Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Применение процессных подходов прочно занимают свою нишу в крупных финансовых и промышленных организациях. На таких масштабах важно получить визуальную составляющую протекающих в компании процессах.

Что еще немаловажно, процессный подход позволяет моделировать текущую деятельность и наглядно увидеть слабые места процесса.

В этой курсовой работе рассматривается небольшая часть инструментария продукта Camunda, непосредственно отвечающая за оптимизацию. Также показаны какие некоторые базовые отчеты позволяет формировать продукт для корректировки бизнес-процессов.

Единый отчет

Отчеты предоставляют вам возможность просматривать данные с разных сторон и, таким образом, охватывать все аспекты, которые влияют на процесс. Они показывают новые тенденции или отображают текущее состояние бизнеса.

Каждый отчет состоит из режима редактирования и режима просмотра для выполнения различных действий над ним.

Режим редактирования

Режим редактирования позволяет настроить отчет и настроить его в соответствии с потребностями. Он позволяет выполнять такие виды действий как:

• наименование отчета
• построение отчета
• настройка отчета
• изменение отчета
• откат отчета к предыдущему состоянию

Создание отчета - конечная цель режима редактирования отчета. Сам процесс создания состоит из нескольких этапов, которые мы бкдем рассматривать.

Наименование процесса

Казалось бы совершенно незначительная вещь, выделена в отдельный этап.

Но не спешите с выводами. Когда количество отчетов перевалит за сотню, а то и тысячу (обычное дело в крупных организациях) - наименование станет одной из самых важных вещей. При поиске нужного процесса, даже если он осуществляется с помощью фильтра именование - то на что опирается пользователь. Недостаточная педантичность на этом этапе приведет в лучшем случае к увеличению времени поиска отчета, а в худшем путанице и нецелевым действиям, основанных на неверном отчете. [1]

После выбора наименования процесса важно выбрать конкретную версию или диапазон версий. Версионность позволяет оптимизировать бизнес-процессы практически бесшовно или с минимальными рисками и быстрой возможностью вернуть бизнес-процесс в исходное состояние.

Удобно также определить область видимости отчетов для каждого из аналитиков, тем самым распределив задачи между соответствующими людьми.

По умолчанию все экземпляры процесса для выбранного определения процесса включены в отчет.

Определение отчета

В этом разделе построителя отчетов вы описываете выходные данные отчета. По сути, это заключается в следующем: «Я хочу посмотреть… сгруппированных по… ​​визуализированных как…». Чтобы лучше понять, что такое представление и сгруппировать, вы можете использовать аналогию с графиком, где view - это ось y, а group by - это ось x. Сначала вам нужно выбрать, какую часть данных вы хотите просмотреть. Для оптимизации бизнес-процессов бывает удобно выбирать часть просмотра следующими способами:

1. Необработанные данные: Просмотр только таблицы с фактическими данными, перечисленными в виде строк. Это может пригодиться, если вы обнаружили интересную информацию об определенных экземплярах процесса и нуждаетесь в подробной информации об этих экземплярах, или для изучения определения процесса с ограниченным числом экземпляров. Максимальное количество строк, показанных в таблице, ограничено 1000.
2. Экземпляр процесса
   • Количество: сколько экземпляров процесса было выполнено.
   • Продолжительность: сколько времени понадобилось экземплярам процесса.
3. Flow Node
   • Количество: просмотр частоты выполнения узлов потока (например, задач, шлюзов и т. Д.).
   • Длительность: сколько времени понадобилось каждому узлу потока (например, задаче, шлюзу и т. Д.).
4. Задача пользователя
   • Подсчет: просмотр частоты выполнения каждой пользовательской задачи.
   • Продолжительность: просмотр времени выполнения каждой пользовательской задачи.

Для просмотра продолжительности есть возможность выбора между различными типами агрегации.

Впоследствии необходимо определить, как группировать данные. Можно сказать что это применение метрики к источнику данных, которая может быть по дате, узлам потока, значениям переменных или другим свойствам. [2] Для этого есть разные варианты:

1. Не выбрано: нет разбивки данных.
2. Узлы потока: кластеризация данных по узлам потока.
3. Пользовательские задачи: кластеризация данных по пользовательским задачам.
4. Дата начала экземпляра процесса. Объединение экземпляров процесса, которые были запущены в один и тот же период или время, например, час, день или месяц.
5. Дата окончания экземпляра процесса. Объединение экземпляров процесса, которые были завершены в один и тот же период или время, например, час, день или месяц.
6. Переменная: группировка экземпляров процесса с одинаковым значением для выбранной переменной.
7. Assignee: доступно только для представлений пользовательских задач. Задачи с одним и тем же пользователем сгруппированы вместе.
8. Группа кандидатов: доступно только для представлений пользовательских задач. Задачи с одной и той же группой кандидатов группируются вместе.

В конце концов это просто определение того, как вы хотите визуализировать данные. Примерами являются тепловая карта, таблица, гистограмма или линейный график.

