Файл: Проектирование информационной системы по управлению.pdf

На сегодняшний день невозможно представить себе достаточно крупную организацию, функционирующую без использования программных и аппаратных средств, воплощающих в себе современные информационные технологии. Помимо информационно-технического обеспечения технологических процессов непосредственно на производстве, информационные технологии играют важную роль в управлении предприятием.

В сфере управления информационные технологии обеспечивают коммуникацию, анализ, накопление и хранение информации, технологическое обеспечение управленческих бизнес-процессов, автоматизацию решений в сфере документооборота на предприятии. Функции документооборота включают в себя организацию учета, переработки, хранения, анализа всех документов на предприятии, объединения их в единую информационную базу с целью повышения качества работы с документацией всех участников бизнес-процессов, протекающих на предприятии.

Системы электронного документооборота представляют собой комплекс из прикладных инструментов, реализованных как на программном, так и на аппаратном уровне, и позволяющих поднять уровень функционирования отделов и служб делопроизводства на предприятиях на более высокий уровень. Этот эффект достигается благодаря отличительным особенностям систем электронного документооборота, таким как: возможность организации единой информационной базы всей документации предприятия в электронном виде с многокритериальным поиском информации; возможность использования единых, в рамках организации, инструментов выдачи поручений сотрудникам; возможность контроля за исполнением поручений сотрудниками, наличие инструментов для глубокого анализа существующих бизнес-процессов, возможность повышения уровня автоматизации большинства бизнес-процессов, протекающих в организации и т.п.

Все бизнес-процессы на предприятии ООО "Технопарк-центр" были основаны на использовании бумажных оригиналов или копий. Применение различных инструментов препятствовало формированию аналитической отчетности по всему массиву данных, так например, поиск документации по прошлым периодам занимал достаточно продолжительное время. Отсутствовала автоматизированная система контроля за выполнением поручений сотрудниками. Не в полной мере выполнялись корпоративные стандарты в области работы с документацией.

Бизнес-процессы документооборота проходили с превышением установленных сроков. Возникали инциденты утери бумажных документов и превышения сроков исполнения. Сложившаяся ситуация на предприятии не могла быть решена только административными методами, соответственно было принято решение о воплощении комплекса мер по автоматизации части бизнес-процессов документооборота наряду с реорганизацией утвержденного регламента документооборота ООО "Технопарк-центр".

Цель работы – Целью данной работы является автоматизация работы системы документооборота ООО "Технопарк-центр".

Объектом исследования является ООО "Технопарк-центр".

Предмет исследования – процесс документооборота организации.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

Изучить теоретические аспекты автоматизации документооборота.
Рассмотреть технико-экономическую характеристику предметной области и предприятия;
Охарактеризовать задачи и обосновать необходимость их автоматизации;
Проанализировать существующие разработки и стратегию развития;
Обосновать проектные решения;
Разработать проект автоматизации.

При написании курсовой были применены такие методы научного исследования, как изучение научной литературы по теме исследования, нормативно-правовой базы, аналитический и сравнительный методы.

Глава 1. Теоретические основы информационной системы управления документооборотом

Сущность автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота является в наше время неотъемлемой частью работы с информацией, позволяет контролировать процесс работы и осуществлять его качественно. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса и оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Изучение принципов работы электронного документооборота, позволяет определить основные достоинства системы:

– однократная регистрация, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

– параллельность выполнения операций, что позволяет сократить период документооборота и повысить оперативность принятия решений;

– непрерывность движения документа, позволяющая четко идентифицировать ответственного за исполнение конкретной задачи;

– единая база информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов и эффективность системы организации поиска документа.

Традиционно ключевым потребителем систем электронного документооборота остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30 % проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократии при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Используемые системы автоматизации документооборота (САД) не лишены недостатков, а именно, необходимость реформирования всей сложившейся системы документооборота на предприятии; дополнительные затраты на покупку программного обеспечения и обновление компьютерной техники; возможность несанкционированного доступа к информации; возникновение потребности в затратах средств и времени на обучение персонала и пр.

