как только бумажная масса приобретала белый цвет, начиналось приготовление бумажного листа. Из чана специальной формой, представлявшей собой деревянную раму, на которую была натянута первоначально шелковая, а позднее металлическая сетка, черпали небольшое количество массы. Форму встряхивали, чтобы вода стекла через отверстия сетки. Таким образом, черпая и встряхивая форму, черпальщик формировал лист. Влажную бумагу вытряхивали из формы и клали под пресс между тяжелыми досками для удаления остатков влаги. Затем бумажный лист просушивали в нагретой каменной печи.
Еще лучше и крепче была бумага из коры шелковицы. Ее часто называли в Китае шелковой потому, что разорвать кусок такой бумаги также трудно, как и шелк. Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранялась в течение многих столетий, не теряя своего первоначального вида.
Писчая бумага вошла в употребление на Руси в первой половине XIV столетия. На Руси использование этого нового материала для письма началось в XIV веке. Первоначально бумага была привозной — сначала с Востока, а затем из Западной Европы: итальянская, французская, немецкая, голландская. В период правления Ивана Грозного в России была построена первая «бумажная мельница» близ Москвы, действовавшая, впрочем, недолго.
Одним из древнейших сортов книжной бумаги, используемой на Руси, является «александрийская бумага». По внешним свойствам александрийская бумага напоминала современную ватманскую, но была более мягкой и тонкой. Вплоть до начала XVIII века ее использовали в качестве документальной бумаги для государственной переписки и писания грамот.