Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 32
Скачиваний: 1
Введение
Ключом к успешному проекту является планирование. Планирование проекта (Project Planning) – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки. Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по осуществлению проекта. Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненно цикла проекта. На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта. Планирование логически связано с другими важными стадиями процесса управления, такими как инициация, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта. Цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне него. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании курса осуществления проекта на пути к его успешному завершению. Зачастую планирование проектов игнорируется, и работа начинается как можно быстрее. Большинство просто не осознает ценность планирования, заключающуюся в экономии времени, денег и в исключении многих проблем. Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план. Все проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» обозначает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от аналогичных продуктов или услуг.
Уникальность каждого проекта порождает сложности при его планировании, поскольку зачастую трудно предположить, как в действительности будут достигаться результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который используется в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Что нужно, чтобы избежать ошибок планирования:
- для проекта должен быть сформулирован список решаемых проблем;
- основная цель проекта (миссия) должна быть доведена до сведения всех участников;
- должны быть идентифицированы риски и, по возможности, исключены случайности;
- необходимо убедиться, что стратегия проекта может быть реализована и удовлетворяет ограничениям по бюджету, срокам и объему наличие положительных результатов анализа «за и против» реализации проекта
- конечный результат должен быть понятен всем членам команды проекта;
- показатели оценки результатов деятельности по проекту должны давать оценку состояния дел с необходимой точностью.
Глава 1. Планирование проекта
Планирование занимает основное место в управлении проектом, являясь организующим началом всего процесса по его исполнению.
Определение уровней планирования является также предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса определяются вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.
Обычно выделяют следующие виды планов:
• концептуальный план;
• стратегический план реализации проекта;
• тактические (детальные, оперативные) планы
Любой проект по своему содержанию предназначен для решения проблемы, удовлетворения конкретной потребности и т.д.
В зависимости от этого формулируются те или иные конкретные цели.
Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д.
Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы:
1) Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели.
2) Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.
3) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).
4) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время.
5) Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают, не обращая внимания на прогнозируемую себестоимость проекта.
6) Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ "План проекта". Довольно часто перед началом проекта некоторые из указанных документов отсутствуют, последствия этого мы рассмотрим ниже.
Таким образом, для успеха планирования проекта важен целый ряд факторов, которые необходимо учитывать:
- класс решаемых задач, тиражность готового продукта, вид работ (разработка, развитие, сопровождение);
- выбор схемы ведения работ (модели жизненного цикла) с учетом сложности проекта и возможностей коллектива разработчиков;
- опыт работы в предметной области и на средствах автоматизации разработки;
- оснащенность разработчиков средствами автоматизации и аппаратно-программной базой;
- уровень требований заказчика к срокам и качеству работ.
В хорошо организованном проекте, за выполнение каждой цели должен нести ответственность конкретный орган управления: руководитель проекта, за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные цели и т. д. То есть дерево целей проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого разрабатывается так называемая патрица ответственности, которая определяет функциональные обязанности исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых они отвечают персонально.
Основная цель планирования, состоит в построении модели реализации проекта.
1.1 Типичные ошибки планирования
а) Непонятная формулировка конкретной проблемы.
Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо выяснить реальное основание для выполнения работ: зафиксировать — желательно документально — описание проблем и потребностей, которые должны быть решены по завершении проекта; установить, как решение конкретных проблем отражено в описании целей и задач проекта. Только после этого можно приступать к планированию.
б) Планирование на основе неполных данных.
Подобная ситуация характерна тогда, когда приходится планировать работы, начало которых, а возможно, и сам факт выполнения которых зависит от результатов тестовых испытаний или успехов/неудач в предыдущих фазах.
в) Осуществление планирования с привлечением только плановиков.
Подобная организация планирования может привести к существенным потерям из-за отсутствия учета важных факторов. Поэтому ответственные исполнители по конкретным работам проекта, за проектное финансирование, за поставки и т. д. должны также привлекаться для планирования.
г) Осуществление планирования без учета предыдущего опыта.
Даже при наличии самой лучшей сметы, без использования предыдущего опыта реализации аналогичных проектов, можно допустить серьезные ошибки в планировании.
д) Планирование ресурсов без учета их доступности.
Это касается, прежде всего, трудовых ресурсов, обладающих определенной квалификацией и возможностью прибыть к заданному сроку в заданное место для выполнения работ по проекту. Другая проблема, если одна и та же группа специалистов планируется в нескольких одновременно выполняемых проектах.
е) Планирование без учета мотиваций.
Как правило, для работ по проектам привлекаются исполнители из функциональных подразделений, у которых есть свое .руководство, свои цели и специфические задачи и, разумеется, своя форма оплаты труда, которые обычно никак не связаны с целями и задачами проекта
з) Планирование с излишней детализацией.
Когда проект планируется слишком детально, возникают проблемы при анализе, планировании и контроле его состояния Что нужно, чтобы избежать ошибок планирования(несколько советов):
1.2 Определение целей проекта.
Определение целей, прежде всего, означает, что проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.
Объектами планирования в проекте являются:
• Предметная область
• Время
• Стоимость Планирование проекта www.promanager.narod.ru 2
• Качество
• Организация
• Коммуникации
• Риски
• Поставки и контракты
• Изменения
• Прочие компоненты проекта
• Интеграционный план
Основной продукт этапа - документ "Постановка Задачи".
Документ "Постановка задачи" должен отвечать на следующие вопросы:
Что необходимо заказчику и понимает ли он сам, чего он хочет?
В какие сроки должна быть достигнута цель?
Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?
Каким способом измерить достижение цели?
Как распределены ключевые обязанности в проекте (кто за что отвечает)?
Согласен ли заказчик с определением цели и условиями ее достижения?
Этап постановки задачи, данный этап проводится по договору о консалтинге, т.е. оплата этапа повременная. В виду неопределенности задачи спланировать заранее ее стоимость невозможно. Себестоимость этапа примерно равна 10% себестоимости всех работ.
На основе документа "Постановка Задачи" требуется составить документ "Экономическое обоснование".
Данный документ должен содержать статистическую оценку трудоемкости (себестоимости) работ. С другой стороны, должен быть сделан анализ экономического эффекта от внедрения.
При анализе используется статистика трудоемкости (эффективности) аналогичных проектов. При отсутствии данной статистики неизбежны ошибки в оценках, причем на порядок, в данном случае, следует попробовать получить результаты статистики, опираясь на результаты прототипов.
Оценку рисков требуется выразить в виде возможного превышения трудоемкости (пессимистичная оценка). Именно из данной оценки следует исходить при определении общей трудоемкости (цены) продукта.
В результате формулируется задание - "Постановка Задачи" и оценка стоимости в "Экономическом обосновании". Риски от нечеткости требований должны быть покрыты пессимистичной оценкой. Условие завершения этапа: подписание сторонами "Постановки Задачи" и "Экономического обоснования".
1.3 Управление и планирование ресурсов.
Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета, и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Задача управления ресурсами состоит в обеспечении их оптимального использования для достижения конечной цели – формирования результата проекта с запланированными показателями.
Материально-технические ресурсы – это сырье, материалы, конструкции, комплектующие, энергетические ресурсы, технологические ресурсы и т.д.
Трудовые ресурсы – это те, кто непосредственно осуществляет работу с материально-техническими ресурсами.
Управление материальными ресурсами проекта начинается при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения. Практика показывает, что в каждый момент времени ресурсы ограничены и потому основными задачами управления ресурсами являются:
- Оптимальное планирование ресурсов;
Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
- управление закупками ресурсов;
- управление распределением ресурсов.
Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.