Файл: Технологии систематизации, хранения и поиска ЭД (Документы и документооборот.).pdf

Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО.

Недостатки:

1. Потеря данных из-за программного сбоя, перебоев со связью или выхода из строя оборудования. Бизнесмены боятся потерять важные сведения из-за невозможности вовремя отправить документы, если в офисе, например, произошло какое-то ЧП, в результате которого были повреждены компьютеры. Однако при пожаре пострадают и бумажные носители, причём без возможности восстановления, в то время как электронные данные есть возможность быстро восстановить, а застраховаться от этой проблемы поможет резервное копирование файлов. Резервную копию базы данных эксперты рекомендуют создавать ежедневно и хранить (кроме как на внешнем носителе) в другом офисе компании или даже в соседнем помещении. Тогда и при самых плохих обстоятельствах пострадает лишь введённая в течение суток информация.
2. Сложности, связанные с неподготовленностью персонала. Тем сотрудникам, кто привык работать с бумажными носителями, довольно сложно просто взять и перейти на новый вид документооборота. Решение этой задачи - дополнительное обучение за счёт компании и мотивация, например, выдача денежных премий за быстрое освоение ЭДО.
   1. Электронная подпись

Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель (токен), который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Такая подпись создается каждый раз, когда пользователь вводит одноразовый пароль, который прислал банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично. Подписи (или сертификаты) выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат. Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно. А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.

Оператор ЭДО — организация, которая даёт доступ к сервису электронного документооборота. Благодаря операторам ЭДО организации могут работать с электронным документооборотом. После того, как было принято решение о внедрении в организации ЭДО, можно выбрать оператора. Существует около шестидесяти операторов и, если контрагенты организации подключены к другому оператору, необходимо знать, могут ли эти операторы пересылать документы между собой. Роуминг «Точка-точка» — технология, которая позволяет отправлять документы контрагенту, подключенному к другому оператору. На сайте Ассоциации РОСЭУ есть таблица, в которой можно посмотреть, стыкуются ли операторы (рис. 3).

Рис. 3. Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»

Несмотря на впечатляющее количество и сложную таблицу взаимодействия, выбрать оператора ЭДО довольно просто. Четыре самых крупных:

- ЗАО «ПФ «СКБ Контур»,

- ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»,

- ООО «Такском» ООО,

- Компания «Тензор».

Эти компании создали роуминговый центр, т.е. при подключении к одному из четырех, можно не беспокоиться о роуминге с остальными тремя. В зависимости от оператора, способы подключения отличаются незначительно.

• 1. Переход на ЭДО

После решения, что переход на ЭДО необходим, необходимо решить, как и каким способом организация начнет работать с ЭДО. От этого зависят сроки запуска, глубина внедрения ЭДО в процессы компании, стоимость подключения и количество времени, которое потребуется для обучения сотрудников. Общая схема перехода:

1. Провести анализ имеющейся системы документооборота и решить, кто из сотрудников будет работать с документами, кто сможет редактировать или согласовывать документы. Это поможет понять, сколько и каких электронных подписей нужно будет купить.

2. Определить сферы деятельности, в которых планируется электронный документооборот, чтобы выбрать верный сертификат, и купить электронные подписи.

3. Выбрать оператора ЭДО. Ориентиром может служить количество контрагентов, работающих по ЭДО. Нужно узнать, с какими операторами они работают и устраивает ли их выбор.

4. Решить, каким образом ЭДО будет использоваться в организации. У основных операторов работать с ЭДО можно двумя способами:

- Веб-версия. Самый простой и дешевый способ. Чтобы попасть в систему электронного документооборота, достаточно получить КЭП и доступ в интернет. Отдельно платить за доступ не надо, работу в ЭДО можно будет начать сразу после получения доступа. А электронный документооборот с контрагентами будет похож на переписку в электронной почте через интернет-браузер.

- Модуль для учетной системы. Способ подходит для организаций, которые ведут учет в популярных системах, например, от фирмы 1С. Модуль – отдельная часть программы, куда можно перейти из основной программы для работы с документооборотом. Чтобы работать через модуль, его нужно купить у оператора, установить и настроить для работы в организации. Цены на модули очень сильно различаются, но внедрение модуля редко стоит больше 15 000 ₽ для популярных учетных систем. Отдельное преимущество в том, что модуль можно доработать под нужды фирмы.

5. Обратиться к оператору ЭДО за подключением к системе электронного документооборота. Оператор проведет внедрение и обучение сотрудников работе в системе ЭДО.

6. Выбрать тариф. Операторы могут брать деньги как за каждый отдельный отправленный документ, так и за предоплаченный пакет. Например, у «СКБ Контур» каждый отправляемый документ может стоить 5—7 ₽. Чем больше документов отправляет фирма, тем дешевле будет каждый документ. За входящие документы плату, как правило, не берут.

7. Пригласить контрагентов к обмену электронными документами. Теперь можно начинать работать в системе электронного документооборота.

Заключение

До сих пор бухгалтерский учёт продолжает ассоциироваться с бумажной работой, хотя большинство рабочих процессов давно осуществляется посредством интернета. Любой предприниматель может позволить себе отказаться от бумаг и перейти на удобный электронный документооборот (ЭДО), хотя для многих предпринимателей переход на электронный формат документооборота — это лишь расширение перечня привычных процедур, поскольку многие организации уже не первый год сдают отчётности в налоговые службы, используя электронный формат. Индивидуальные предприниматели также заполняют и сдают декларацию по НДС онлайн. А для отчетов, подготовленных для ФСС, существует правило: наличие в компании 25 работников и более обязывает работодателя переходить на электронный тип отчетности.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
В результате работы рассмотрены понятия документа и документооборота, в том числе – электронного документооборота (ЭДО), изучены типы документов в рамках документооборота, охарактеризованы правила и этапы обработки документов, рассмотрены классификации документооборота и электронного документооборота, показаны плюсы и минусы перехода на электронный документооборот, дано понятие электронной подписи, описана общая схема перехода на ЭДО. Таким образом, все задачи выполнены и цель работы достигнута.