Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса (Аналитическая часть).pdf

• разгрузка товаров;
• товар;
• денежные средства.

Анализ данных бизнес процессов позволяет понять, где находятся наиболее слабые места деятельности «Выполнить работу с поставщиками», определить в чем будут состоять преимущества изменений в деятельности сотрудников.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Признаком неэффективной деятельности являются дублирующиеся работы, неэффективный документооборот. Основными недостатками в работе являются [2]:

• работа с бумажными бланками при составлении договоров с поставщиками без дальнейшего учета данных договоров;
• низкая оперативность обмена документами между работниками компании – менеджером по закупке товара и продавцами, что приводит утрате оперативного реагирования на изменения важных товаров для компании «Мир кофе»;
• дублирование работ по обработке товарных отчетов, фактур;
• отсутствуют средства анализа информации для ведения учета – должным образом не реализованы отчеты вывода актуальной информации по взаиморасчетам с поставщиками, о полученном товаре, о количестве товара на складе компании.

Следовательно, необходимо создать модель системы, реализация которой позволит автоматизировать процессы учета заявок товара у поставщиков, учитывать договора с поставщиками, учитывать взаиморасчеты с поставщиками, которые могут являться и покупателями, вести учет дальнейших продаж продукции компании.

Проектируемое программное решение позволит [13]:

• осуществлять формирование первичных учетных документов, на основании которых производится заключения договора с поставщиком товара в кафе с описанием перечня предоставляемых услуг;
• вести базу данных, содержащую информацию о клиентах, поставщиках, заказах, продажах, полученных денежных средствах;
• формировать отчеты в электронном и бумажном виде.

На рисунке 7 представлен документооборот компании представленный с помощью стандарта BPMN [4].

Рисунок 7 – Модель документооборота в стандарте BPMN

Процесс представлен по действующим лицам, которые имеют свой функционал:

1. Менеджер по работе с поставщиками – выполняет основное взаимодействие с поставщиками;

2. Директор компании заключает договора;

3. Данные по операциям сохраняются в электронных таблицах;

4. Бухгалтерия отслеживает необходимость выполнения оплаты и осуществляет ее.

Анализируя ранее созданные диаграммы, можно определить наиболее уязвимые места при взаимодействии с поставщиками.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению осуществляется, базируясь на внемашинном (классификаторах, справочниках, документах) и внутримашинном (входных, промежуточных, выходных массивов информационных баз) обеспечениях.

В информационное обеспечение входят следующие компоненты:

• система классификации и кодирования;
• система унифицированной документации, которая используемой в информационной системе;
• информационная база данных.

В данной работе будут выделены следующие классификаторы [3]:

• классификатор продаж;
• классификатор компании;
• классификатор сотрудника;
• классификатор контрагента;
• классификатор товара;
• классификатор места хранения.

Сводные характеристики классификаторов представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Сводные характеристики классификаторов

1) Для классификатора продаж используется разрядная система кодирования. Классификатор является локальным и  состоит из восьми знаков. Структурная формула классификатора продаж:

Ф1 = [ХХХХХХХХ];

2) Для классификатора компания используется разрядная система кодирования. Классификатор является локальным и  состоит из трех знаков. Структурная формула классификатора компании:

Ф2 = [ХХХ];

3) Для классификатора сотрудников используется порядковая система кодирования. Классификатор является локальным и  состоит из четырех знаков. Структурная формула классификатора менеджеров:

Ф3 = [ХХХХ];

4) Для классификатора товаров используется порядковая система кодирования. Классификатор является общесистемным и  состоит из восьми знаков. Структурная формула классификатора товаров:

Ф4 = [ХХХХХХХХ];

5) Для классификатора контрагентов используется порядковая система кодирования. Классификатор является локальным и  состоит из четырех знаков. Структурная формула классификатора контрагентов:

Ф3 = [ХХХХ];

6) Для классификатора места хранения используется разрядная система кодирования. Классификатор является локальным и  состоит из трех знаков. Структурная формула классификатора места хранения:

Ф2 = [ХХХ];

Разработанные классификаторы позволяют упростить работу системы и повысить ее эффективность [8].

Документация представляет собой значительный объем внемашинного информационного обеспечения. Условия автоматизации придают важное значение унифицированности документации, а также унифицируют требования к структуре и контенту документов.

В настоящее время разработано множество видов унифицированной документации для всех предприятий РФ. Примерами такой документации могут выступать формы бухгалтерской и управленческой отчетности.

В рамках данной работы будут использованы следующие входные и выходные элементы:

1.Справочники:

• контрагенты;
• товары;
• сотрудники;
• единицы измерения;
• места хранения.

2. Документы:

• приходная накладная;
• возврат товара;
• накладная на перемещение;
• продажа товара (счет);
• расходная накладная.

