Файл: Процессный подход к менеджменту.pdf

На качество каждого процесса влияет качество используемых ресурсов, работа сотрудников, производственная инфраструктура и управление. Все эти факторы, которые называются внутренними, в свою очередь, имеют прямое отношение к финансовому положению предприятия. В логистике процессы могут включать маркетинг, хранение и транспортировку продуктов, закупки, наем, контроль и так далее. Что такое процессный подход?

Он состоит из следующих действий: определение видов деятельности, которые могут рассматриваться как процессы; выявление всех процессов; анализ результатов идентификации, поиск решений, необходимых для повышения эффективности процессов; проведение улучшения процесса на основе результатов анализа; анализировать результат такого события; Оценка влияния этого события на стоимость товаров, объем поставок и прибыль. Нет необходимости считать все производственные операции процессами, поскольку это часто не требуется и может привести к высоким затратам. Объекты идентификации включают в себя:

- данные о входах и выходах;

- поставщики и покупатели;

- показатели качества процессов, их структура, операции и методы контроля;

- перечень документов, определяющих операции, методы осуществления операций, необходимые условия для качества процесса и его результата - - расходы, потраченные на реализацию процессов;

- структура, обязанности и возможности персонала, выполняющего работу, и руководителя;

- структура используемых ресурсов, необходимых для поддержки работы (потребление энергии, воды и т. Д.);

- структура производственной инфраструктуры, необходимой для процесса (помещения, специальное оборудование, измерительные ресурсы, информационное специальное оборудование);

- эффективность процесса.

Основная цель процессного подхода заключается в поиске и реализации возможностей для улучшения процессов на основе анализа данных, полученных путем идентификации. Четкие области работы по улучшению процесса могут быть рассмотрены:

- повышение качества работы персонала, которое может характеризоваться ошибками, которые приводят к браку; потеря рабочего времени, точность расхода материалов, состояние оборудования, используемого на предприятии;

- внедрение бережливого производства;

- использование ИТ-технологий с целью поиска, обработки, хранения и передачи данных, что может сократить время, необходимое для принятия решений.

Таким образом, процессный подход делает управление реальным, если выполняются требования, необходимые для его применения.

---

2.2. Анализ функционирования процессного подхода в современных условиях

Отличительным показателем современного рынка является наличие большого количества предлагаемых товаров и услуг, то есть его полнота. В связи с этим идет борьба между организациями за первенство на рынке, называемая конкуренцией. Это самый сильный способ побудить организацию работать более эффективно, активно развиваться и улучшать качество обслуживания. Для выполнения таких компонентов предприятия применяют различные подходы к управлению, одним из которых является процессный подход. Это один из самых популярных методов повышения эффективности работы организации.

Процессный подход впервые предложил основатель школы административного управления А. Файоль. Этот подход получил широкое распространение после того, как функциональный подход полностью потерял свою производительность [1]. Идея школы заключалась в создании универсальных принципов управления для успеха организации. Этот подход активно использовался в начале 80-х годов и был успешно разработан до настоящего времени. Основной концепцией, которая характеризует этот подход, является процесс. Процесс - это целенаправленный набор взаимосвязанных действий, которые выполняются для получения заранее определенного продукта, результата или услуги, которые представляют ценность для потребителя.

Процессный подход компании рассматривается не как совокупность отдельных функций, а как совокупность бизнес-процессов, связанных с целью организации и целью ее деятельности. Его развитие происходит в несколько этапов: начальная сеть ключевых бизнес-процессов, распределение процессов по степени значимости и разработка индикативной модели, обзор всех процессов для последующей идентификации проблемных областей с целью их устранения, на основе полученных результатов разработана усовершенствованная модель процесса организации [2].

Целью процессного подхода является создание горизонтальных отношений в организациях (отношений между сотрудниками в одной иерархии). Сотрудники, выполняющие общие задачи, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать проблемы, возникающие без участия руководства, что позволяет быстро получить желаемый результат.

---

Процессный подход основан на нескольких принципах: восприятие деятельности как процесса (вся работа, выполняемая в организации, взаимосвязана и представляет собой набор бизнес-процессов), потребность в процессе (каждый процесс должен иметь цель, которая означает его востребованность и актуальность для увеличения числа потребителей или заказчиков), документирование процессов (позволяет стандартизировать процесс, проводить его описание и регулирование организации в целом), мониторинг выполнения процесса (надзор за управлением документооборотом, направленный на выявление слабых сторон и проблем, их улучшение или исправление), разработка стандартов и внедрение принципа прозрачности ответственности (ответственность всех участников организации за результат) [3].

Основными элементами, без которых невозможно реализовать процессный подход в организации, являются:

1. Процесс входа - различные элементы компании или производства, которые меняются во время выполнения действия;

2. выход процесса - конечный продукт или ожидаемые результаты организации, выраженные в виде материального продукта, а также различные сведения или услуги;

3. Ресурсы - необходимые компоненты, обеспечивающие работу производственного процесса (оборудование, персонал, инфраструктура, документация);

4. Владелец процесса - лицо, которое владеет процессом и имеет необходимое количество ресурсов и несет ответственность за результаты процесса;

5. Потребители и поставщики процесса являются неотъемлемыми частями процесса, поскольку поставщики предоставляют элементы ввода, а потребители заинтересованы в приобретении элементов вывода;

6. Показатели процесса - совокупность качественных и количественных характеристик процесса.

