Файл: Автоматизация контроля исполнения документов в приемной комиссии ВУЗ-а.pdf

8. Матричная (программно-целевая) структура управления. Такая структура представляет собой сетевую структуру, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой – руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для деятельности, которая имеет четко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постоянной деятельности – целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут сосуществовать.

Матричная структура университета является оптимальной, когда окружающая среда очень изменчива и цели организации отражают двойные требования, когда одинаково важны и связи с конкретными подразделениями, и функциональные цели.

При матричной структуре горизонтальные команды существуют наравне с традиционной вертикальной иерархией. Матричный университет – это шаг к современному университету. Кафедр становится недостаточно для выполнения функций обучения, появляются исследовательские центры, которые проводят свою деятельность, работу над проектами и где нужны специалисты различного профиля, с различных кафедр и факультетов. Эти центры могут находиться на одном факультете, а могут организовываться как университетские исследовательские центры.

Таблица 2

Приемная комиссия университета Университет создается для обеспечения приема документов от лиц, поступающих в университет (далее - абитуриенты), проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу, поступающих вне конкурса, и лиц, поступающих на основе договоров (с оплатой стоимости обучения) и подготовки информационных материалов, регламентирующих ее деятельность.

Приемная комиссия обеспечивает соблюдение прав граждан на получение образования, установленных Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации, гласность и открытость проведения всех этапов приема лиц, поступающих в университет.

В своей работе приемная комиссия руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Законом Российской Федерации «Об образовании» № 3266-1 от 10.07.1992 г.;
• Федеральным Законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» № 125 от 22.08.1996 г.;
• Федеральным Законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части установления уровней высшего профессионального образования)» № 232 от 24.10.2007 г.;
• Федеральным Законом «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «Об образовании» и Федеральный Закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»» № 313 от 1.12.2007 г.;
• «Порядком приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами исполнительной власти» (утвержден приказом Минобразования России № 50 от 14.01.2003 г., зарегистрирован Минюстом России 06.02.2003 г., регистрационный № 4188);
• Приказом Минобразования России от 05.02.2008 г. № 36 «Об установлении форм и порядка проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы среднего (полного) общего образования в ПСП 02.1.2.1 - 2008 4 2007-2008 учебном году, и утверждении Положения «О проведении единого государственного экзамена в 2008 году»» (зарегистрирован в Минюсте России 29.02. 2008 г. №11251);
• Правилами приема в университете Университет;
• Уставом университета;
• Приказами и распоряжениями ректора университета;
• Настоящим положением;
• Должностными инструкциями членов приемной комиссии;
• Иными локальными актами университета.

Во главе структуры управления приемной комиссии стоит директор приемной комиссии. Ему подчиняются руководители отделов, а им специалисты.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

На рисунке 2 представлена структурно-функциональная диаграмма университета деятельности вуза, соответствующая бизнес-процессу, протекающему в системе вуза на данный момент времени, то есть без использования ИС, проектируемой в работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0.

Рис. 2 Декомпозиция IDEF0

На декомпозиции IDEF0 расписан процесс поступления абитуриента в университет.

1. Вступительные испытания
2. Оформление
3. Создание личного дела

Рис. 3 Декомпозиция поступления.

Данные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, то есть в комплексе составляют единый бизнес-процесс вуза

Итоговыми результатом являются получения статуса студента.

Среди функций управления, показанных на приведенных выше диаграммах, осуществляемых в приемной комиссии целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны функционал приемной комиссии.

Данный участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на качестве работы университета. Так же с помощью автоматизации данного участка мы сократим срок работы, что позволит быстрее осуществлять документооборот в вузе.

2. Информационное обеспечение задачи.

2.1 Информационная модель и её описание.

Информационная модель — модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта.

С помощью информационной модели можно достаточно эффективно анализировать управление и автоматизировать деятельность приемной комиссии. В работе приемной комиссии четко проявилась необходимость иметь перед своими глазами модель деятельности, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках проведения приемной компании. Для решения подобных задач моделирования существуют хорошо известные методология и стандарты. К таким стандартам относится информационная модель. С ее помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных областях указанные на рисунке 4.

Рис. 4 Информационная модель работы приемной комиссии.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Для создания систематизированного перечня наименованных объектов, каждому из которых в соответствие данных уникальный код, я, использую программу «1С:Предприятие» предназначенную для автоматизации бухгалтерского и управленческого учётов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), экономической и организационной деятельности предприятия.

Программное обеспечение и задачи: модель базы данных 1С:Предприятия 8 имеет ряд особенностей, отличающих ее от классических моделей систем управления базами данных (например, основанных на реляционных таблицах), с которыми имеют дело разработчики в универсальных системах.

Основное отличие заключается в том, что разработчик 1С: Предприятия не обращается к базе данных напрямую. Непосредственно он работает с платформой 1С:Предприятия. При этом он может:

• описывать структуры данных в конфигураторе,
• манипулировать данными с помощью объектов встроенного языка,
• составлять запросы к данным, используя язык запросов.

Платформа 1С:Предприятия обеспечивает операции исполнения запросов, описания структур данных и манипулирования данными, транслируя их в соответствующие команды. Это могут быть команды системы управления базами данных, в случае клиент-серверного варианта работы, или команды собственного движка базы данных для файлового варианта.

Рис. 5 Схема работы 1С:Предприятии 8.

Важной особенностью работы с базой данных в вузе является то, что в 1С:Предприятии 8 реализована общая система типов языка и полей баз данных. Иными словами, разработчик одинаковым образом определяет поля базы данных и переменные встроенного языка и одинаковым образом работает с ними.

Эта система 1С:Предприятие наиболее подходящая для университета. Она выгодно отличает от универсальных инструментальных средств, что обычно, при создании бизнес-приложений с использованием универсальных сред разработки, используются отдельно поставляемые системы управления базами данных. А это значит, что разработчику приходится постоянно заботиться о преобразованиях между типами данных, поддерживаемыми той или иной системы управления базами данных, и типами, поддерживаемыми языком программирования.

Существенной возможностью модели данных, которая поддерживается 1С:Предприятием 8, является то, что для поля базы данных можно определить сразу несколько типов данных, значения которых могут храниться в этом поле. При этом значение в каждый момент времени будет храниться одно, но оно может быть разных типов — как ссылочных, так и примитивных — число, строка, дата и т.п.:

Рис. 6 Редактирования типовых данных.

Такая возможность очень важна для экономических задач — например, в расходной накладной в качестве плательщика может быть указано либо абитуриент, либо родитель. Соответственно, при проектировании базы данных разработчик может определить поле, которое будет хранить значение любого из этих типов.

Идеология создания прикладных решений в 1С: Предприятии 8 предполагает, что все файлы, имеющие отношение к данному прикладному решению, нужно хранить в самой базе данных.

Для этого введен специальный тип данных – Хранилище Значения. Поля базы данных могут хранить значения такого типа, а встроенный язык содержит специальный одноименный объект, позволяющий преобразовывать значения других типов к специальному формату Хранилища значений.

Благодаря этому разработчик имеет возможность сохранять в базе данных значения, тип которых не может быть выбран в качестве типа поля базы данных, например, графические изображения.

В процессе создания или модификации прикладного решения разработчик избавлен от необходимости каких-либо действий по непосредственному изменению структуры полей базы данных прикладного решения.

Разработчику достаточно путем визуального конструирования описать структуру используемых объектов прикладного решения, состав их реквизитов, табличных частей, форм и пр.