3. Отчеты:

• Отчет по остаткам товаров;
• Отчет по взаиморасчетам;
• Отчет по оборотам товара;
• Отчет по количеству проданного товара;
• Отчет по сумме проданного товара.

Формирование информационных файлов происходит на базе исходной информации, которая содержится в первичных документах. Как было сказано ранее, первичные документы являются основными носителями первичной экономической информации в информационных системах.

Эти документы должны отвечать следующим требованиям [13]:

• предоставлять достаточную полноту информации, необходимую в решении задачи;
• исключать избыточную информацию;
• предоставлять достоверную и своевременную информацию;
• быть согласованными с формами первичных документов;
• иметь логичное построение документа;

Чтобы организовать информационную базу (ИБ), применяют три способа

• файловую организацию ИБ;
• интегрированную ИБ;
• смешанную организацию ИБ.

Для данной выпускной квалификационной работы наиболее целесообразным является использование интегрированной организации информационной БД. Так, это обусловлено в первую очередь значительных ежедневных ростом базы – так, ежедневно в базу будут добавляться 300-800 новых записей. Также оптимальным решением будет применение СУБД вместо файловой организации базы данных [14].

В качестве модели логической структуры базы данных была выбрана именно реляционная. Такая модель предоставляет возможность быстрого сформирования межтабличных связей, правильно строить запросов к базе данных. Также такая архитектура является более простой и минимизирует время выполнения запроса [15].

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Чтобы обосновать проектные решения по программному обеспечению, необходимо сформировать требования к системному и специальному прикладному ПО, а также выбрать на основе этих требований соответствующие компоненты ПО.

Обоснование выбора общего программного обеспечения предполагает такие действия:

• классифицировать операционные системы с указанием факторов, которые влияют на выбор конкретного приложения и его версии;
• обоснование выбора операционной системы;
• классификация и обоснование выбора используемой СУБД.

Обосновывая проектное решение по специальному программному обеспечению, формулируются требования к проектируемым программным средствам, выбору методов и средств. Например, большинство прикладного программного обеспечения должно быть надежным, эффективным, понятным пользователю, защищать информацию, быть модифицируемым, мобильным, масштабируемым, минимизировать затраты на сопровождение и поддержку и т.д. Кроме того, стоит выработать требования, которым должны отвечать экранные и печатные формы, эргономика программного обеспечения [3].

Требования к специальному программному обеспечению формулируются таким образом, чтобы учитывать выдвинутые предложения по информационному и техническому обеспечению.

Средой разработки автоматизированной системы анализа спроса на товары является система 1С Предприятие версии 8.3, это обусловлено следующими соображениями.

Платформа «1С Предприятие» используется не только как средство настройки прикладных решений поставляемых фирмой «1С», но и как средство создания новых программных продуктов [6].

Изначально при создании системы «1С Предприятие» ставилась задача обеспечения инструментария, который обладает всеми необходимыми атрибутами для написания программного кода для различных задач автоматизации.

«1С Предприятие» является предметно-ориентированной средой разработки и имеет определенные преимущества. Платформа «1С Предприятие» содержит такие инструменты для выполнения поставленных задач, как визуальное описание структур данных, собственный встроенный язык программирования, визуальное описание запросов, визуальное описание интерфейса, описание отчетов, отладка программного кода, профилирование [7].

В ее составе входит: развитая справочная система, механизм ролевой настройки прав, инструменты создания дистрибутивов, удаленного обновления приложений, сравнения и объединения приложений, ведения журналов и диагностики работы приложения и пр.

Представим наиболее эффективные инструменты создания программных приложений.

1. Элемент конструкторы, с помощью данных элементов создаются почти все объекты системы. При вызове конструктора пользуясь его подсказками можно разработать любой элемент, на первом шаге обычно указывается имя создаваемого объекта, затем в зависимости от выбранного объекта – может быть принадлежность субконто, журналу, документу и пр [12].

2. Мастера создания диалоговых форм предназначены для автоматического создания удобных диалоговых форм. При создании формы механизм автоматически размещает реквизиты объекта на созданной форме. После выбора раздела форма, на нее добавляются данные созданного объекта. Данные располагаются в определенном порядке, который пользователь может изменять по своему усмотрению. Кроме этого, на форму можно добавлять различные элементы, такие как поля, кнопки, переключатели, текст, флажок, картинку, реквизит диалога и таблицу значений [6].

3. Встроенный язык программирования – это уникальный инструмент, не каждая оболочка имеет свой язык программирования, транслятор, отладчик и мощную систему подсказок. Язык программирования является русскоязычным (есть англоязычные аналоги команд), ключевые слова отображаются с помощью цвета, служебный текст также отличается от идентификаторов пользователей.