Файл: Коммуникации в организации(Понятие и сущность коммуникаций).pdf

Глава 1. Теоретические аспекты изучения коммуникаций в организациях

1.1 Понятие и сущность коммуникаций

Общение – важная составляющая человеческого существования, ведь без передачи информации невозможна любая созидательная деятельность. Огромную роль в выстраивании эффективного взаимодействия между людьми играют средства коммуникации, такие как вербальные, невербальные, СМИ и телевидение.

Скорость передачи информации в современном мире в разы выше, чем пятьдесят лет назад, изменилась сама аудитория, поэтому понятие коммуникации также претерпело определенные изменения. Современная психология дает двойственное определение:

• Первое, более широкое, подразумевает, что коммуникация – это целостная система, в рамках которой осуществляется передача, усвоение информации.
• Согласно второму определению, это канал массовой передачи, обмена информацией с целью влияния на общество в целом, а также его составные части.

Часто понятия «общение» и «коммуникация» объединяют, однако они не тождественны. Общение включает коммуникативную составляющую и представляет собой процесс установления, поддержания контактов между людьми, стимулируемый потребностями совместной деятельности. Оно может выступать в форме межличностного взаимодействия, например влиятельных связей, образующихся в результате совместной созидательной деятельности. Основы коммуникации несколько иные, они предполагают, что результатом передачи данных будет являться влияние на мнение, личные убеждения индивида.

Основные способы коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные. Вербальные представляют собой передачу информации посредством звука, а также письма. Невербальные способы выражаются посредством речевого тона, акцентов, движений тела. Разнообразие форм может порождать разногласия между собеседниками, поэтому главные условия эффективной коммуникации – одинаковое понимание ситуации ее участниками, а также правильное восприятие неявных сигналов, передаваемых от участника к участнику.

Принципы коммуникации детально рассматриваются в модели SPEAKING, разработанной Д. Хаймсом. С точки зрения ученого, это динамический, непрерывный, необратимый процесс, состоящий из символов, предполагающий после получения информации ее переработку, генерацию выводов о предмете беседы. Сам процесс ориентирован на индивида, он всегда имеет последствия в виде ответной реакции на сообщенную информацию.

---

В психологии выделяют такие уровни коммуникации, как внутриличностные и межличностные, групповые, межкультурные, деловые. Первый тип подразумевает внутренний диалог индивида с собой, скрытые переживания и мнения. Межличностная коммуникация означает передачу информации для осмысления от одного индивида к другому. По сравнению с первым это более высокий уровень взаимодействия, он предполагает наличие обратной связи, т.е. реакции на полученное сообщение.

Межличностная коммуникация имеет рациональный характер, это выражается в ее функциях: информационной, прагматической, социальной, экспрессивной. Концепция речевой деятельности утверждает, что важную роль в этом виде взаимодействия играет вербальное общение, а главными факторами являются цель и мотивация.

Цели коммуникации всегда осознанны, но могут не совпадать с мотивом, который побуждает индивида к активному взаимодействию. Теория коммуникации предполагает, что для эффективного общения необходимо, чтобы индивиды умели разгадывать настоящий мотив собеседника, особенно в тех случаях, когда высказывания носят неясный, двусмысленный характер.

Коммуникации в организации служат средством передачи информации по формальным или официальным каналам, которые подразделяются по уровням иерархии. Деловая коммуникация подчиняется правилам, определенным политикой организации, должностными инструкциями. Стили коммуникации также регламентированы, но могут зависеть от различных факторов, например от национальности.

Групповые и межкультурные типы коммуникаций предполагают участие большой общности людей. Групповые взаимодействия проходят между двумя и более семейными, неформальными и формальными общностями индивидов. Второй тип означает общение между участниками, принадлежащими к разным этническим группам с разными устоями, культурными обычаями. Здесь особая роль принадлежит средствам массовой информации, которые могут сформировать положительный или отрицательный канал взаимодействия.

Модели коммуникации разрабатывались многими авторами, широко известны модель с обратной связью, линейная модель, разработанная Лассуэлом, циркуляционная модель Шрамма и ее модификация, предложенная Осгудом. Кроме того, получили распространение нелинейная модель Ньюкомба, упрощенная модель Воронцова и генеральная модель, автором которой является Гербнер. Все эти разработки позволили выявить основные принципы эффективной коммуникации, что позволило во многом повысить качество взаимодействия между людьми.

---

Что такое коммуникативные навыки с точки зрения психологии общения? Прежде всего это способность вступать во взаимодействие с другими людьми, правильно воспринимать и передавать полученную информацию. Индивид должен знать и понимать ограничения, культурные нормы общения, традиции и обычаи, этикет и уметь показать себя воспитанным человеком.

Классификация коммуникаций уделяет особое внимание воздействию на большие группы людей с использованием современных технических средств. Так, массовая коммуникация подразумевает систематическое распространение информационных сообщений для оказания политического, идеологического, организационного, экономического влияния с целью формирования нужного мнения людей. Современная наука выделяет следующие функции массовой коммуникации:

• Познавательная – дает возможность индивиду удовлетворять потребность в информации о внешнем мире. Благодаря этой функции возникает иллюзия всезнания, исчезают границы, отделяющие человека от мира.
• Интегрирующая (связывающая) – призвана объединять дифференцированные группы посредством продвижения общечеловеческих и моральных ценностей.
• Формирующая – настраивает индивида на определенные ожидания: социальные, политические, культурные и т.д.
• Социализирующая – один из способов интеграции человека в общество посредством информационного влияния.
• Гармонизирующая и альтернативная – дают чувство органичности существования человека в обществе, отсутствия границ, возможности выражать мнение, отличное от мнения большинства.

Психология массовых коммуникаций – достаточно новая дисциплина, возникшая на стыке таких наук, как социология, психология, коммуникативистика. С точки зрения этой науки, массовая коммуникация – способ влияния на общество или социальные группы с целью создания общих настроений и ожиданий, а также стабилизации ценностных приоритетов. Цели информационного вброса определяются через индивидуальную призму ценностей индивида, на которого осуществляется воздействие.

Ученые полагают, что важнейшим толчком к интеграции общества явилась именно коммуникация, виды которой изменялись вместе с развитием техники и технологии. Например, информационные коммуникации предполагают общение между специалистами в определенной области, обмен данными неформальными, устными, письменными, безличными, опосредованными и прочими способами. В этом случае функции коммуникации заключаются в распространении специальных знаний, популяризации научной информации с целью ускорения прогресса.

---

1.2 Роль коммуникаций в организациях

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций представлены на рисунке 1.1

Рисунок 1.1 - Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;

б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;

в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Методы повышения эффективности коммуникации

Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно:

а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;

б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать;

в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги.

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Электронные коммуникации делятся на несколько видов:

а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;

б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);

в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;

г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.

---

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:

1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;

2) не следует пересказывать слух при его опровержении;

3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;

4) следует устранять причины появления слухов;

5) противодействовать слухам как можно раньше;

6) руководитель должен доносить правильные факты.

Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка. Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками.

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, когда в помещении вы пытаетесь кому-то что-то сообщить, и фоновый шум мешает вам это сделать. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать.

---