Файл: Системы коллективной работы (Документооборот в управлении).pdf

Введение

Системы коллективной (групповой) работы - общий термин для ИС, которые дают группе людей возможность осуществлять совместную деятельность следующего содержания: подготавливать и принимать решения, производить экспертную оценку новых идей, управлять подразделениями компаний, процессами, проектами и персоналом, создавать ПО для компьютеров, писать отчеты по реализации проектов, взаимодействовать с внешней средой. Для этого подобные системы должны решать задачи: сбор и обработку информации, необходимой для подготовки принятия решений; формирование и воспроизводство знания - от поиска необходимых источников до обсуждения результатов и публикации работ. Для решения данных задач системы групповой работы должны выполнять следующие функции: организовывать и записывать диалог при «мозговом штурме» некоторой задачи, поддерживать технологии проведения телеконференций, осуществлять совместное создание электронной документации, выполнять перспективное планирование, организовывать контакты менеджеров и исполнителей с применением средств мультимедиа.

Рассмотрим наиболее распространенные ИТ, поддерживающие групповую работу.

Коллективное оформление текстовой документации и графических материалов

Групповая разработка документации - это создание комплекта документации одновременно группой сотрудников, часть из которых может совместно работать над одним документом. Использование системы для коллективного оформления документации позволяет каждому члену рабочей группы создавать и редактировать свои собственные разделы документов, в которые могут входить текст, графика, электронные таблицы и т.п.

Планирование деятельности рабочих групп. Эти системы упрощают процесс планирования ежедневной, еженедельной и долгосрочной деятельности рабочих групп. Работая с БД коллективного пользования и программами-планировщиками, организация может свести к минимуму накладки в расписании членов группы.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Эти системы охватывают все виды вопросов, связанных с деятельностью в офисе, которые должны быть изучены и приняты к исполнению, а также требуют утверждения со стороны иерархии менеджеров. Современные системы управления документационным обеспечением имеют развитые средства создания и рассылки документов в автоматизированном режиме, позволяя отслеживать маршруты и правильность заполнения документа на всех этапах его создания или обработки.