Файл: Кафедра Информатики и компьютерной техники Табличный процессор Microsoft Excel.ppt

Кафедра Информатики и компьютерной техники

Табличный процессор Microsoft Excel

MS Excel – это табличный процессор для быстрой и удобной обработки данных в электронной таблице (ЭТ). Электронная таблица предназначена для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме.
В программе MS Excel можно создавать и редактировать ЭТ, выполнять математические расчеты, строить диаграммы и графики, гистограммы, работать с ЭТ как база данных.
Файл MS Excel называется книгой и имеет расширение .xls (2003), .xlsx (2007 и выше).

Основные элементы окна Excel 2010

1


2


4


3


6


7


5


1 – имя (ячейки, диапазона, функции); 2 – строка формул;
3 – номера строк; 4 – заголовки столбцов; 5 – ячейки;
6 – диапазон ячеек; 7 – ярлыки листов

Пользовательский интерфейс Office 2010

Лента
В приложениях Office 2010 (Word, Excel, Access, PowerPoint и Outlook) вместо строки меню и панелей инструментов версии 2003.
Лента представляет собой область в верхней части окна приложения и обеспечивает доступ ко всем только необходимым средствам для выполнения определенных задач.

Панель быстрого доступа

Она содержит набор вкладок, на которых объединены в группы кнопки связанных друг с другом команд и элементов управления, позволяющих выполнять различные действия с объектами приложения.
Панель быстрого доступа размещена в левом верхнем углу окна приложения. Она содержит набор команд, не зависящий от активной в данный момент вкладки
Все приложения имеют единый интерфейс.

Описание ленты Excel 2010

Лента упрощает поиск и использование команд и функций при создании, редактировании, сохранении, печати, анализе табличных документов, диаграмм и др.
Она состоит из таких структурных элементов:
Вкладки. Каждая вкладка содержит набор средств, связанных с общей задачей, которая наиболее часто выполняется.
Excel включает следующие вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование и Вид.


Группы. На каждой вкладке размещены группы, которые организуют часто используемые команды для быстрого поиска необходимых функций. Например, на вкладке

---

Вставка в группе Иллюстрации находятся команды Рисунок, Картинка, Фигуры, SmartArt и Снимок.


Коллекции. Рядом с некоторыми командами в группах расположена стрелка ( ). При ее нажатии отображается коллекция параметров или список дополнительных возможностей.


Контекстные вкладки. В некоторых случаях при выполнении определенных действий с файлом (например, редактирование диаграммы) отображаются контекстные вкладки. Они позволяет свести к минимуму количество команд, одновременно отображаемых на экране, а также облегчить их поиск. Например, если щелкнуть на построенной диаграмме, появится панель Работа с диаграммами с контекстными вкладками Конструктор, Макет и Формат.

Абсолютные и относительные ссылки

Ссылки, которые изменяются при копировании формулы называют относительными (А1, В1).
Ссылка, которая не изменяется при копировании формулы в другие ячейки называется абсолютной ($A$1, $В$1) или «закреплённой». Закрепить можно только столбец ($A1) или только строку (A$1). Такие ссылки называют смешанными.
Символ «$» можно вставить с клавиатуры или при помощи клавиши <F4>.

Организация вычислений

В ячейках таблицы могут храниться данные и формулы.
Формула – это выражение, по которому выполняются вычисления в таблице.
Формула обязательно должна начинаться со знака равно (=).
Для ввода данных и формул используют строку формул.
В формулах Excel обычно используют не числа, а адреса ячеек, где записаны эти числа.


В Excel предусмотрено большое количество встроенных функций, которые чаще всего встречаются в работе специалистов.
Каждая функция состоит из имени и аргументов (не более 30.
Имя функции свидетельствует о ее назначении. Аргументы указывают адреса ячеек.
Ввести функцию можно такими способами:
с клавиатуры в активную ячейку или в поле строки формул;
с помощью специальной программы Мастер функций (вызывается выбором команды Вставить функцию на вкладыше Формулы в группе Библиотека функций) или нажимом кнопки Вставить функцию в строке формул окна Excel.


Функции Excel

Функции Excel

Функция – это заранее определенная формула

---

, которая выполняет вычисления по заданным аргументам в указанном порядке.
Аргумент – значение, по которому функция выполняет вычисления.
Все функции Excel имеют одинаковую структуру – это имя функции и список аргументов в скобках. Некоторые функции не имеют аргументов, например, функции СЕГОДНЯ(), ТДАТА().
Примеры функций: МАКС(число1;число2;...), СРЗНАЧ(число1; число2;...), ДНЕЙ360(дата1;дата2; метод).


=СУММ(А1:А10;В1:В10)


Имя функции


Аргументы функции

Категории функций

Финансовые
Дата и время
Математические
Статистические
Ссылки и массивы
Работа с базой данных
Текстовые
Логические
Проверка свойств и значений
Определенные пользователем

Логическая функция ЕСЛИ

=ЕСЛИ(лог_условие; значение Истина; значение Ложь)

Имена

Использование имен позволяет значительно упростить понимание и изменение формул. Имя можно задать для диапазона ячеек, функции, константы или таблицы.