Во всем определении отчета может быть трудно выявить, какие комбинации являются легитимны. В этом случае поможет определение на лету, так что будет включены только те параметры конфигурации, которые могут привести к результату. Например, если вы выберете Flow Node: Count как представление, данные автоматически сгруппируются по Flow Nodes, поскольку никакая другая комбинация не будет действительной. Все возможные комбинации также можно найти в следующей таблице:

Сравнение целевых значений

Опираясь на тепловые карты продолжительности узла потока, оптимизатор позволяет указать целевое значение для каждого действия. Например, если задача пользователя должна быть выполнена в течение одного дня, вы можете установить целевое значение на один день. Если время, необходимое для выполнения пользовательской задачи, превышает это целевое значение, задача выделяется в тепловой карте.

Для установки целевых значений и создания тепловой карты сравнения целевых значений необходимо находиться в режиме редактирования отчета, который имеет следующую конфигурацию:

Если ваш отчет имеет такую ​​конфигурацию, кнопка целевого значения видна. При первом нажатии кнопки «Целевое значение» открывается наложение, содержащее диаграмму процесса и таблицу со всеми узлами потока. Вы также можете увидеть фактическое значение продолжительности для каждого узла потока. Если вы хотите установить целевое значение для узла потока, используйте поля числа и единицы в последнем столбце. Если поле номера целевого значения для узла потока отсутствует, для этого узла потока не установлено целевое значение (в этом случае выбранная единица времени игнорируется).

Если вы установите целевое значение для узла потока, это целевое значение будет представлено в виде значка на узле потока на диаграмме в верхней части наложения. Вы можете щелкнуть любой узел потока на диаграмме, чтобы перейти к полю ввода целевого значения в таблице. Если у вас есть отчет о пользовательских задачах, вы можете выбрать только пользовательские задачи, так как только они включены в результат отчета. При выборе поля ввода целевого значения в таблице соответствующий элемент диаграммы подсвечивается. Чтобы сохранить настройку целевого значения, нажмите кнопку «Применить».

Если вы сохранили целевые значения, тепловая карта нормальной продолжительности заменяется на визуализацию целевого значения. В этой новой визуализации узлы потока со средней продолжительностью, превышающей указанное целевое значение, выделены красным. Если навести курсор мыши на один из узлов, во всплывающей подсказке отобразится значение целевой длительности, фактическая продолжительность и относительный процент фактического значения от целевого значения. Вы также можете увидеть целевое значение в виде значка на диаграмме.

После установки начальных целевых значений для отчета можно использовать кнопку «Целевое значение», чтобы переключаться между целевым значением и обычным режимом просмотра «Длительность». Если вы хотите изменить целевые значения, вы можете использовать кнопку передач, чтобы снова открыть оверлей.

Как и при любом изменении конфигурации отчета, чтобы сохранить целевые значения и отобразить их в режиме просмотра отчета и на панелях мониторинга, необходимо сохранить отчет с помощью кнопки «Сохранить» в правом верхнем углу.

Части экземпляра процесса

В некоторых случаях вас не интересует продолжительность всего экземпляра процесса, а только определенная его часть. Для этого сценария есть дополнительная кнопка под названием «Часть экземпляра процесса», доступная для каждого представления «Продолжительность экземпляра процесса». Нажатие на эту кнопку открывает наложение, позволяющее выбрать начало и конец интересующей вас части процесса. После подтверждения выбора отображаемая продолжительность будет относиться только к выбранной части, а не ко всему экземпляру.

В некоторых случаях может случиться, что одно и то же действие выполняется несколько раз в одном и том же экземпляре процесса, например, если процесс содержит циклы или параллельные шлюзы. В таких случаях Optimize рассматривает только часть между датой начала первого экземпляра начального узла и датой окончания первого экземпляра конечного узла.

Настроить отчет

Панель конфигурации группирует все параметры, которые можно применить к отчету, в одном месте. Чтобы увидеть панель, нажмите на кнопку Cog, доступную в режиме редактирования любого отчета. Каждая визуализация имеет различные настройки, которые можно настроить с панели.

Изменения в конфигурации отчета сохраняются и также применяются к режиму просмотра отчетов и любой панели мониторинга, на которой отображается этот отчет.

Числовой

Числовой отчет - это любой отчет, который визуализируется как одно число (например, Process Instance: Count сгруппированный по None или Process Instance: Duration Сгруппированный по None )[3].

В числовых отчетах возможны следующие конфигурации:

Точность числа

Точность числа может быть настроена с панели, чтобы ограничить наиболее значимые единицы, которые будут показаны.

Например, у нас есть отчет, который вычисляет общую продолжительность экземпляров процесса. Если предел точности не установлен, вы увидите все возможные единицы измерения, например: 1y 5m 2wk 5d 3h 16min 3s 170ms . В случае, если вас интересуют только определенные единицы измерения (например, месяцы), вы можете опустить все незначительные единицы, ограничив точность, как показано на рисунке ниже: