Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Предлагаемые мероприятия по улучшению процессов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одним из важнейших условий бесперебойной работы организаций всех отраслей народного хозяйства является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское хозяйство, во многом зависит рациональное использование материально-производственных ресурсов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Технологии и техника, представленные на сегодняшний день, предлагают организациям огромный ассортимент средств и круг возможностей для реализации грамотного и эффективного складского учета. Как было указано выше, от эффективности и рациональности управления складским учетом зависит большое количество прочих факторов работы организации. Так, для максимальной эффективизации и оптимизации выполнения операций складского учета в современных условиях целесообразно использовать информационные технологии и средства обработки информации.

Таким образом, определяется цель выполнения работы – разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Описать предметную область;
2. Осуществить постановку задачи;
3. Выбрать средства для моделирования бизнес-процессов;
4. Реализовать моделирование бизнес-процессов «как есть»;
5. Предложить мероприятия по улучшению бизнес-процессов;
6. Смоделировать бизнес-процессы «как должно быть»;
7. Подвести итог проделанной работы.

Объектом выполняемого исследования выступает разработка регламента выполнения процесса, а предметом – непосредственно процесс «Складской учет».

Структура работы включает в себя две главы, первая из которых состоит из трех параграфов, а вторая – из двух.

Глава 1. Построение бизнес-процессов «как есть»

Описание предметной области. Постановка задачи

Основное назначение складов – хранение материально-производственных запасов. Кроме того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и др.). Потери материалов при хранении и производстве погрузочно-разгрузочных работ оказывают влияние на увеличение себестоимости продукции, работ и услуг, а также создают условия для безнаказанного хищения имущества.

---

Компании, деятельность которых связана с торговлей или производством, имеют дело с временным хранением товара или продукции до момента реализации. Все запасы компании находятся на складах. И вопрос управления запасами на предприятии один из наиболее важных, поэтому многие руководители задаются вопросом, автоматизировать ли управление складом или нет.

Благодаря автоматизации учета на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия.

Учет складских запасов – это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. В связи с этим, разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» реализуется, в первую очередь, для оптимизации и эффективизации процесса осуществления складского учета.

Под исходными данными можно понимать информацию, которая необходима для решения задачи и расположена на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации производственного предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления производственными процессами.

Исходными данными для выполняемого процесса являются:

Для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки. Эти документы необходимы для учета поступления материалов на склад от поставщиков.

Для отражения списания материалов в производство: требование – накладная.

Для отражения расходных документов: товарная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результатными показателями являются:

1. Приходная накладная;
2. Товарная накладная;
3. Счет - фактура;
4. Журнал по приходу;
5. Журнал по расходу;
6. Ведомость по остаткам на складе;
7. Результат поиска документа по дате;
8. Результат поиска документа по поставщику;
9. Результат поиска документа по клиенту;
10. Результат поиска документа по номеру.

---

Для рассмотрения на примере был выбран отчет по результатам выполнения запроса на поиск документа по тому или иному параметру, форма которого изображена на Рисунке 1.

Результаты поиска

Назв. поля

Характеристики

кнопки

Рисунок 1. Форма отчета

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Код сотр	Должность	% участия	% ответств
01	Администратор	80-100	100
02	Менеджер	60-90	50-80
...n	...	0-100	0-100

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Одним из первых и основных этапов проекта по описанию бизнес-процессов компании является выбор методов и инструментальных средств моделирования.

В настоящее время на рынке программного обеспечения есть большое количество продуктов, предназначенных для моделирования деятельности предприятия, в основу каждого из них заложена определенная методология.

В целом выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.

К этому блоку относится методология IDEF; инструментом, реализующим данную методологию, является BPWin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

---

Методологии, поддерживающие объектно-ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес-процессов предприятия.

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения.

При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес-процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др

Выделим основные критерии, позволяющие из представленных средств моделирования выбрать те, применение которых в России могло бы с большей вероятностью себя оправдать. Такими критериями являются:

• устойчивое положение продукта на рынке (срок его существования, программа развития продукта, система отчетов о проблемах, совокупность применений и др.);
• распространенность продукта (количество проданных лицензий, наличие, размер и уровень деятельности пользовательской группы);
• доступность поддержки поставщика. Такие услуги могут включать телефонную «горячую линию», техническую и консультационную поддержку через представителя поставщика в России;
• доступность обучения. Обучение может проводиться на территории представителя поставщика в России, пользователя или где-либо в другом месте;
• доступность материалов по продукту. Они могут включать компьютерные учебные материалы, учебные пособия, книги, статьи, информацию в Интернете, демоверсии.

