Файл: Электронный документ.pdf

1. Ускорение процессов документооборота;

2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;

3. Легко изменяемое содержание (редактирование);

4. Теоретическая возможность вечного хранения;

5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

4. Защита и хранение информации электронных документов.

По мере своего развития любая организация сталкивается с необходимостью введения электронного документооборота. Естественно, электронные документы имеют различную степень конфиденциальности и могут содержать сведения от полностью открытых до являющихся коммерческой тайной самой организации или ее партнеров. Кроме того, возникает проблема достоверности электронных документов, полученных, скажем, по электронной почте, поскольку подписать такой документ обычной подписью и удостоверить печатью невозможно. То есть, электронный документооборот должен сопровождаться различными организационно-техническими мерами, позволяющими защитить передаваемые по компьютерным сетям электронные документы, как от несанкционированного прочтения, так и от случайной или преднамеренной модификации.

«Защита электронного документооборота актуальна для различных задач: защита документооборота промышленных предприятий, обеспечение конфиденциальности информации в медицинских учреждениях, защита электронных документов, обеспечивающих функционирование платежной сети в банковской сфере и т.д.».

Наиболее надежным средством обеспечения конфиденциальности информации является шифрование. Шифрование -- это процесс преобразования открытых данных в закрытые по определенному криптографическому алгоритму с использованием секретного ключевого элемента - ключа шифрования.

Секретный элемент криптографического преобразования - ключ шифрования - может храниться, например, в файле на дискете, или на каком-либо другом ключевом носителе. Необходимо, чтобы все пользователи, предполагающие обмениваться зашифрованными документами, получили определенный набор ключей шифрования, что позволило бы получателям расшифровывать документы, предварительно зашифрованные отправителями.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - средство, позволяющее на основе криптографических методов установить авторство и целостность электронного документа.

Секретный ключ (СК) генерируется абонентом сети. ЭЦП формируется на основе СК и вычисленного с помощью хэш-функции значения хэша документа. Хэш представляет собой некоторое значение, однозначно соответствующее содержимому документа-файла. При изменении хотя бы одного символа в документе, хэш документа изменится. Подобрать же изменения в документе таким образом, чтобы хэш документа не изменился, при использовании современных алгоритмов ЭЦП попросту невозможно.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

1. Устойчивого электропитания;

2. Резервного копирования;

3. Антивирусной защиты;

4. Профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Заключение

Проведя анализ понятия «электронный документ» можно выделить его составляющие: это информация, определенным способом зафиксированная на носителе с возможностью ее идентификации; у электронных документов есть своя физическая и логическая структура; они являются логической, а не физической целостностью. До сих пор не существует точного понятия «электронный документ»; «электронный документ» имеет ряд особенностей: массовое применение новых информационных технологий; электронная цифровая подпись; отсутствие жесткой привязки к носителю.

Также электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

Применение электронных документов даёт массу преимуществ для пользователей и облегчает работу с ними. Например: ускорение процесса документооборота, легко редактируется содержимое, способность передачи документов через сеть Internet и цифровым каналам связи

Главной проблемой электронного документа является придание ему юридической силы. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.