Файл: Назначение, функции, инструменты, структурные элементы субд access 6.docx

Оглавление

Введение

В условиях информатизации современного общества деятельность сотрудника правоохранительных органов тесно связана с информационными процессами, т. е. процессами получения, накопления, преобразования, отображения и выдачи информации. Проведение большого объема работ по сбору и переработке информации, ее осмыслению и анализу, поиску рационального решения невозможны без применения вычислительной техники. Для того чтобы на должном уровне выполнять свои профессиональные обязанности сотрудники органов внутренних дел должны иметь навыки работы с современными средствами компьютерной обработки информации, обладать знаниями и умениями в области информационных технологий.

В Российском законодательстве отношения, возникающие при формировании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения информации, при создании и использовании информационных технологий, систем и средств их обеспечения, защите информации регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ. В данном законе раскрываются различные формы использования современных информационных технологий, таких как информационные системы, информационно-телекоммуникационные сети.

Федеральный закон «О полиции» обязывает полицию использовать в своей деятельности достижения науки и техники

---

, информационные системы, сети связи, а также современную информационно-телекоммуникационную инфраструктуру. Сферы деятельности органов внутренних дел, где применяется технические средства, включают как деятельность по противодействия преступности, охраны общественного порядка, собственности, так и повседневную и обеспечивающую деятельность. Невозможно представить функционирования системы управления без современной системы связи, оперативно-розыскную деятельность без оперативной техники, повседневную деятельность без современной оргтехники и т. д.

Таким образом, знание базовых информационных технологий, устойчивое владение навыками обработки информации являются главными составляющими информационной культуры специалиста, необходимыми в практической деятельности сотрудников органов внутренних дел.

Раздел 1. Информация и её свойства. Единицы измерения информации

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio», что означает сведения, разъяснения, изложение. Несмотря на широкое распространение, понятие информации является одним из самых обсуждаемых в науке. В настоящее время наука пытается найти общие свойства и закономерности, присущие многогранному понятию информация, но пока оно в основном остается интуитивным и получает разнообразные смысловые наполнения в разнообразных отраслях человеческой деятельности.
В работе Симоновича С.В. дается следующее понятие информации: «информация – это продукт взаимодействия данных и адекватных им методов». Понятия, в отличие от определений, не даются однозначно, а вводятся на примерах, причем каждая на­учная дисциплина делает это по-своему, выделяя в качестве основных компонентов те, которые наилучшим образом соответствуют ее предмету и задачам¹.

Применительно к деятельности системы органов внутренних дел понятие информации допускается сформулировать как сведения, характеризующие состояние и деятельность системы органов внутренних дел и объектов ее внешнего воздействия, а также состояние и воздействия внешней среды, определяющие ее деятельность. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления²».

Информация является объективно существующей действительностью окружающего нас мира и как любой другой объект обладает рядом свойств, позволяющих отличать один информационный объект от другого. Кроме того нужно привести общую классификацию свойств информации. К данным свойствам следует отнести атрибутивные, прагматические и динамические свойства.

---

К атрибутивным относят свойства, без которых информация не может существовать. Например, неотрывность информации от физического носителя и языковая природа информации, дискретность, неизменность.

Под прагматическими нужно понимать те свойства, которые появляются в процессе применения информации и характеризующие степень ее полезности для пользователя. К прагматическим свойствам информации относятся: смысл и новизна, полезность, ценность, кумулятивность, полнота, достоверность, адекватность и другие.

Динамические свойства характеризуют изменение информации во времени. Например, к динамическим свойствам информации относятся рост информации и старение³.

Симонович С.В. выделяет следующие свойства информации: объективность, полнота, достоверность, адекватность, доступность и актуальность информации.

Существует достаточно различных систем и единиц измерения данных. Каждая научная дисциплина и каждая область человеческой деятельности может использовать свои, наиболее удобные или традиционно устоявшиеся единицы.

Для измерения информации устанавливают два параметра: количество информации  “ I ” и объем дан­ных “ V_Д ”. Данные параметры имеют различные выражения и интерпретацию в зависимости от рассмат­риваемой формы адекватности. Каждой форме адекватности относится своя мера коли­чества информации и объема данных.

Синтаксическая мера информации. Данная мера количества информации оперирует с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту. Объем данных “V_Д” в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) в данном сообщении. В многообразных системах счисления один разряд имеет различный вес и соот­ветственно меняется единица измерения данных. В двоичной системе счисления единица измерения — бит (bit — binary digit — двоич­ный разряд). В десятичной системе счисления единица измерения — дит (десятичный разряд)⁴.

Более крупная единица измерения — килобайт (Кбайт). Формально можно считать, что 1 Кбайт примерно равен 1000 байт. Условность связана с тем, что для вычис­лительной техники, работающей с двоичными числами, более удобно представле­ние чисел в виде степени двойки и потому на самом деле 1 Кбайт равен 2¹⁰ байт (1024 байт). Тем не менее всюду, где это не принципиально, с инженерной погрешностью (до 3 %) «забывают» о «лишних» байтах.

---

В килобайтах измеряют относительно небольшие объемы данных. Условно возможно считать, что одна страница неформатированного машинописного текста составляет около двух килобайт.

Более крупные единицы измерения данных образуются добавлением префиксов мега –, гига – тера –, в более крупных единицах пока нет практической надобности⁵.

Прагматическая мера информации. Данная мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем по­ставленной цели. Эта мера также величина относительная, обусловленная особенностями использования данной информации в той или иной системе.

Раздел 2. Назначение, функции, инструменты, структурные элементы СУБД Access

Microsoft Access – программное обеспечение, относящееся к системам управления базами данных. MS Access дает возможность использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Таким образом, и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

MS Access является настольной реляционной СУБД, которая обладает всеми необходимыми средствами для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством MS Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, MS Access хранит все данные в одном файле, однако и распределяет их по разным таблицам.

При открытии уже существующей базы данных MS Access на экране будут располагаться: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, в нижней части - строка состояния. Более важным элементом интерфейса в среде MS Access является окно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты базы данных.

В левой части окна базы данных находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

Основным объектом MS Access являются таблицы. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, MS Access создает системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.

---

В MS Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.

Для создания новой таблицы следует воспользоваться любым из описанных способов. После вышеуказанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы⁶.

В MS Access имеются следующие типы данных:

• 
  текстовый – символьные или числовые данные, не требующие вычислений.
  
• 
  поле MEMO – поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему до 65 535 символов.
  
• 
  числовой – числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах.
  
• 
  дата/время – тип для представления даты и времени.
  
• 
  денежный – тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.
  
• 
  счетчик – поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1.
  
• 
  логический – логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено.
  
• 
  поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.).
  

Ключевое поле - это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индекс является средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в MS Access используется схема данных.

В MS Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

MS Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. В MS Access существует два типа условий назначение:

---