Файл: Внешний и внутренний контроль в организациях (Контроль: основные понятия, цели, функции).pdf

ВВЕДЕНИЕ

      Менеджмент - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

     Целью данной курсовой работы является рассмотрение внутреннего и внешнего контроля в организации. Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, функции и задачи контроля;
2. Проанализировать процесс контроля;
3. Раскрыть два основных вида контроля;
4. Рассказать о значении контроля в жизнедеятельности организации и о его возможных негативных последствиях.

ГЛАВА 1. Теоретические  основы 

1.1 Контроль: основные понятия, цели, функции

Контроль – это процесс оценки уровня выполнения заданий и достижения целей, выявление отклонений, сбоев и причин их появления с целью обеспечения выполнения планов, заданий, направленных на достижение целей организации. Феномену контроля подвержено все, что напрямую или косвенно относится к производительной деятельности организации. Внутренний контроль осуществляется сотрудниками, которые в структуре организации занимают высшую должность по отношению к сотрудникам, над которыми будет осуществляться контроль. Внешний контроль осуществляют фирмы, которые специализируются на внешнем аудите. Независимо от вида (внешний или внутренний) основная функция у контроля одна: наблюдение за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Не стоит забывать о том, что в процессе управления все функции взаимосвязаны между собой, так, например, функция контроля наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям.

---

Рассмотрим, что подразумевает под собой контроль в менеджменте:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов  (оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

     В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

1. Проверочная (проверка целесообразности управленческих решений, проверка выполнения управленческих решений, выявление ошибок и нарушений);
2. Информационная (сбор, обработка и передача информации по состоянию контролируемого субъекта);
3. Диагностическая (изучение реального положения дел, выявление существующих тенденций изменений);
4. Прогностическая (подготовка предположений о будущем состоянии объекта);
5. Коммуникационная (обеспечивает налаживание обратной связи от объекта управления к субъекту управления);
6. Ориентирующая (показывает на что необходимо обратить первоочередное внимание);
7. Стимулирующая (по итогам контроля производится оценка персонала, его поощрение и наказание);
8. Корректирующая (на основании контроля производится корректировка действий);
9. Защитная (способность сохранения ресурсов организации).

       Контроль решает в системе управления несколько задач:

     Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.

     Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

     В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.

     В-четвертых, контроль позволяет скорректировать текущее положение дел, создать необходимые предпосылки для стимулирования.

     Контроль  подразделяется на три этапа:

1. установление планируемых показателей. Этот этап необходим для реализации целей и миссии организации, так как на нем разрабатываются необходимые мероприятия;
2. сопоставление планируемых результатов с действительными. При их несовпадении определяется уровень отклонений от заданных параметров, которые могут быть значительными и незначительными. На основе данного анализа предпринимается решение о необходимости принятия корректирующих мер;
3. процесс осуществления корректирующих мер. В результате применения соответствующих действий контроль позволяет предприятию повысить качество выполняемой работы и не отступить от намеченных целей, которые необходимы для работы предприятия.

---

     Поведение людей не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

     Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

     Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень  сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

     Помимо  понятия, функций контроля, для полного  анализа исследуемой тематики необходимо рассмотреть и процесс контроля.

1.2 Процедура контроля в организации

    Процесс контроля в организации – это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реали­зации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля. В процедуре контроля существуют три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. Рассмотрим каждый из этапов более подробно.

1. Определение стандартов контроля.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Как правило, проверка на соответствие результатов заданным стандартам производится ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Выделяют четыре уровня стандартов в организации: организационный, функциональный, уровень отдела, стандарты выполненной работы.

Организационный уровень – установка стандартов руководителями в виде необходимости достижения определенного уровня, характеризующего работу организации в целом. 

Функциональный уровень – это стандарты, которые устанавливаются для каждого отдельного звена организации, основываясь на стандарты организационного уровня. На этот уровень стандартов опираются менеджеры среднего звена.

---

Уровень отдела – это стандарты, разработанные для каждого отдела организации в отдельности.

Стандарты выполнения работы – это индивидуальные стандарты для каждой конкретной должности.

В свою очередь, все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и понять мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей. Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно. Невозможно точно приписать тому или иному уровню морали численное значение или выразить его через эквивалентную сумму долларов. Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и им это удается. Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов. Более того, некоторые из этих, явно не поддающихся количественному измерению величин, можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные. Также люди могут оставаться на работе не потому, что их потребности здесь по-настоящему удовлетворяются, а потому, что они считают, что найти другую работу будет достаточно трудно. Менеджеру нужно все время быть настороже и научиться отделять симптомы от истинных причин. Существенно важно, чтобы руководители ясно осознавали, что в данной конкретной ситуации на результаты их действий будут оказывать влияние очень многие факторы.

---

1. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

На данном этапе руководитель должен определить, насколько фактические результаты решения соответствуют установленным стандартам. В случае их расхождения он должен также решить, насколько допустимы, или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. После этого он дает оценку фактических результатов, т.е. делает вывод о качестве принятого решения. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, состоит из четырех фаз: определение масштаба допустимых отклонений, измерение фактических результатов, передача информации о результатах и собственно оценка результатов.

В процессе принятия решений не всегда требуется абсолютно точное соблюдение всех критериев выбора. По отдельным атрибутам руководитель может установить так называемый масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение фактических результатов от желаемых считается несущественным и не вызывает опасений. Величина масштаба играет критически важную роль. Если масштаб слишком велик, то возможные отклонения могут привести к необратимым последствиям. Напротив, если масштаб слишком мал, то руководство организации вынуждено будет реагировать на каждое незначительное отклонение, что весьма утомительно и требует массы времени. В этом случае контроль становится неэффективным. Важно помнить, что преимущества, получаемые от контроля, должны превосходить затраты ресурсов и времени на его проведение. Это достигается путем использования принципа исключения, согласно которому система управления должна «срабатывать» только при наличии заметных отклонений фактических результатов от требуемых.

И змерение фактических результатов – наиболее трудная фаза контроля. Для этого необходимо определить типы шкал и единицы измерения показателей, подлежащих контролю, а также выбрать скорость, частоту и точность измерений. Важный фактор, который определяет возможность и целесообразность контроля, – это его «стоимость». С учетом данного фактора руководитель должен решить: а стоит ли вообще осуществлять контроль? Если стремиться измерять все подряд, и как можно точнее, то затраты на проведение контроля будут столь велики, что его стоимость превзойдет ожидаемый эффект.

Важную роль в процессе контроля играет передача информации о результатах. Данные, полученные путем измерений показателей, ничего не значат, если они точно и вовремя не доводятся до сведения руководителей, отвечающих за решение проблемы. Кроме того, эта информация должна быть представлена в удобной и наглядной форме, позволяющей легко понимать ее смысл и предпринимать адекватные действия. Основные трудности, связанные с передачей информации для контроля, заключаются в следующем:

---