Файл: Факторы и системы управления контентом.pdf

Введение

Приложения для документооборота, равно как и офисные приложения Word, Excel и PowerPoint, в начале 80-х годов были в виде единичных товаров и только со временем были включены в групповые решения.

Начальные концепции документооборота в основном были предназначены с целью управления высокоструктурированными записями. Согласно сущности, они показывали собой специализированные основы сведений, хранящие журнал о бумагах: об прибывающем документе изготавливалась пометка, но потом к ней привязывались все без исключения в отсутствии исключения воздействия, которые проделывались с значимым документом.

Со временем аналогичные системы начали содержать и сами бумаги во электронном варианте, понятие «запись» расширилось и стало обозначать не только лишь запись во основе сведений, однако и, к примеру, электронное сообщение, документ и его индекс и т.д. Со временем поменялось само понятие «документ».

В компаниях поняли, что ручной перевод важного документа из 1-го формата в иной, с одной формы сохранения в иную, а кроме того вторичное создание 1-го и того же содержания для интернет-сохранения либо сохранения в ином виде — это несостоятельные расходы. Таким образом возникла теория ECM, в соответствии с коей внимание начали заострять на автоматизации контента.

Enterprise Content Management

ЕСМ — это относительно новая концепция, терминология для коей еще полностью не сформировалась.

Проанализируем основные компоненты, входящие в эту схему.

Системы ввода (Capture)

Система ввода документов охватывает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера либо импортироваться из любого приложения.

В случае если акт вводится с бумажного носителя, в таком случае на первом этапе выполняется его сканирование и формируется электронная копия важного документа (образ). В ходе сканирования может осуществляться программная обработка изображения, а кроме того визуальный контроль качества. Сканеры для коллективного использования обычно оборудованы рядом добавочных функций, к примеру могут принимать разноформатные бумаги. На 2-ой стадии (в случае если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть производится распознавание отсканированных бумаг. С целью этого применяются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Бумаги, переводимые в электронный тип, условно разделяют на формализованные, неформализованные и специализированные. В формализованных бумагах предварительно установлена форма — размещение и объем обязательных полей, в которые записываются сведения (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным принадлежат документы свободной формы: контракты, послания и т.д. В качестве специализированных бумаг возможно охарактеризовать карты либо отпечатки пальцев.

Переход бумаг любого из упомянутых выше разновидностей в электронный формат имеет собственную специфику: для ввода фото достаточно электронного изображения, в случае если акт включает текст — его следует распознать, если это тест-анкета — в таком случае как правило необходима только лишь содержащаяся в ней информация, к примеру при обрабатыванию избирательных бюллетеней как правило не требуется картинка самого документа — довольно данных о том, за кого отдан голос.

Отличительной особенностью ввода форм в компьютер считается необходимость определения слов, заполненных с руки, — подобным способом называемого рукопечатный документ. Технологические Процессы установления рукопечатных знаков приобрели название Intelligent Character Recognition (ICR). Трудности определения при вводе конфигураций рекомендательно связаны с словом. Присутствие вводе конфигураций способен потребоваться установление различных пометок также знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), к образцу в избирательных бюллетенях. При массовом вводе бумаг выполняются установление, проверка также индексация. Потом концепция устанавливает, куда должен направиться любой акт также под каким именованием, в таком случае имеется происходит механическое руководство потоком ввода.

Решения по автоматизации ввода предлагают такие фирмы, равно как EMC (Captiva), ABBYY и Cognitive Technologies.

Управление документами (Document Management)

Управление документами — старейший элемент ECM. Он дает возможность осуществлять контроль документа с момента его создания вплоть до архивирования. Предназначение технологии — обеспечивать документы метаданными (атрибутами) для для того чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она дает главные библиотечные функции, в том числе хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К главным задачам управления документами возможно причислить:

1)контроль документов на вход/выход, надзор целостности документа;

2)управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на различных стадиях работы над документом, но кроме того одной и той же информации в разных форматах);

3)поиск и навигация с целью поиска информации;

4)визуализация данных для представления в структурах типа виртуальных файлов либо папок.

Функции Document Management все в большей степени пересекаются с административной функциональностью офисных приложений, таких как Outlook/Exchange и Notes/Domino, и с функциями Library Services по администрированию хранения данных.

