Файл: Технология работы с документами в современных условиях.pdf

-код документа по ОКУР (если он есть);

-наименование организации (полное или сокращенное);

-почтовый и телеграфный адреса;

-номер телефона;

-номер факса, телетайпа;

-номер счета в банке;

-дата;

-индекс документа;

-ссылка на индекс и дату входящего документа;

-адресат;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись;

-фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) - (9) печатаются, как правило, типографическим способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Глава 4. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. приложение):

-составление проекта документа исполнителем;

-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

-согласование проекта документа;

-подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

-регистрация документа;

-отправка документа адресату;

-подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

-номер документа, включающий номер дела;