Файл: Способы документирования и их развитие (Текстовое документирование).pdf

Введение

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

1. Текстовое документирование;
2. Техническое документирование;
3. Кино-, фото- и видеодокументирование;
4. Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и другие.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение. Перечисленные способы и особенности документирования стали предпосылками развития письменности и текстового документирования.

Письменность имела несколько этапов развития:

• Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов);
• Идеографическое письмо (использование иероглифов);
• Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог);
• Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование

Средство фиксации технических идей и разработок. Результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных разработок, процессы промышленного производства товаров отражаются в документах, имеющих обобщенное название «техническая документация».

Кино-, фото- и видеодокументирование

Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом, называют фотодокументом. Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий. Изобразительный документ, содержание которого составляет последовательность зафиксированных на пленке изображений, называется кинодокументом. Кинодокумент фиксирует процесс или событие в момент его совершения. В настоящее время кинодокументы используются редко, им на смену пришли видеодокументы.

Электронное документирование

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется.

Развитие способов документирования

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения. С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма. В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе. По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.