Лидерами этого сектора рынка являются фирмы EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

Управление web-контентом (Web Content Management)

Эта технология поддерживает процесс формирования, согласования, публикации и непрерывного обновления данных на веб-сайтах и как правило интегрируется с системой управления документами. Она дает возможность учреждениям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом либо интранетом. Применение ПО с целью управления web-контентом дает возможность публиковать информацию моментально и надежно в различных каналах, в том числе и не зная языка HTML. Благодаря этому компании могут поручить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей — собственников контента. Результативность использования такого ПО состоит в этом, то что различным службам никак не необходимо вторично вводить перемены во акт, но таким образом, медиа-контент содержит меньше погрешностей и нестыковок.

ПО для управления интернет-контентом предусматривает:

1)создание/редактирование контента в рамках регулируемого процесса опубликования данных;

2)доставку и администрирование данных для формирования web-презентаций;

3)автоматическое преобразование контента под разнообразные форматы представления;

4)безопасное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

5)визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом могут помочь распределить между работниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на веб-сайте техническим работникам (web-специалистам) все сложнее сохранять его. Основными поставщиками подобного ПО являются фирмы EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) также Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Эта технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, равно как электронных, так и бумажных. Она поддерживает целый жизненный цикл документа — с его создания вплоть до уничтожения — и сопряжена с действиями архивирования, возвращения либо удаления документов. Сегодня фирмы предпочитают формировать архивы критически значимых документов за пределами офиса, однако при этом следует вовремя восстанавливать документы и гарантировать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями дает возможность фирмам специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда — уничтожаться, и т.п. Данные принципы могут опираться на государственных законах либо на бизнес-требованиях самой фирмы.

Программное обеспечение Records Management не находится в зависимости от среды хранения данных и дает возможность управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций как правило выделяют соответствующее:

визуализация структуры файлов и иных структурирующих индексов с целью упорядоченного хранения данных;

однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;

управление графиком хранения и уничтожения записей;

защита данных в соответствии с характеристиками.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом предназначается с целью автоматизации деловых операций, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, в том числе разработку маршрутов, контроль выполнения и т.д. К его задачам как правило причисляют:

• визуализацию действий и организационных структур;
• ввод, управление, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами либо данными;
• средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Сравнение двух систем для управления документооборотом в организации

Будем сравнивать две системы для управления документом это Directum и 1С:Документооборот. Эти программы созданы для автоматизированной работы с документами, отлаживания и взаимодействия сотрудников между собой. Они осуществляют интеграцию с основными почтовыми системами. Это достаточно удобно для сотрудников так как все необходимые данные отображаются в одной программе, предусматривают удалённую работу сотрудника.

1C:Документооборот оборудован готовыми модулями по обмену с распространёнными модулями и распространёнными в России системами. Так как эта программа работает на платформе 1C она предусматривает поддержку других конфигураций компании 1C. Программа имеет достаточно большой функционал , связанный не только с документооборотом а также с управлением процессами, учёт и планирование рабочего времени сотрудника. Для работы необходимо купить лицензию на платформу в зависимости от количества рабочих мест. Будем рассчитывать стоимость на 50 рабочих мест, если наше предприятие со сложной организацией то нам придётся купить версию КОРП то её стоимость составит 312 000 рублей. Если у нас компания с несложной структурой то стоимость будет составлять 187200 рублей. В комплект поставки входят все функциональные опции.

Directum также как и 1C:Документооборот аналогично включает в себя готовые модули по обмену с распространёнными в России учётными системами.Directum запрограммирована решать дополнительные задачи ,взаимодействия с клиентами, автоматизация и управления показателями показателями эффективности. Для расчёта стоимости будем брать компаню с 50 работниками. У этой программы существует два варианта поставки Enterprise с числом неограниченных пользовательских лицензий и стоимость составит 636900 рублей , версия Standard позволяет выдать лицензию на 100 пользователей и стоимость составит 370300 рублей. Для программы Directum модули покупаются за отдельную плату, их покупка для версии Enterprise составит 519000 рублей а для версии Standard составит 322900 рублей

Заключение

Реальное преимущество от внедрения ECM-формы возможно получить только лишь при ее интеграции с главными бизнес-системами компании. ПО для управления рабочим процессом необходимо рассматривать как связывающее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами.

А для выбора системы для документооборота я считаю, что лучше подойдёт программа 1C документооборот так как программа Directum более затратна и дополнительные модули нужно докупать отдельно.