При внедрении системы автоматизации документооборота неизбежно возникает проблема оптимизации бизнес-процессов на предприятии и разработки соответствующих организационно-распорядительных и нормативных документов.

Оптимизация бизнес-процессов – частичное совершенствование существующих бизнес-процессов на предприятии, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т. п. Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т. п. При оптимизации бизнес-процессов зачастую происходит изменение организационной структуры предприятия, осуществляется перераспределение функций подразделений.

Таким образом, в результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями, повышается эффективность деятельности и конкурентоспособность предприятия.

Получить достоверную информацию о том, как ставятся управленческие задачи в разных отделах, насколько своевременно они выполняются, какие пожелания и претензии поступают от клиентов, возможно при соблюдении следующих условий:

– обеспечение возможности доступа с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, что позволяет эффективно использовать программу для фиксирования текущих управленческих задач, взаимодействия сотрудников, сроков выполнения работ, отзывов клиентов и пр.;

– обеспечение доступа и возможность изменения управленческой информации со стороны руководящих структур.

В результате внедрения подобных систем через некоторое время накапливается необходимый объем информации, позволяющий достаточно четко определить особенности, преимущества и недостатки существующих на предприятии бизнес-процессов, а также способы решения данных проблем.

Таким образом, оптимизация бизнес-процессов на предприятии посредством внедрения САД способствует обеспечению более высокого уровня качества и скорости решения задач поставленных задач.

Анализ существующих разработок для автоматизации документооборота

В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут подойти для автоматизации документооборота рассмотрим информационные системы для организации электронного документооборота (СЭД).

Первый программный продукт – система Directum от одноименной компании. Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков. Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом.

СЭД Directum - современная система, позволяющая значительно повысить эффективность работы всех подразделений организации как в своей области, так и в рамках совместной деятельности. Система управления Directum полностью обеспечивает электронное управление документами, органично взаимодействуя с традиционным «бумажным» делопроизводством.

Внедрение Directum в жизнедеятельность любого предприятия проходит легко и быстро благодаря возможностям системы:

- Управление электронными данными

Создавать, искать и хранить неструктурированные документы MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftVisio, CorelDraw легко. Информацию можно структурировать по папкам, открывать или ограничивать доступ к ней, отслеживать работу с документами.

- Управление производством

Система позволяет «выдавать» электронные поручения, контролировать их исполнение, обеспечивая легкость взаимодействия между различными отделами и сотрудниками.

- Управление договорами

СЭД Directum упрощает процессы поиска, анализа, редактирования, согласования и контроля договоров.

- Управление совещаниями

С помощью системы упрощается процедура подготовки и проведения рабочих встреч. Легко согласовываются место и время совещания, состав участников, формируются протоколы, отслеживается процесс исполнения решений.

- Работа с Заказчиками

Directum облегчает ведение единой клиентской базы, позволяет сохранять историю встреч, переписки с партнерами, цены предыдущих контрактов, с указанием стоимости единицы товара/услуги. Система помогает планировать маркетинговые мероприятия, анализировать эффективность маркетинговых воздействий.

- Канцелярия

СЭД незаменима при регистрации документов, ведении номенклатуры дел, для контроля над местонахождением бумажных документов, организации обмена электронными данными.

- Входящая документация

Система упрощает и систематизирует работу крупных предприятий и государственных учреждений со входящей документацией от частных лиц в рамках ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

- Управление показателями эффективности

Информационная система Directum позволяет обеспечивать оперативный контроль над бизнес-процессами по заложенным показателям эффективности.

В настоящее время на базе системы управления Directum разработано более 60 решений для предприятий. Каждое из них представляет собой продукт, подготовленный для быстрого внедрения. Платформа позволяет доработать любое решение под потребности конкретного заказчика.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Пример интерфейса системы Directium приведен на рисунке 1.