Файл: Построение организационной структуры собственного бизнеса.pdf

Проект организационной структуры оформляется в виде комплекта документов и пояснительной записки, которая описывает функционирование подразделений и технологию управления в целом.

Комплект документов включает:

1. Положение об организационной структуре – является одним из главных системообразующих документов, который содержит следующие разделы:

• виды деятельности организации (продукты, услуги, виды бизнеса);
• перечень подсистем, блоков и модулей с указанием их статуса (отдел, бюро, группа и т.д.), целевой ориентацией по какому–либо критерию и перечнем функций, реализацию которых он обеспечивает;
• положения об автономных подсистемах, модулях;
• штатное расписание.

2. Общую схему организационной структуры управления (органиграмму);

3. Линейные карты распределения ответственности – это графическая форма представления информации об организационной структуре и распределении полномочий в ней. Карта позволяет в горизонтальной строке указать все элементы организационной системы, осуществляющие определённую функцию и определить их участие по её выполнению. В вертикальном столбце сосредоточены все функции соответствующего элемента и степень его ответственности. Таким образом, столбец представляет собой компактное описание должностных обязанностей, а горизонтальная строка показывает распределение функций или задач между должностями.

4.Положения о структурных подразделениях;

5.Должностные инструкции;

6.Положение о персонале;

7.Другие инструктивно–методические материалы, в том числе инструкции по выполнению работ ^[17].

При проектировании организационной структуры ведущим является системный подход, который включает в себя следующие этапы:

1. Определение объекта исследования и постановки целей;

2. Выявление всех задач, необходимых для реализации целей;

3. Выбор системы критериев для оценки эффективности структуры;

4. Выявление и увязывание в систему функций подразделений и отделов по вертикали и горизонтали;

5. Оптимизация централизации и децентрализации в управлении^[18].

ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Общая характеристика предприятия

В данном исследовании рассматривается торговое предприятие – магазин обуви «Boots»

Магазин «Boots» создан в 2019 году. Основной вид деятельности – розничная торговля обувью для всех групп населения. Место расположения – г. Екатеринбург. Общая торговая площадь, включая склад, составляет 110 кв. м.

Магазин «Boots» занимается розничной продажей обувью уже более года. Он предлагает оптимальные цены на обувь в Екатеринбурге от ведущих производителей. Широкий ассортимент продукции позволяет выбрать обувь как модную, так и повседневную, покупателям с различным уровнем доходов и обеспеченности. Каждый сезон модельный ряд обновляется в зависимости от тенденций моды и востребованности на рынке.

В магазине «Boots» работают продавцы–консультанты, имеющие значительный опыт работы в розничной торговле. Продавцы–консультанты обучены не только работе с ассортиментом, но и продажам – способны найти индивидуальный подход, предупредить и разрешить конфликтную ситуацию, работать на репутацию магазина.

Магазин «Boots» оформлен в форме индивидуального предпринимателя Белозеровой Т. Н. Важной особенностью осуществления предпринимательской деятельности в качестве индивидуального предпринимателя является тот факт, что гражданин отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, за исключением имущества, на которое в соответствии с законом не может быть обращено взыскание.

Организационная структура предприятия

Основная задача организационной структуры – выстроить максимально эффективную работу в рамках конкретного предприятия. Поэтому выбирать ее следует с учетом факторов, влияющих на централизацию и децентрализацию в рамках делегирования власти.

• 1. Соотношение доходов и расходов от использования полномочий. Один из главных факторов для централизации организационной структуры – рост затрат.
  2. Оперативность применения полномочий. Чтобы быстро решать производственные вопросы, нужно создать делегированную вертикальную власть сверху вниз в рамках организационной структуры. Это позволит обеспечить сохранность способности компании к оперативным реагированиям на изменения (внешние и внутренние).
  3. Необходимая степень координации в работе. Чтобы обеспечить бесперебойные и эффективные действия в рамках организационной структуры между отделами менеджмента или в одном из них, нужно сосредоточить все полномочия в целях согласования шагов и будущих решений в руках одного вышестоящего руководителя.
  4. Уровень квалификации работников и доверие к ним. Если в организации трудятся высококвалифицированные кадры, то делегирование полномочий более распространено, что приводит к децентрализации.
  5. Места выполнения работы. Если организационная структура централизована, то особенная роль принадлежит масштабу производства и географическому распределению деятельности. Данные параметры оказывают влияние на концентрацию власти и ее целесообразность. При различном росте и расширении компании имеет место быть увеличение роли централизации структуры фирмы на уровне топ–менеджмента. Таким образом, чем больше масштаб предприятия и его подразделений, тем выше централизация и наоборот.
  6. Возможности контроля над подчиненными. Руководитель не может снять с себя ответственность, даже если он перекладывает ее часть на подчиненных. Несмотря на возможность передачи ряда своих функций сотрудникам, остается определенная система контроля их работы, но если существует хорошая обратная связь, то это ведет к децентрализации властных полномочий.
  7. Характер руководителя. Если организационная структура централизована, то личные качества руководителя могут влиять на систему и стиль руководства в целом. Например, если начальник по натуре деспот, то и стиль будет соответствующим, что приведет к негативному настроению среди сотрудников.
  8. Наличие эффективной системы координации, коммуникаций, обмена информацией и принятия решений с использованием компьютерных технологий и развитых сетей внешней и внутренней связи является причиной роста централизации и определенным образом влияет на руководящую политику в целом.
  9. Внешние факторы. Внешняя среда оказывает большое влияние на формирование организационной структуры. Речь идет о законодательной базе, экономической системе, о социальном статусе сотрудников вне фирмы. Все это напрямую или опосредованно оказывает влияние на централизацию и децентрализацию в рамках системы руководства.
  10. Уровень развития хозяйственной самостоятельности производственных и административных подразделений. Эти показатели, в случае роста, приводят к снижению централизации управления ^[19]

Организационная структура магазина «Boots» представлена на рисунке 1.

Рисунок 7. Организационная структура магазина «Boots»

Магазин «Boots» имеет линейно–функциональную организационную структуру управления. Линейно–функциональная структура управления представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Ее основу составляют так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и пр.).

Структура руководства предприятия имеет обычную для многих торговых предприятий модель. Во главе руководства стоит директор.

Генеральный директор (он же – учредитель ИП) несет ответственность за выполнение магазином:

• договорных обязательств;
• обязательств перед государственным бюджетом, перед коллективом и отдельными работниками общества;
• действующего законодательства;
• требований по представлению государственной отчетности;
• правил безопасности производства, санитарно–гигиенических норм;
• требований по защите здоровья работников предприятия;
• охране окружающей среды.

Должностные обязанности руководителя отдела розничной торговли:

• разработка ценовой политики компании;
• утверждение политики применения скидок;
• управление командой менеджеров по продажам;
• разработка текущих и перспективных планов;
• работа с клиентской базой;
• подготовка скриптов телефонных переговоров с клиентами;
• анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности;
• участие в обучении сотрудников;
• реализация программы подбора кадров;
• разработка системы мотивации коллектива;
• анализ результатов работы подчиненных.

К основным функциям отдела по персоналу на рассматриваемом предприятии относятся:

• определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
• анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
• внедрение систем мотивации труда;
• подготовка штатного расписания предприятия;
• оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
• проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
• ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
• организация аттестаций сотрудников;
• подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

В круг должностных задач и функций бухгалтерии магазина обуви входит:

• ведение финансово–хозяйственных операций, учета обязательств и имущества, в том числе оформление приобретения и реализации продукции, изделий, товарно–материальных ценностей и т.д.;
• учет движения денежных средств, а также отражение процессов и операций, связанных с финансами предприятия на бухгалтерских счетах организации;
• работа с кассовой наличностью;
• оформление, прием и выдача, а также контроль за движением первичной бухгалтерской документации (счета, акты, накладные и т.п.);
• работа с банками, в которых открыты расчетные счета компании, в том числе предоставление в банк платежных поручений, запросы и получение выписок и т.п.;
• разработка бланков бухгалтерских документов для оформления различных финансово–хозяйственных операций, при отсутствии их официально утвержденных, обязательных к применению образцов;
• работа с налогооблагаемой базой, расчет налогов и их перечисление в бюджеты разного уровня;
• расчет и перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФОМС);
• расчет зарплаты и иных выплат сотрудникам организации, в т.ч. социального характера (материальная помощь, премии, больничные, отпускные, командировочные и т.д.);
• составление бухгалтерской и налоговой отчетности;
• регулярное информирование непосредственного руководителя о текущих процессах в ведении бухгалтерского учета, а также своевременные сообщения обо всех нестандартных, сложных, спорных ситуациях;
• участие в мероприятиях по инвентаризации имущества и финансового состояния предприятия;
• участие в аудиторских, налоговых и прочих проверках, инициированных как руководством предприятия, так надзорными органами;
• своевременное ознакомление с поправками, законодательно вносимыми в правила ведения бухгалтерского и налогового учета и отчетности на предприятиях, а также их применение на практике

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения работы была достигнута поставленная цель – построена и описана организационная структура собственного бизнеса – магазина обуви.

Для достижения данной цели были выполнены следующие задачи:

• рассмотрено понятие организационной структуры предприятия;
• приведена классификация организационных структур предприятия;
• охарактеризованы этапы построения организационной структуры предприятия;
• осуществлена общая характеристика предприятия;
• описана организационная структура предприятия – магазина обуви.

Помимо всего прочего при проведении исследования была кратко охарактеризована история развития и применения на практике организационных структур управления на предприятии, а также основные факторы, на которые следует опираться при выборе той или иной организационной структуры.

Практическая часть исследования реализована на примере собственного бизнеса – магазина обуви «Boots», занимающегося розничной торговлей обувью и сопутствующими товарами. В данном магазине построена линейно-функциональная организационная структура управления, которая часто признается наиболее распространенной на практике. Определены основные функциональные обязанности, которые выполняются всеми выделенными в системе подразделениями.

Линейно-функциональная структура управления является наиболее удобной и практичной для рассматриваемого магазина – управление здесь осуществляется линейным/функциональным руководителем в каждом отделе. Это позволяет магазину обуви реализовывать управление максимально эффективно – специализация руководителей и выполнение ими функций в своем подразделении минимизирует ошибки и возможный ущерб, повышая результативность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

• 1. Бусов, В. И. Управленческие решения: учебник для академического бакалавриата / В. И. Бусов. – Москва: Издательство Юрайт, 2019. – 254 с.
  2. Веснин, В. Р. Основы менеджмента: Учебник / В. Р. Веснин. – М.: Проспект, 2017. – 320 c.
  3. Глухов, В. В. Менеджмент: для экономических специальностей / В. В. Глухов. – Санкт– Петербург: Питер Пресс, 2017. – 600 с.
  4. Гончаров, В. И. Менеджмент: учебное пособие / В. И. Гончаров. – Минск : Современная школа, 2016. – 635 с.
  5. Грубич, Т. Ю. Обзор методов оценки эффективности организационной структуры предприятия с позиции финансово – хозяйственной деятельности / Т. Ю. Грубич / Парадигмы современной науки. 2017. № 2 (4). С. 79–86.
  6. Дубровский, В. Ж. Экономика фирмы (в вопросах и ответах): Учеб. Пособие / В. Ж. Дубровский. – Екатеринбург: Изд–во Урал. гос. экон. ун–та, 2019. – 356с.
  7. Егоршин, А. П. Основы менеджмента: Учебник для вузов / А. П. Егоршин. – Н.Новг.: НИМБ, 2018. – 320 c.
  8. Зиновьев, В. Н. Менеджмент: учебное пособие / В. Н. Зиновьев, И. В. Зиновьева. – Москва: Дашков и Кº, 2016. – 477 с.
  9. Ильченко, А. В. Выбор организационной структуры предприятия / А. В. Ильченко / Актуальные вопросы экономических наук: материалы III Междунар. науч. конф. (г. Уфа, июнь 2014 г.). – Уфа: Лето, 2018. – С. 127–129.
  10. Казначевская, Г. Б. Менеджмент: учебник / Г. Б. Казначевская. – Ростов– н– Дону: Феникс, 2016. – 452 с.
  11. Киселев, М. А. Методологические подходы к управлению изменениями организационной структуры предприятия / М. А, Киселев / Альманах мировой науки. 2017. № 2–1 (17). С. 167–168.
  12. Ковалев, В. В. Основы теории финансового менеджмента / В. В. Ковалев. – М.: Проспект, 2017. – 544 c.
  13. Коротков, Э. М. Основы менеджмента: Учебное пособие / И. Ю. Солдатова, Э. М. Коротков; Под ред. И. Ю. Солдатова, М. А. Чернышева. – М.: Дашков и К, Академцентр, 2016. – 272 c.
  14. Михайленко, Е. А. Ситуационные факторы, влияющие на выбор организационной структуры предприятия / Е. А. Михайленко, В. А. Панова, М. А. Месропян / Молодой ученый. – 2017. – №4. – С. 502–505.
  15. Музыченок, В. В. Управление персоналом. Лекции / В. В. Музыченок: учебник для студентов вузов. М.: Издательский центр «Академия», 2019.– 175с.
  16. Петрова, Л. И. Организационная структура как объект стратегических изменений / Л. И. Петрова / Управление современной организацией: опыт, проблемы и перспективы. 2017. № 2 (8). С. 111–118.
  17. Рубин, Ю. Б. Управление собственным бизнесом: учебник для бакалавров / Ю. Б. Рубин. – Университет «Университет», 2018. – 976 с.
  18. Рубчинский, А. А. Методы и модели принятия управленческих решений : учебник и практикум для академического бакалавриата / А. А. Рубчинский. – Москва: Издательство Юрайт, 2019. – 526 с.
  19. Тебекин, А. В. Методы принятия управленческих решений : учебник для бакалавров / А. В. Тебекин. – Москва : Издательство Юрайт, 2014. – 572 с.
  20. Тезяева, А. С. Построение и оценка организационной структуры предприятия / А. С. Тезяева / Молодой ученый. – 2017. – №17. – С. 383–386.
  21. Шумов, А. В. Современные концепции построения организационных структур: их достоинства и недостатки / А. В. Шумов // Российская наука и образование сегодня: проблемы и перспективы. 2017. № 4 (17). С. 59–60.
  22. Янковская, В. В. Оценка Эффективности организационных структур управления / В. В. Янковская / Управление в России: проблемы и перспективы. 2017. № 1. С. 32–36.