Добавлен: 08.07.2023
Просмотров: 68
Скачиваний: 2
1.Введение
Автоматизированная информационная система – это комплекс, который включает:
- Информационное обеспечение – это комплекс методов и средств по размещению и организации информации, включающий системы классификации и кодирования документов, показателей, внутримашинной информационной базы.
- Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, инструктивных материалов и персонала, который обслуживает эту технику.
- Программное обеспечение – это совокупность программных средств для реализации задач управления с использованием вычислительной техники. В состав программного обеспечения входят базовые общесистемные программные средства, инструментальные средства и прикладные программные средства.
- Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационных систем.
- Лингвистическое обеспечение – это совокупность языковых средств, которые используются на различных уровнях создания и обработки данных для общения человека с ЭВМ.
- Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, которая позволяет усовершенствовать организационную структуру объектов, разработать должностные инструкции, ориентированные на новые информационные технологии.
Автоматизированная информационная система не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, или система управления производством. Информационные системы уже много десятков и сотен лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Такие системы позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений. Спектр возможностей информационных систем разнообразен, они функционируют в различных сферах деятельности организаций. Рассмотрим подробнее информационную систему «Евфрат».
2.Общая характеристика «Системы Е1-Евфрат»
«Система E1-Евфрат» – это информационная система электронного документооборота, которая позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами различной организации.
Данная система содержит набор инструментов для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от формы собственности и численности. «E1 Евфрат» рассчитана на работу, как и в небольшой структуре, т.е. местной организации, так и в территориальной организации, в которой присутствует сложная схема информационных потоков.
Разработчик: Cognitive Technologies
Сайт: http://www.evfrat.ru
Операционная система: Windows
Тип: Системы авторизации документооборота
Лицензия: Проприетарная
Данная система позволяет автоматизировать регистрацию документов и заданий, обеспечивает взаимодействие пользователей во время работы над документами, даёт возможность поиска информации. Может производиться контроль за выполнением работ, а также отслеживание состояния процессов.
Подсистема взаимодействия удалённых серверов создана для обеспечения возможности взаимодействия между филиалами, а внутренняя почта позволяет общаться с использованием почтовых программ.
«Евфрат-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость данной системы позволяет нам автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
3.Возможности СЭД «Е1-Евфрат»
1. Ввод и регистрация документов
Электронные и бумажные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Технология «понимания» документов – поиск в электронном документе реквизитов и данных – и технология Drag&Recog – распознавание реквизитов с отсканированного документа - обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.
2. Поиск документов
Возможен поиск для всех случаев в жизни – по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.
3. Работа с электронными документами.
Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.
4.Контроль исполнения
Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие чего время согласования документов сокращается в десятки раз.
5.Оптимизация движения документов
Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и связи представлены в наглядной графической форме.
Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с Е1.
6.Рассылка документов
Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.
7.Хранение документов
Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска Вы сможете найти нужный документ за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.
8.Внутренняя и внешняя почта
Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на электронную почту. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.
9.Настройка и кастомизация
Для удобства пользователей в Е1 включен инструмент для визуального редактирования форм документов — графический дизайнер форм. Пользователь получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 является документо - ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.
10.Безопасность и отказоустойчивость
Встроенный в Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий. Е1 поддерживает использование протокола SSL для шифрования, расширенную квалифицированную электронную подпись КриптоПро и других сертифицированных криптопровайдеров, доменную авторизацию.
11.Интеграция с 1C, IBM Domino\Notes, SharePoint
В базовой версии E1 обладает специальным модулем, который позволяет быстро встроить систему в любую существующую программную инфраструктуру компании и организовать удобную связь документов и справочников с другими системами. Самостоятельно пользователи могут организовать двухстороннюю интеграцию с 1С, MS SharePoint, IBM Domino\Notes, XML.
12.Отчёты, журналы
Е1 содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.
4. Дополнительные модули системы:
- АРМ «Руководитель» - предоставляет полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, у которых работа связана с частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
- АРМ «Архивариус» - Доп. модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Этот модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
- «НТТР-сервер» - это модуль, который даёт возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
5. Преимущества системы «Е1-Евфрат»
Данная система «Евфрат» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, улучшить исполнительскую дисциплину, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
Преимущества системы «Евфрат»:
- Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ» не требуется наличия доп. ПО. В отличие от аналогичных программ, данная программа работает на собственной встроенной СУБД «Ника», которая уже входит в комплект поставки.
- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
- Данная система обладает понятным интерфейсом, понятна и удобна в настройке и использовании.
- Реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии Workflow.
- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
- Возможности работы с поручениями и документами при помощи веб-браузера из любой точки мира.
- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
- Наличие в данной системе встроенного инструментария для адаптации системы под требования организации (Дизайнер форм, Менеджер журналов и отчётов)
- Простое администрирование системы возможностями APM «Администратор».
- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag & Recog, а также встроенный модуль просмотра и печати.
- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
- Открытый API для создания интеграционного ПО на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».
6. Заключение
Система Е1-Евфрат обрабатывает все форматы документов: тексты (в форматах DOC,HTML,KOI-8,и т.д.) ,картинки ( в форматах JPG, GIF, и т.д.) , страницы в Интернете, звуковые файлы и видеофайлы. Евфрат индексирует данные всех документов. Данную систему можно применить и в качестве поисковика, с помощью которого можно найти абсолютно любой документ по ключевому слову или сочетанию.
«ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.