Благодаря созданию горизонтальных связей, процессный подход имеет ряд преимуществ по сравнению с функциональным подходом: устранение невостребованных процессов, снижение материальных затрат, стремление улучшить качество продуктов или услуг в зависимости от потребительского спроса, организация действий различных подразделений процесс, повышающий эффективность работы и совершенствующий процессы, ориентирующийся на результат управления, сокращающий ненужные вертикальные взаимодействия, реализующий концепцию устранения барьеров между функциональными подразделениями, предсказуемости результатов [4].

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимозависимых функций (действий) управления, каждая из которых также представляет собой процесс, состоящий из набора взаимосвязанных действий. Процесс управления представляет собой единый набор всех функций, наиболее признанными из которых являются: планирование, организация, мотивация и контроль. Они объединены процессами общения и принятия решений.

---

Функция планирования - это процесс разработки и принятия решений, которые позволят организации функционировать эффективно, устойчиво и развиваться в будущем [5]. План организации определяет цели, задачи, лучшее управленческое решение, показатели эффективности организации в будущем и меры по улучшению работы компании в целом. Например, один из самых успешных и известных менеджеров XX века Ли Якокка, помимо общего планирования организации, ввел систему опроса ведущих сотрудников на каждом уровне должностей содержательными вопросами: какие задачи ставит перед собой сотрудник следующие три месяца; какие планы, приоритеты, надежды; что сотрудник намеревается сделать для их реализации. Это позволило не только обязать сотрудников предоставлять отчеты о своей работе, но и внедрять новые подходы к планированию организации с использованием наилучшего метода. Другим примером является система планирования производства, внедренная Ли Якоккой - представитель службы продаж корпорации работает напрямую с каждым дилером. Они совместно формируют заказ на следующий месяц и делают прогноз количества автомобилей, которые посредник сможет продать в будущем. Корпорация получает фиксированные запросы от дилеров и на их основе формирует производственный план, который позволил вдохнуть новую жизнь в корпорацию Chrysler.

Организация как функция управления определяет структуру эффективной совместной работы предприятия для достижения его целей. Важным аспектом организации является наличие и распределение полномочий, ответственности и вероятности делегирования полномочий. Одним из примеров является Департамент имущественных отношений Краснодарского края - уполномоченный исполнительный орган по управлению и распоряжению имущественными и земельными ресурсами государственного имущества Краснодарского края. Имеет расширенный ассортимент отделений с индивидуальной направленностью. Правильная организация концепции, структура и распределение полномочий подразделений гарантирует ее успешное функционирование.

Мотивация как функция - это процесс побуждения членов к работе для достижения личных и организационных целей. Он направлен на то, чтобы все сотрудники, выполнив задачи и возможное вознаграждение, выполняли работу в соответствии с возложенными обязанностями и в соответствии с планом. Одним из способов мотивации является японская компания CRAZY, которая решила доплатить персонал за нормализованный режим сна. Руководители организаций хорошо знают, что производительность труда увеличивается, когда работник соблюдает режим отдыха, основным компонентом которого считается полноценный сон. Инновация заключается в том, что если сотрудник спит более шести часов в день, он получит баллы, которые можно потратить в корпоративной столовой или обменять на иены (валюта Японии). Такая мотивация проверяется руководством с помощью приложения (анализатора сна) на отдельном смартфоне каждого сотрудника.

---

Контроль как функция управления - это процесс, посредством которого руководство компании определяет правильность решений и действий, направленных на достижение целей. Контроль направлен на обеспечение правильной оценки реальной ситуации в компании. В случае ошибок и проблем, контроль создает предпосылки для внесения необходимых изменений. Ярким примером необходимости такой функции является контроль качества на всех этапах строительства, реконструкции и капитального ремонта объекта капитального строительства. Этот процесс является обязательным элементом работы и представляет собой замкнутую цепочку обратной связи между указанными параметрами строительных изделий и процессами их производства. Основная цель строительного контроля - обеспечить соответствие объекта проектным решениям и стандартам, а главная задача - создать безопасные условия труда и предотвратить несчастные случаи на строительных площадках.

Стоит отметить, что успешное внедрение процессного подхода в управлении компанией является довольно сложным и трудоемким процессом, который удается реализовать лишь немногим. Проекты не реализуются как на стадии разработки, так и на стадии внедрения бизнес-процессов из-за большого количества проблем, которые должен решить руководитель организации. Опираясь на практический опыт, эксперты отмечают некоторые из них: недостаточная готовность к существенным изменениям в структуре управления; непонимание реализации процессного подхода как идеологии; системные процессы, не относящиеся к реальной деятельности компании; неспособность развивать процессы регулирования и упущение его важности; недостаток терпения и ресурсов для реальной оптимизации процессов; ошибки в развитии системы связи процессов и показателей; попытки основать систему непрерывного совершенствования процессов.

Выводы из главы 2

Примером проблемы непонимания реализации процессного подхода как идеологии может служить производственно-торговое предприятие. Решение руководителей о внедрении процессного подхода было принято путем создания в компании отдельного подразделения для описания всех бизнес-процессов. По словам менеджеров, его целью было изучить методологию описания существующих процессов и создать новые, необходимые для совершенствования системы управления и производства. Руководители и работники должны работать в соответствии с установленными правилами. Участие персонала в этом процессе и каких-либо существенных изменений в принципах управления не ожидалось. В результате отсутствовало понимание концепции подхода не как идеологии, а как простого набора методов и инструментов.

---