Файл: Система DIRECTUM документооборота.pdf

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Характерная особенность Directum состоит в том, что в системе совмещаются западные стандарты управления и отечественная специфика организации делопроизводства. Работа службы делопроизводства автоматизируется модулем «Канцелярия», где ведется номенклатура дел, регистрируются бумажные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ и контролируется их местонахождение.

Изначально Directum была ориентирована на крупные и средние компании, и это определило высокую масштабируемость системы и возможность ее адаптации к требованиям предприятия. Directum базируется на промышленных платформах — Microsoft SQL Server и IS-Builder, которые хорошо зарекомендовали себя в работе систем разного масштаба — от небольших организаций до крупных предприятий (скажем, уровня ОАО «Пермтрансгаз», где в условиях репликации на 20 серверах в единой системе работает около 600 пользователей).

S-Builder — это одновременно и среда исполнения, и инструмент разработки информационных систем управления предприятием. IS-Builder разрабатывается ижевской компанией НПО «Компьютер» , присутствующей на рынке разработки ПО с 1988 г. Первые версии платформы появились в начале 90-х годов прошлого века в результате работ по автоматизации предприятий Удмуртии и Пермской области. Следующий шаг автоматизации — это автоматизация работы с неструктурированными документами, и в 2003 г. появляется система электронного документооборота Directum (для ее поддержки, развития и продвижения создается одноименная компания). Появление новой системы потребовало и развития инструмента; как следствие, в настоящее время выпущена версия IS-Builder 7.2.

Базовая функциональность Directum состоит из набора типов карточек электронных документов, справочников и их реквизитов с вычислениями и обработчиками событий, функций, сценариев, отчетов, типовых маршрутов и т. д. Для развития базовой функциональности и ее адаптации к нуждам предприятия применяется инструментарий разработчика. В его состав входят компоненты «Типы справочников», «Типы карточек электронных документов», «Сценарии», «Отчеты», «Функции» и другие. Для разработки структуры данных служит компонент «Типы справочников», где для каждого справочника задаются реквизиты, вычисления на них, обработчики событий (например, сохранение записи).

1.Система документооборота DIREKTUM

1.1Состав системы DIRECTUM

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.).

1.2 Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген».

Клиенты по отраслям

1.3 Партнеры компании DIRECTUM

Компания DIRECTUM осуществляет стратегическое и технологическое партнерство с крупнейшими поставщиками платформ, оборудования и различных решений. Большое внимание уделяется развитию дилерской сети, как основы для продвижения, внедрения и поддержки системы DIRECTUM у клиентов. На сегодняшний день дилерская сеть DIRECTUM охватывает все основные регионы России. Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы: исследование особенностей организации-заказчика; настройка и адаптация системы; обучение и консультации пользователей и администраторов; организационно-методическая поддержка.

1.4 Преимущества/ Недостатки

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера).
Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки

Зависимость от платформ Microsoft.
Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации не типовых задач.
Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

2. Внедрение системы DIRECTUM

2.1 Процесс/ Эффект внедрения

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

библиотеку типовых проектных решений
моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN
четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта
проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов
расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

-работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП

- высшее руководство работает с документами из системы

- контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы

- в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников

- создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

2.2 Эффект от внедрения системы

Внедрение документооборота – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

Прозрачность бизнес-процессов

Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

Исключение несанкционированного доступа

Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Повышение исполнительской дисциплины

По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

Выполнение требований стандартов ISO-9000

Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: