Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 211
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Управление - целенаправленное информационное воздействие одной системы на другую с целью изменения его направления в определенном направлении.[1]
Управление включает значительное число специфических направлений и функций деятельности: постановка целей, прогнозирование, принятие стратегических решений, планирование, организацию, стимулирование, руководство, контроль, оценку исполнения, интерпретацию результата. Планирование определяет, что следует делать, чего достигнуть, кто должен делать, к какому сроку, где, и каким образом. Организация определяет, как использовались ресурсы. Руководство приводит планы в действие. Контроль проверяет людей и работу.
Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. По утверждению П. Друкера, контроль и определение направления —это синонимы.
Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.
Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.[2]
Выделяют внешний и внутренний контроль. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками —
контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.
Внешний контроль основывается на том, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Можно выделить ряд причин эффективности внешнего контроля.
1. По результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе.
2. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение.
3. Итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться.
Для того, чтобы внешний контроль был эффективен, необходимо следующее.
1. Цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, но исполнимыми.
2. Необходимо помнить, что могут иметься сотрудники, которые, ничего не делая, пытаются создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть.
3. По итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, то и наказание.
Внешний контроль эффективен в следующих ситуациях:
— при авторитарном стиле управления, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично;
— если возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело;
— если подчиненные недобросовестны и неаккуратны.
— при неблагоприятном климате в коллективе;
— в условиях преобладания индивидуальной формы системы вознаграждения за результаты деятельности.
Система внешнего контроля должна быть всеохватывающей, требующей огромных материальных и трудовых затрат.
При постоянно усложняющейся деятельности она становится экономически и технически непосильной даже для крупных организаций. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля или самоконтроля. Задача внутреннего контроля состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-то за руку и наказать. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию.
Поскольку условием внедрения самоконтроля является преобладание групповых форм работы и принятия решений, здоровый морально-психологический климат, демократические формы руководства.
Внутренний контроль эффективен в следующих ситуациях:
— при демократическом стиле управления организаций;
— если нет возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело;
— если подчиненные добросовестны и педантичны;
— при благоприятном микроклимате в коллективе;
— при коллективной системе вознаграждения за результаты деятельности.
Внутренний и внешний контроль часто применяются в определенной пропорции одновременно.
Множество обстоятельств может помешать реализации планов. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыполнимыми. Источником неопределенности являются и люди, работающие в любой организации.
Ошибки, возникающие внутри организации, множатся и, если их вовремя не исправить, могут привести к банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой.
Актуальность темы заключается в важности такой функции управления как контроль. Без правильной постановки контроля в организации невозможно ее благополучное функционирование.
Целью работы является рассмотрение внешнего и внутреннего контроля в организациях.
Глава 1. Теоретический аспект понятия контроля – внешнего и внутреннего
1.1. Формы и виды контроля
Прежде чем исследовать методы и процедуры организационного контроля, следует обратиться к их классификации. Она может быть осуществлена по нескольким основаниям. Три подхода к классификации методов контроля, которые являются наиболее важными, приведены на рисунке 1.
Рис.1. Классификация видов организационного контроля
Управление по отклонениям основано на сравнении результатов, и здесь можно выделить два аспекта сравнения: для пояснения того, какие
результаты сравниваются, используются термины «контроль с прямой связью» и «контроль с обратной связью».[3]
Контроль с обратной связью подразумевает сравнение бюджетных и фактических результатов, тогда как контроль с прямой связью — сравнение желаемых результатов (т. е. целей) с бюджетными. Ключом к эффективному контролю являются процедуры, которые позволяют менеджерам не только удостовериться в соответствии реальной деятельности планам, но и убедиться в том, что сами цели разумно соотносятся с возможностями организации по их реализации.
В теории и практике управления экономическими системами выделяют три типа контроля:
- социальный контроль, осуществляется членами социального окружения сотрудников и менеджеров;
- самоконтроль, осуществляемый самими исполнителями определенных организационных функций как на высших, так и на всех остальных уровнях организации;
- административный контроль, процедуры которого разрабатываются и внедряются руководителями и владельцами организации (или по заказу третьими сторонами) для того, чтобы определять действия людей и экономических институтов внутри самой организации. Важной частью административного контроля является финансовый контроль.[4]
Все три типа контроля взаимосвязаны и взаимозависимы. Так, например, административный контроль не будет эффективным, если сами сотрудники не будут согласны выполнять то, что от них требует администрация или владельцы.
Говоря об административном вообще и финансовом - в частности - контроле. Можно выделить два способа его информационного проявления:
- Правила и предписания (т.е. указания и модели желаемого поведения отдельных людей и групп в определенные периоды времени и в отдельных ситуациях);
- Целевые показатели (т.е. указания на результаты действий, а не на то, как этих результатов необходимо достичь).
- Первый из этих способов реализуется в форме процедур предварительного (опережающего) и текущего (оперативного) контроля, а второй - в форме заключительного (результирующего) контроля.[5]
Предварительный контроль устанавливается до начала решения управленческой задачи. Его целью является определение готовности и возможности реализации управленческого решения имеющимися в распоряжении организации ресурсами. Он предполагает доведение целей, задач, бюджетных заданий и т.п. информации до руководителей более низких уровней управления и исполнителей; проверку их готовности к выполнению планируемых задач; проверку наличия и возможности привлечения необходимых финансовых ресурсов; проведение инвентаризаций имеющихся материальных ресурсов; проверку готовности производственных мощностей; контроль за укомплектованностью персонала и его компетентностью в решении поставленных задач.
Текущий контроль осуществляется с начала управленческой, финансово-хозяйственной или производственной операции до момента достижения требуемого результата или с начала до конца бюджетного периода. Его задача - вовремя обнаружить отклонения от планов и решить возникающие проблемы прежде, чем это приведет к негативным
последствиям. Он проводится в форме регулярных отчетов перед вышестоящими руководителями менеджеров различных уровней управления или уполномоченных ими лиц о ходе хозяйственной деятельности и выполнении отдельных пунктов бюджетов. Фактически он осуществляется ежедневно.
Заключительный контроль производится в форме отчетов о выполнении планов (бюджетов) на всех уровнях ответственности в организации с выбранной периодичностью, а также ревизионных проверок деятельности различных центров ответственности. Периодичность будет зависеть от продолжительности бюджетного периода и способа профилирования бюджетов. Например, на уровне производственных центров ответственности отчеты могут быть недельными, месячными и годовыми.
Для объекта контроля должна существовать прогнозная модель, с помощью которой можно выявить отклонение достигнутого результата от желаемого и разработать ряд мер для исправления ситуации. В системе бюджетирования такой моделью являются сами бюджеты с их связанными количественными показателями продаж, производства, затрат и т. п.
Должна существовать возможность принятия определенных мер для исправления выявленных недостатков и отклонений.
1.2. Внутренний и внешний контроль
Контроль по отношению к организации делится на внутренний и внешний.
В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.
Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами.
Внешний контроль основывается на том факте, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель, или его представитель.
Психологи считают, что на это имеется несколько причин. Наиболее очевидная состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение, и поэтому за нее стоит держаться и проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. Наконец, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительное усердие проявляется здесь по причине честолюбия. Поэтому систему контроля необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведение, ориентированное на него.
Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств.
Во-первых, должна быть предусмотрена так называемая «защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. Ради такой показухи забрасываются действительно важные и нужные дела, блокируется важная информация, ставящая под сомнения «достижения». Чаще всего это делается с помощью манипулирования показателями, занижения или завышения их истинной величины.
Чем выше степень бюрократизации управления организацией, тем чаще подобное, ориентированное на контроль поведение сотрудников имеет место, и они больше времени тратят на обман начальства, чем на