Файл: Факторы, влияющие на эффективность управленческих решений.pdf

Для тех управленческих задач, у которых выявлены основные факторы в количественном измерении, возможно построение ЭММ-моделей, состоящих из системы уравнений или неравенств, отражающих существенные связи или количественные соотношения.

При таком подходе может быть найдено оптимальное решение.

Однако большинство решений принимается в условиях многовариантности и неопределенности, поэтому работают не методы линейного программирования, а методы имитационного моделирования (деловые игры, «дерево решений») и метод системного анализа.

Имитационное моделирование - это имитирование ситуации на модели. На условной модели можно проводить эксперименты, подстановкой в уравнение разнообразных значений можно выбрать значение, близкое к оптимальному. Деловая игра - это самореализуемая имитационная модель изучаемого объекта. В игре участвует несколько сторон, у которых разные цели, но решение надо принять единое, хотя цель игры - не сведение всех мнений к единому, а выявление тонкостей, частностей целей. В деловой игре результат нагляден и позволяет заглянуть в будущее.

Для решения сложных и новых задач применяется совокупность приемов системного анализа, но для освоения его нужны знания и время.

2.3 Типовая организационно-технологическая схема подготовки распорядительного документа

Типовая организационно-технологическая схема подготовки распорядительных документов носит обобщенный характер, поскольку организационная сторона закреплена в принятой в каждой организации системе документирования.

Служба документированного обеспечения любой организации заинтересована в том, чтобы все процедуры принятия решений были формализованы. Безусловно, принятие управленческого решения - это творческий процесс, но в то же время это не бесконечная импровизация, а упорядоченный цикл последовательных, сменяющих друг друга действий.

Применительно к одной управленческой задаче цикл начинается с ее выявления и заканчивается выполнением решения - достижением намеченного результата. Стадии управленческого цикла применительно к одной задаче: 1) выявление задачи и оценка ее актуальности;

2) анализ сущности задачи и выработка проекта решения;

3) рассмотрение проекта решения, его согласование, обсуждение, экспертная оценка;

4) утверждение проекта решения, т. е. собственно принятие управленческого решения;

5) доведение решения до исполнителей;

6) организация исполнения принятого решения, его отмена или корректировка.

Безусловно, не любой управленческий цикл, связанный с принятием решения, включает все перечисленные стадии, но служба документального обеспечения управления (ДОУ) в организации должна уметь их реализовать.

Управленческие решения, как мы знаем, фиксируются в распорядительных документах. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1.необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов.

2. необходимость проведения собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Рассмотрим типовую схему подготовки распорядительного документа (постановления, решения, приказа).

Рисунок 1. Типовая схема подготовки распорядительного документа

А - информационный блок.

Б - составление проекта документа.

В - согласование документа.

Г - оформление проекта документа.

Д - подписание и выпуск документа.

Информационный блок А включает работу по осуществлению сбора и представления информации для принятия объективного и обоснованного по содержанию проекта документа. Для этого в организации должны быть определены минимально необходимые источники информации - две группы документов:

1) документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, изданные ранее по данному вопросу (назовем их «ретроспективной базой») - А1;

2) документы юридического характера, т. е. законодательные и нормативные документы, необходимые для принятия точного решения с правовой точки зрения (назовем их «юридической базой») - А2.

В задачу службы документационного обеспечения управления на этой стадии входит организация соответствующих информационных баз и способов доступа к ним, а именно: непосредственное предоставление документа, указание адреса его нахождения, формирование комплекта документов, организация доступа к компьютерной базе данных.

Следующая стадия Б заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа на стандартном листе бумаги со всеми реквизитами. Его готовят те, кому это поручено. Служба ДОУ осуществляет при этом технический сервис, организуя технологию изготовления текста.

Согласование документа В включает в себя редактирование после получения визы руководителя организации. В1 - это внутреннее, В2 - внешнее согласование.

Внутреннее согласование (визирование), проводится с руководителями заинтересованных организаций, специалистами, бухгалтером, юристом и т. д., если этого требует документ. В нормативной части документа надо закрепить круг лиц, внешних и внутренних для организации, с кем данное решение надо согласовывать. Возникающие замечания могут быть учтены непосредственно или получены отдельно (устно или письменно).

Окончательное оформление документа Г оформляется службой документационного обеспечения управления на бланке организации по стандарту Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации». Подпись руководителя Д превращает документ в юридически полноправный.

Практика показывает, что хорошо организованная система документационного обеспечения управления способствует улучшению стиля работы организации.

2.4 Основные требования к тексту распорядительных документов

Как говорилось выше, органы государственного и муниципального управления разрабатывают распорядительные документы, называемые постановлениями, распоряжениями или приказами. Подготовка распорядительных документов организуется:

а) во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов власти; б) в соответствии с планом работы администрации;

в) по инициативе руководителей администраций, отделов, управлений, комитетов и т. д.;

г) по предложениям органов общественного территориального самоуправления, общественных организаций и др.

