Файл: Автоматизация складского учета.pdf

Введение

Актуальность внедрения автоматизированной информационной системы (далее по тексту АИС), заключается в инновационном подходе хранения документов в электронной базе данных, является более выгодным вариантом нежели хранение документов в бумажном формате.

Цель внедрения АИС «Складского учета»:

Основной целью использования «Складского учета» являются создание открытого информационного пространства для эффективного решения задач посредством сетевого взаимодействия на основе информационно коммуникационных технологий.

Задачи АИС «Складского учета»:

АИС «Складского учета» предназначена для комплексной автоматизации основных и вспомогательных учетных систем на складах.

- Создание условий для взаимодействия складов вне зависимости от их местоположения;

- Автоматизация учета и контроля товаров, оперативное получение и анализ информации об процессе продаж для принятия управленческих решений.

- Создание единой базы календарно-тематического планирования по всем товарам;

- Обеспечение оперативного контроля за количеством товаров.;

- Контроль поставок на склады.

Правила и порядок работы в АИС.

1. Общее управление работой АИС «Складского учета» на складе осуществляет директор склада, который издает задания и утверждает положение о АИС «Складского учета».

2. Контроль над функционированием и информационным наполнением АИС «Складского учета» в рамках склада обеспечивается рабочей группой.

3. Состав рабочей группы утверждается приказом директора.

4. Результатом работы по информационному наполнению является предоставление получателю актуальной и достоверной информации в АИС «Складского учета».

5. Актуальность и достоверность информации, предоставляемой получателю в АИС «Складского учета», обеспечивается ее регулярным обновлением.

6. Конфиденциальность предоставляемой информации обеспечивается за счет авторизированного доступа к информации.

7. Сетевое взаимодействие участников АИС «Складского учета» строится на принципах сетевого корпоративного этикета.

8. Участникам АИС «Складского учета» запрещается предавать персональную информацию о логине и пароле доступа в систему другим лицам.

9. Клиенты и рабочим имеют ограниченный доступ к данным АИС «Складского учета» (только к собственным данным).

10. Ответственность за содержание информации, представляемой в АИС несет директор склада.

11. Складские работники должны быть ознакомлены о порядке заполнения данных в АИС «Складского учета» администратором АИС «Складского учета» назначаемым приказом директора.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности.

Компания ООО”Akea” широко известная сеть мебельных магазинов

с разнообразным выбором мебели и не только.

Основанная 20 лет назад “Аkea” очень быстро заняла значительную долю рынка что привело к бурному росту компании.

В основном деятельность “Akea” состоит в продажи дешёвой но качественной мебели, благодаря современным технологиям и методов производств с каждым годом стоимость производства товаров становится меньше что позволяет направить освободившиеся ресурсы на другие задачи.

Основные финансово – экономические показатели деятельности «Akea» приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Основные финансово – экономические показатели деятельности «Akea»

1.2. Организационная структура управления предприятием.

Численность сотрудников – 40 человек.

Организационная структура представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – “Организационная структура”

Руководителем на предприятии является Директор, он выполняет функции такие как:

1. Осуществление руководства деятельностью управления, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций, а также результаты работы.
2. Организация разработки перспективных и текущих планов работ управления.
3. Проведение систематического анализа состояния дел по вопросам, входящим в компетенцию управления.
4. Организация изучения рынка и возможности расширения круга потенциальных потребителей
5. Способствует созданию необходимых условий труда и благоприятного морально-психологического климата в коллективе.
6. Осуществление комплекса мер по контролю выполнения сотрудниками требований законодательства РФ, внутренних нормативных документов и должностных обязанностей;

Бухгалтер выполняет такие функции как:

1. обеспечение правильной постановки и ведения бухгалтерской отчетности;
2. организация документооборота по участкам бухгалтерского учета;
3. документальное оформление и отображение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств и материальных ценностей.

Отдел кадров выполняет такие функции как:

1. определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
2. анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
3. внедрение систем мотивации труда;
4. подготовка штатного расписания предприятия;
5. оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
6. проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
7. ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
8. организация аттестаций сотрудников;
9. подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Отдел логистики выполняет такие функции как:

1. формирования, развития и постоянное усовершенствования логистической системы.
2. Разработка стратегии деятельности предприятия на основе логистических принципов.
3. Внешняя и внутренняя интеграция предприятия с целью повышения эффективности поточных структур.
4. Оперативное управление материальным и другими потоками.
5. Постоянный реинжиниринг процессов.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес - процессов.

Моей задачей, решаемой в организации, является разработка системы автоматизации складского учета.

Основные функции складского учета:

1. Создание условий для взаимодействия магазинов и складов вне зависимости от их местоположения;
2. Автоматизация учета и контроля товаров, оперативное получение и анализ информации об потребностях в товарах для принятия управленческих решений.
3. Создание единой базы данных для планирования поставок для всех складов.

Модель данного процесса и его декомпозиция показана на рисунке 1.2., 1.3. и 1.4.

Рисунок 1.2. - Контекстная диаграмма учета контингента учащихся

Рисунок 1.3 - Диаграмма IDEF0 процесса

Рисунок 1.4 - Декомпозиция процесса

Для обоснования целесообразности внедрения данного решения был произведен сравнительный анализ уже готовых продуктов и приведен в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Сравнительный анализ готовых решений

Несмотря на схожий функционал и разнообразие программных продуктов, мой выбор пал на Access. Это программное обеспечение входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции выполняются по одним правилам.

Access - это реляционная СУБД, т.е. Может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

В нашем случае выбор был принят ввиду дешевизны продукта, привычности интерфейса и соответствии потребностям.

Техническая структура организации указана на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Техническая архитектура организации

Аппаратное и программное обеспечение указаны в таблице 1.3.

Таблица 1.3. – аппаратное и программное обеспечение