Вызов диалогового окна присвоения имени осуществляется через Формулы – Присвоить Имя

ВПР

Функция категории «Ссылки и массивы» ВПР используется для поиска информации в справочных таблицах (справочниках).
Проходит по строкам и ищет в первом столбце массива ячейку для возврата ее значения


С помощью функции ВПР можно выполнить поиск в первом столбце диапазона ячеек, а затем вернуть значение из любой ячейки в той же строке диапазона. Обеспечивается поиск значения в крайнем левом столбце справочной таблицы и возвращение значения из указанного столбца в этой строке таблицы


=ВПР(иск_знач; таблица; ном_столб; [интервал_просмотр])


Функция ВПР выполняется так: ищет значение (первый аргумент) в крайнем левом столбике таблицы (второй аргумент) и возвращает значение в том же строке из указанного столбика таблицы (третий аргумент).

Форматирование ячеек

Просмотр и настройка форматов отдельных ячеек, строк, столбцов, листов: - Главная - Число


- Правая копка – Контекстное Меню - Формат ячеек

Работа с БД в Excel

База данных (БД) – это совокупность структурированных данных, которые относятся к определенной области, в частности, к экономике. БД – это программная система хранения и обработки двумерных таблиц, в которых столбцы – это поля, а строки – записи. Запись представляет собой совокупность логически связанных разнотипных полей.

---

Excel способен создавать только простые БД, состоящие из одной таблицы (списки).
Функции БД является быстрый поиск и выборка записей по заданным критериям, сортировка записей по возрастанию (убыванию).

Правила к формированию

в БД размещаются только поля исходных данных без расчетов;
не разделять строки записей пустыми;
в одноименных полях записей одного типа;
текстовые данные начинать с прописных букв;

на одном листе желательно размещать лишь конкретную БД.

Проверка данных

Выделите одну или несколько ячеек, для которых нужно задать проверку Данные-Проверка.. (2003) или Данные –Проверка данных (2010).


2003


2010


В диалоговом окне Проверка данных на вкладке Параметры выбрать тип проверки данных


Во вкладке «Сообщение для ввода» ввести имя окна сообщения и сообщение-подсказку.
Во вкладке «Сообщение об ошибке» ввести имя окна сообщения и текст для остановки, предупреждения, сообщения

Создание БД

1) Ввод названия БД (заголовок)
2) Ввод имен полей
3) Ввод данные для каждой записи – непосредственный ввод данных в таблицу или с использованием диалогового окна Форма данных

Автофильтрация

Выборка записей БД с помощью автофильтра выполняется по команде Данные – Фильтр –Автофильтр (2003), начатием на элемент Фильтр
При активизирует автофильтра БД появляется кнопка со стрелкой


Щелчком на кнопке избранного поля открывается меню, которое содержит все возможные значения-критерии этого поля.


2003


2010

Расширенный фильтрация

Селекция записей БД с помощью расширенного фильтра. Начинается по команде Данные–Фильтр–Расширенный фильтр (2003), , которая вызывает на экран одноименное диалоговое окно


В окне задаются:
- режим обработки БД;
- диапазон размещения исходной БД;
- диапазон блока критериев, где размещены выбранные пользователем критерии (условия);
- диапазон, где следует разместить результат поиска и селекции

Пример работы с Расш. фильтром

Критерий по одному полю


Критерий по одному полю (комбинация ИЛИ)


Критерий по двум полям (комбинация И)


Критерий по нескольким полям (

---

смешанная комбинация)

Сортировка

Сортировка табличных данных выполняется с целью приведения их в определенный порядок для просмотра и анализа. При этом числовые данные размещаются по возрастанию или убыванию, а строчные – по алфавиту или в порядке, обратном алфавитному.
В Excel могут сортироваться как записи таблиц, так и значения их отдельных полей.


Предупреждение. Ошибки, допущенные пользователем при организации сортировки, часто приводят к необратимым изменениям структуры таблиц и фактически к потере информации. Во избежание этого, перед сортировкой следует создавать копии таблиц - документа и работать только с ними.

Сортировка

Быстрая сортировка осуществляется нажатием кнопки «Сортировка по возрастанию» – («Сортировка по убыванию» )


В общем случае сортировка выполняется по команде Данные–Сортировка, которая активизирует одноименное окно диалога «Сортировка» по 1, 2 или 3 полям

Итоги

Подведение итогов целесообразно начинать с сортировки записей таблицы-документа по полям, для которых предполагается получить итоги. В результате записи с одинаковыми значениями выбранного поля будут сгруппированы в блоки.


Вычисление итогов проводится по команде Данные – Промежуточные Итоги. Активизируется диалоговое окно «Промежуточные итоги» с тремя ниспадающими списками: «При каждом изменении в:», «Операция:» и «Добавить итоги по:»

Сводные таблицы

Сводная таблица позволяет изменить порядок представления данных с их группированием и статистической обработкой.
Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный метод быстрого обобщения больших объемов данных. Отчет сводной таблицы позволяет обобщать, анализировать, изучать и представлять данные из электронной таблицы. Отчет сводной таблицы, когда необходимо просуммировать большой набор чисел, а объединенные данные, сравнить однотипные показатели из разных групп данных.

Сводные таблицы

Создание Сводной таблицы в 2010. Вызов Вставка – Сводная таблица :


– выбрать вариант Выбрать таблицу или диапазон
– добавить поля в отчет сводной таблицы

Макет сводной таблицы

С помощью списка полей сводной таблицы можно впоследствии расположить поля в необходимом порядке, щелкая поля в макета и выбирая области или перетаскивайте поля из одной области в другую

---