Из приведенного перечня инструментальных средств для более подробного анализа выделим те программные продукты, которые удовлетворяют указанным критериям. В этом случае в рамки нашего дальнейшего рассмотрения попадают BPWIn/ERWin, Oracle Designer, Rational Rose, Power Designer, ARIS, по которым ниже представлено более подробное описание.

BPWin и ERWin компании СотрШвгAssociates. Computer Associates International, Inc. (CA) входит в пятерку ведущих производителей программного обеспечения, предлагая средства моделирования, резервного копирования, управления инфраструктурой предприятия (сетями, серверами и т. д.), информационной безопасности, business intelligence и т. д. Пакет BPWin основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Методология IDEF, являющаяся официальным федеральным стандартом США, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF0 отображает функциональную структуру объекта, то есть производимые им действия и связи между этими действиями.

---

Возможности BPwin:

• поддерживает сразу три стандартные нотации – IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно;
• позволяет оптимизировать процедуры в компании;
• полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);
• позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000;
• интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др.;
• интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
• содержит собственный генератор отчетов;
• позволяет эффективно манипулировать моделями – сливать и расщеплять их;
• имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

Пакет ERWin – это средство концептуального моделирования БД. Используется при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм «сущность – связь». В настоящее время ERWin является наиболее популярным пакетом моделирования данных благодаря поддержке широкого спектра СУБД самых различных классов. Возможности ERWin:

• поддерживает методологию структурного моделирования SADT и следующие нотации: стандартную нотацию IDEFlx для ER-диаграмм моделей данных, нотацию IE и специальную нотацию, предназначенную для проектирования хранилищ данных – Dimensional;
• поддерживается прямое (создание БД на основе модели) и обратное (генерация модели по имеющейся базе данных) проектирование для 20 типов СУБД: настольные, реляционные и специализированные СУБД, предназначенные для создания хранилищ данных;
• интегрирован линейкой продуктов Computer Associates для поддержки всех стадий разработки ИС, CASE-средствами Oracle Designer, Rational Rose, средствами разработки и др.;
• позволяет повторно использовать компоненты созданных ранее моделей, а также использовать наработки других разработчиков;
• возможна совместная работа группы проектировщиков с одними и теми же моделями (с помощью AllFusion Model Manager);
• позволяет переносить структуру БД (не сами данные!) из СУБД одного типа в СУБД другого;
• позволяет документировать структуру БД.

Oracle Designer компании Oracle. Набор инструментальных средств Oracle Designer предлагает интегрированное решение для разработки прикладных систем корпоративного уровня для Web– и клиент/серверных приложений. Oracle Designer участвует в каждой фазе жизненного цикла разработки программного обеспечения – от моделирования бизнес-процессов до внедрения. Применение единого репозитория делает возможным использование любых его компонент для быстрой разработки масштабируемых, кросс-платформных распределенных приложений. Задачей Oracle Designer являются сбор данных о потребностях пользователей и автоматизация построения гибких графических приложений. Oracle Designer используется не только для создания приложений, но и для ведения учета изменений, которые неизбежно происходят при эксплуатации системы. Графические модели определений проекта, интегрированные с многопользовательским репозиторием, существенно облегчают работу с Oracle Designer. Инструментальные средства построены на базе общепринятых методик, охватывающих весь жизненный цикл разработки и позволяющих пользователям осуществлять построение моделей привычным для их организации способом. Это обеспечивает гибкость и открытость подхода к разработке программного обеспечения за счет использования только тех частей продукта, которые требуются в данной задаче. В рамках процесса разработки обеспечивается поддержка методов RAD, JAD, информационного проектирования, водопадного метода (waterfall), итеративного метода и др. Пользуясь этими принципами, можно добиться успешного баланса организационных потребностей и технологических возможностей и даже эффективно управлять риском, связанным с частыми неизбежными и важными изменениями как в одной, так и в другой области. Средства концептуального моделирования Oracle Designer включают в себя:

---