Файл: Технология Workflow (Технология Workflow сегодня).pdf

Каждый сотрудник предприятия, работая с workfow-системой, может наглядно представить контекст каждой функции; он видит перечень функций, которые должен выполнить, и может организовать свою работу наилучшим образом. Workflow обеспечивает гибкость в работе, быстроту выполнения работ и комфортность.

Руководству предприятия система workflow выдает информацию, необходимую для того, чтобы эффективно вмешиваться в процесс управления, принимать решения в нужный момент. Кроме того, обеспечивается постоянный доступ к данным о состоянии каждого заказа, а благодаря системе мониторинга ситуацию можно держать под контролем.

Автоматизация процедур на базе систем workflow предоставляет в распоряжение аналитиков предприятия статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности. Специальные инструментальные средства позволяют в рамках workflow моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с высокой степенью детализации и точности, при этом доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Технология workflow в первую очередь важна для управленцев всех уровней, так как они с ее помощью могут без особого труда усилить контроль над тем, что происходит как в отдельно взятом подразделении, так и в компании в целом. Менеджер получает возможность планировать правила взаимодействия исполнителей в рамках ключевых для компании процедур и возложить на систему функции распределения заданий, контроля исполнения, рассылки уведомлений о выполнении и выдачи статистических данных об эффективности функционирующей процедуры. При этом путь от идеи до реализации предельно короток (внедрение одной длинной процедуры занимает около двух недель), а возможности реализовать его весьма гибки (могут быть задействованы любые цепочки создания документов, согласования условий и принятия решений, переназначение заданий, уведомление заинтересованных лиц, взаимодействие с существующими в компании системами).

Есть и еще один аспект, о котором мало кто упоминает. Системы класса workflow обладают свойством самоадаптации, которое они унаследовали от самоорганизующихся систем, так как ключевым элементом в них является человек. Это свойство выражается в том, что даже если вначале система избыточна по количеству заложенных в ней связей и функций, то через короткий промежуток времени она начинает явно “демонстрировать” свою избыточность, требуя минимизации. Что, в свою очередь, ведет к совершенствованию бизнес-процессов предприятия.

Представление бизнес-процесса как процесса Workflow

Все ли бизнес-процессы могут быть описаны как процессы Workflow? Какие бизнес-процессы целесообразно представлять в виде процессов Workflow?

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные - выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные - выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:

выделен;

структурирован;

выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

периодически повторяется.

Первые три ограничения являются ответом на вопрос "какие процессы можно описать", а последнее - "какие целесообразно".

Многие специалисты в области анализа бизнес-процессов используют для их описания методологию функционального моделирования IDEF0. Следуя сложившимся традициям, мы также применяем эту методологию для иллюстрации перечисленных ограничений.

Инструментальные средства описания процесса

С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;

предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

действия системы при инициализации и завершении операции.

Последовательность выполнения операций и условия их перехода от одной к другой составляют алгоритм выполнения процесса. Помимо уже рассмотренных операций в описании алгоритма, как правило, используются:

логические условия;

внешние по отношению к процессу события;

средства создания параллельных ветвей;