Файл: Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха.pdf

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

4. Принцип Парето. В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов, приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей в работе^[7].

5. Диаграмма Ганта. Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения^[8]. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

6. Метод «Помидора». Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. сформулировать четкое задание;
2. выставить таймер на 25 минут;
3. не прерываться до звукового оповещения;
4. пятиминутный перерыв;
5. начало следующего этапа;
6. после каждого 4-го этапа отдых 15-20 минут.

После завершения практики записывается список отвлекающих моментов, мешавших работе. При их выявлении в дальнейшем необходимо избегать этих отвлекающие факторы в работе.

7. Интеллект-карты. Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

---

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

3 Правила организации эффективного отдыха

Для человека отдых необходим не только в виде длительного отпуска или рабочих каникул, но и в виде кратковременного перерыва в течение рабочего дня, что для работника может служить хорошим источником восстановления сил. Для достижения данного результата необходимо соблюдать основные правила эффективного отдыха.

Выделяют 3 основных правила эффективного отдыха:

1) ритмичность – данный принцип заключается в планировании небольших перерывов через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать перерывы длительностью 10-15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, человек начинает уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. В связи с этим всегда важно находить время на отдых. Необходимо не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило^[9];

2) максимальное переключение. В течение отведенного перерыва важно переключить внимание на что-то совершенно отдаленное и не связанное с работой. Работнику необходимо выбрать для себя наиболее подходящие занятие на это отведенное время для отдыха. Как правило, такие типовые сценарии всегда есть у человека, но пользуются ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность отдыха. Чем сильнее будет переключение во время перерыва, тем лучше работник отдохнет и восстановит свои силы.

3) смена контекста. Во время короткого отдыха необходимо изменить условия (контекст), в которых находится работник. Так, если работник целый день сидит перед монитором компьютера или за рабочим столом, то необходимо встать, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если же работник целый день проводит на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект. Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше работник сможет отдохнуть за сравнительно короткий промежуток времени, тем проще ему будет выполнять свои функциональные обязанности.

---

Заключение

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. В связи с этим важно не трать его впустую, необходимо смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо офисным сотрудникам, бизнесменам, менеджерам, руководителям, творческим личностям. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить значительные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – является способом сокращения путь от момента появления идеи до ее реализации.

Для того чтобы работа была эффективной необходимо придерживаться следующего комплекса принципов: планирование действий; формулировка конкретных целей; фиксирование плана; расстановка приоритетов; фокусирование на главном; анализ опыта; планирование отдыха.

Заниматься планированием деятельности нужно не только на день, но и на неделю, месяц и год. Чтобы грамотно распределить рабочую нагрузку, необходимо видеть общую картину.

Также важно учитывать свой персональный биоритм. Если по утрам человеку сложно сосредоточиться, необходимо посвятить это время рабочего дня несложным заданиям, а вечером выполнять более серьезную работу. Также нужно иметь в виду, что непосредственно после отпуска и длительных выходных работоспособность может быть снижена.

Для человека отдых необходим не только в виде длительного отпуска или рабочих каникул, но и в виде кратковременного перерыва в течение рабочего дня, что для работника может служить хорошим источником восстановления сил. Для достижения данного результата необходимо соблюдать основные правила эффективного отдыха такие как: ритмичность; максимальное переключение; смена контекста.

Основными методами, применяемые при планировании рабочего времени и распределении рабочей нагрузки является: матрица Эйзенхауэра; ABCDE; SMART; принцип Парето; диаграмма Ганта; метод «Помидора»; интеллект-карты. Одни методы для кого-то могут быть более эффективны, а для кого-то менее эффективны, поэтому сотруднику необходимо выбрать для себя оптимальный метод, который позволит ему добиться максимальной эффективности.

---

Список использованной литературы

1. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. – 211 c.
2. Лимончелли Т. Тайм-менеджмент для системных администраторов / Т. Лимончелли. - М.: Символ, 2015. - 240 c.
3. Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизни / Д. Моргенстерн. - М.: Добрая книга, 2015. - 256 c.
4. Мороз А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2016. - 304 c.
5. Мрочковский Н.С. Экстремальный тайм-менеджмент / Н.С. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Альпина Паблишер, 2018. – 210 c.
6. Попов Р.А. Профессиональные навыки менеджера: тайм-менеджмент // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №14. С. 176-181.
7. Стрелкова Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Макушева. - М.: Юнити, 2018. - 352 c.
8. Субботина Е.А. Правда о найденном времени: тайм-менеджмент для родителей и детей / Е.А. Субботина. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 272 c.
9. Трейси Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси.Как заставить время работать на вас / Б. Трейси. - М.: Альпина Паблишер, 2018. – 302 c.
10. Хайнц М. Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым / М. Хайнц. - М.: Альпина Паблишер, 2019. – 128 c.

1. Мороз А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2016. – 304 c. ↑

2. Стрелкова Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Макушева. - М.: Юнити, 2018. - 352 c. ↑

3. Субботина Е.А. Правда о найденном времени: тайм-менеджмент для руководителей / Е.А. Субботина. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 272 c. ↑

4. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. – 211 c. ↑

5. Попов Р.А. Профессиональные навыки менеджера: тайм-менеджмент // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №14. С. 176-181. ↑

6. Трейси Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас / Б. Трейси. - М.: Альпина Паблишер, 2018. – 302 c. ↑

7. Мрочковский Н.С. Экстремальный тайм-менеджмент / Н.С. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Альпина Паблишер, 2018. – 210 c. ↑

8. Мороз А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2016. – 304 c. ↑

9. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. – 211 c. ↑

---