Необходимо отметить, что распорядительные документы, принимаемые органом управления, не должны подменять руководство и включать ограничения, сдерживающие инициативу руководителей низшего звена. Основные требования к тексту распорядительных документов следующие:

1. В проект распорядительного документа должны включаться предписания только по тем вопросам, которые соответствуют компетенции органа управления.

2. Не допускается издавать распоряжения, утверждения которых содержат лишь формальное значение.

3. Распорядительный документ должен соответствовать действующему законодательству.

4. Если при подготовке проекта распорядительного документа предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые документы, целесообразно подготовить новый документ, объединяющий это решение.

5. В распорядительных документах не должно содержаться инструктивных или методических материалов, технических условий или прейскурантов - все это должно быть в отдельных методиках, технических условиях, прейскурантах и т. д.

6. При подготовке проекта распорядительного документа руководителем определяется круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за содержание и сроки его подготовки.

7. Для подготовки важных и сложных проектов распорядительных документов рекомендуется создавать специальные комиссии из работников органа управления, также могут привлекаться специалисты и ученые.

Работа по составлению проекта распорядительного документа начинается с четкого формулирования цели, которая должна быть достигнута в результате реализации УР, и задач, которые при этом должны решаться. Цели и задачи либо должны включаться в констатирующую часть документа, либо с них должен начинаться текст.

В проект распорядительного документа включаются предписания, относящиеся к одному вопросу; должно быть отмечено, кому адресуется документ, на кого распространяется его предписание.

Помните: исполнители должны быть конкретны, ресурсы реальны, сроки обоснованы.

В каждом пункте распорядительной части документа должно указываться на конкретное реальное действие по выполнению задания с однозначным определением результата выполнения и даты исполнения.

В конце каждого пункта распорядительной части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о периодичности промежуточного контроля, по которому исполнитель дает информацию о ходе выполнения распоряжения. Указывается, кто отвечает за исполнение документа в целом. Исполнителями являются должностные лица, управления и отделы, нижестоящие органы, специалисты. Подготовленный проект распорядительного документа согласовывается с заинтересованными лицами. Последним должен ставить подпись руководитель органа государственного или муниципального управления, в сфере деятельности которого принимается решение. Своими подписями должностные лица заверяют свое согласие с проектом.

При разработке управленческого решения можно эффективно использовать метод «дерева решений», который позволяет руководителю визуально оценить результаты действий различных решений и выбрать наилучший. Модель представляет графическое изображение связей основных и последующих вариантов управленческого решения (рис. 2).

Данный метод хорошо сочетается с экспертными методами, т. к. ряд этапов требует оценки результатов специалистами. Реализация этого метода эффективна для типовых управленческих процессов, по которым накоплен значительный опыт и имеется обширная документация о решениях, условиях их реализации и о самих результатах.

Основные результаты разработки или выбора управленческих решений по методу «дерева решений»:

1) составление новой цели развития или совершенствования организации;

2) сбор материалов о реальном состоянии дел в компании относительно новой цели;

3) формулирование проблем как разность между новой целью и обобщенной ситуацией в организации;

4) выбор или разработка критериев оценки проблемы;

5) декомпозиция проблемы на самостоятельные составные части;

6) поиск ресурсов и исполнителей решения проблем;

7) разработка вариантов основных решений и их предполагаемая эффективность;

8) разработка вариантов детализируемых решений для каждого варианта основных решений;

9) разработка вариантов очередного набора детализируемых решений для каждого варианта предыдущих детализирующих решений и т. д.;

10) оценка каждой ветви следующих друг за другом решений на эффективность действий и возможность достижения цели;

11) выбор наиболее приемлемых сочетаний вариантов решений;

12) практическая реализация выбранного варианта сочетания решений.

Метод «дерева решений» не гарантирует высокой эффективности управленческих решений и используется при предварительной проработке вариантов решений.

3.

Заключение

Процесс подготовки решений состоит в следующем: выявление и формулирование проблемы, формирование группы по его подготовке, сбор информации и анализ проблемы, подготовка и обоснование вариантов решения, выбор и принятие решения, организация исполнения решения и, наконец, контроль и оценка результатов исполнения решения.

Наиболее распространенным методом принятия управленческих решений является аналоговый метод, реже пользуются экспериментальным методом. Большинство решений принимается в условиях многовариантности и неопределенности, поэтому здесь работают не методы линейного программирования, а методы имитационного моделирования.

Служба документированного обеспечения любой организации заинтересована в том, чтобы все процедуры принятия решений были формализованы. Стадиями управленческого цикла применительно к одной задаче являются:

- выявление задачи и оценка ее актуальности;

- анализ сущности задачи и выработка проекта решения;

- рассмотрение проекта решения, его согласование, обсуждение, экспертная оценка; утверждение проекта решения (собственно принятие решения); доведение решения до исполнителей;