Файл: Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха.pdf

Введение

Постоянно ускоряющийся темп современной жизни ставит человека в условия, когда рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» - смерть от переутомления на рабочем месте.

Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильного распределения рабочей нагрузки. Важно, чтобы у человека было время как на работу, так и на полноценный отдых. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, то есть получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все выполняемые действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных работников от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

1 Распределение рабочей нагрузки

Тайм-менеджмент – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован^[1].

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

---

Для того чтобы работа была эффективной необходимо придерживаться следующего комплекса принципов:

1. планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составлять четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Необходимо разбивать объемные дела на небольшие подзадачи, заранее продумывать последовательность действий в масштабных проектах, при этом оставлять резервный запас времени на форс-мажоры;
2. формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Необходимо применять правило «декомпозиции целей»: ставить глобальные задачи, делить их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Цели обязательно должны быть где-то записаны. Необходимо разработать систему ценностей, учитывать возможные ошибки. Необходимо определять последствия достижения целей, мотивирующие к работе (увеличение объемов продаж, повышение в должности и т.д.);
3. фиксирование плана. Необходимо применять действенные инструменты для наглядного отображения планов. Одним из способов является иллюстрация поэтапного выполнения работы, при этом важно оперативно вносить правки: это помогает предотвратить нежелательные сбои и вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. К таким программам относится – Evernote, Trello, Basecamp;
4. расстановка приоритетов. Необходимо ранжировать дела по степени важности. Выполнять действия последовательно: начинать с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, необходимо помнить о главном направлении. Важно планировать сложные дела на часы пиковой производительности;
5. фокусирование на главном подразумевает концентрацию внимания на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполнять менее важные дела нужно в «не ресурсное» время. Важно научиться говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: стараться отказываться от лишних разговоров с коллегами, интернет-серфинга по социальным сетям, просмотра YouTube и чтения СМИ в рабочие часы;
6. анализ опыта. Необходимо оставаться осознанным, наблюдать за изменениями в собственной жизни со стороны. Выполнять анализ ситуаций, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирать ошибки, принимать меры по предотвращению неудач в будущем. Делать прагматичные выводы, создавать индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности^[2];
7. планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Для улучшения личной результативности, необходимо планируйте не только рабочие задачи, а и качественный досуг. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

---

Также при распределении нагрузки важно учитывать биоритмы человека. Биологические ритмы – это одна из форм эволюционной адаптации условиям периодических изменений окружающей среды^[3]. Это временное взаимодействие внутренних систем организма человека друг с другом и с окружающей средой, которое способствует их слаженной координации и жизнедеятельности.

У человека выявлены и исследованы среди многих других четыре основных биологических ритма: полуторачасовой, суточный, месячный и годовой ритм. В годовом ритме отмечаются циклические изменения организма ежегодно во время смены времен года. Установлено, что в разное время года различно содержание гемоглобина и холестерина в крови; мышечная возбудимость выше весной и летом и слабее осенью и зимой, максимальная светочувствительность глаза тоже наблюдается весной и ранним летом, а к осени и к зиме падает.

В связи с постоянными колебаниями циклов в организме и окружающем мире формирует у человека физиологические и экологические виды циклов который влияют на самого человека и его работоспособность в определенные временные периоды.

Суточный среднечастотный ритм является ведущим в жизнедеятельности человека. Суточный ритм связан с одним оборотом Земли вокруг своей оси и длится около 24 часов. Основным суточным циклом, базой и фоном протекания всех других ритмов является чередование сна и бодрствования.

При этом ритм работоспособности и ритм питания являются важнейшими компонентами суточной системы биоритмов организма. Для создания условий высокой продуктивности работы при одновременном сохранении здоровья необходимо гармонизировать эти ритмы путем строгого соблюдения режима.

В процессе работы человек может испытывать большие физические и умственные нагрузки. Современный темп и уровень жизни предъявляет к организму человека высокие требования, поэтому для поддержания и улучшения работоспособности может послужить учет биологических ритмов человека в процессе его деятельности.

Учеными установлено множество физиологических функций человека, для которых характерна суточная ритмичность. Многочисленные экспериментальные исследования показали, что суточная периодика характеризуется постепенным повышением уровня физиологических реакций организма и его работоспособности как физической, так и умственной утром с 8 до 11 часов и днем с 17 до 19 часов и падением ночью. Самый низкий уровень наблюдается с 2 часов ночи до 5 часов утра. Исходя из этого, необходимо планировать рабочую деятельность в зависимости от типа работы (рис. 1).

---

Рисунок 1 – Среднестатистический график суточных биоритмов человека^[4]

Существуют три хронотипа людей: «жаворонок», «голубь», «сова». Если человек «голубь», то пик работоспособности приходится на три часа дня. Если «жаворонок» – то время наибольшей активности организма приходится на полдень. «совам» рекомендуется самую тяжелую работу выполнять в 5-6 часов вечера.

Кроме естественных биоритмов, на деятельность человека влияет большое количество искусственных ритмов. Многие из них диктуются условиями окружающей среды, общества, а некоторые сознательно или неосознанно человек создает сам: читает книги в определенное время или проверяет сообщения в мессенджерах или социальных сетях, слушает музыку в машине по дороге на работу, участвует в ежедневных планерках, ежемесячно пишем отчеты и т.д.

Таким образом, в течение суток в состоянии человека есть периоды повышения функциональных возможностей и периоды, когда работоспособность снижается. Также следует учитывать, что интенсивность физиологических процессов имеет тенденцию повышаться утром и падать ночью. Следовательно, биологический профиль человека находится в зависимости от фактора времени, и это оказывает либо позитивное, либо негативное влияние на работоспособность человека.

Подчиненность ритмам можно эффективно использовать на «макроуровне» – при планировании дня, недели, что позволяет выработать автоматизм выполнения определенных дел и задач (ежедневная уборка рабочего стола, еженедельные совещания, ежемесячная сдача отчета и т. д.). Появляется привычка, «внутреннее чувствование» момента выполнения того или иного дела; наработанный ритм сам подсказывает, что пришло время для определенного занятия или работы. Преимущества такого использования ритмов приводит к росту эффективность выполнения задач, снижению расходов внимания и памяти на выполнение конкретной деятельности.

2 Методы планирования и распределения рабочей нагрузки

Рассмотрим основные методы, применяемые при планировании рабочего времени и распределении рабочей нагрузки.

1. Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел на работе по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное^[5].

---

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. важное, срочное. Неотложные дела с кратчайшими сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии и т.д.;
2. важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с новыми клиентами, разрабатывать маркетинговую стратегию, совершенствовать ассортимент, внести улучшения в техническую часть работы сайта, разработать уникальное предложение для клиентов, которые давно не обращались в компанию;
3. не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка дел.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Важно не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

2. ABCDE. Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A» – важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3);
2. «B» – важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий;
3. «C» – желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения;
4. «D» – задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным;
5. «E» – занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно установление дедлайна, планируя окончание каждого процесса к определенному времени^[6].

3. SMART. После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого хорошо подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

---